Даже если у вас сейчас совсем небольшое собственное производство, вы все равно ведете учет своих материалов и комплектующих. С ростом объемов вы и не заметите как разнообразие ваших остатков увеличится. И вроде будет лежать какая-нибудь тряпочка, пару винтиков, баночка краски, а если вы посчитаете сколько денег на все это потрачено, поверьте мне, вы удивитесь.
Не я придумала, но выражение «что мы не считаем, тем не управляем» действует очень четко. Деньги, замороженные в остатках, лежат «мертвым грузом» и не участвуют в обороте.
Поэтому, организация учета остатков на производстве – это одно из ключевых дел.
Чтобы сразу правильно все сделать и в дальнейшем не переделывать, необходимо продумать как будет организован справочник номенклатуры в вашей учетной системе. Под учетной системой я подразумеваю любое место, где вы будете вести учет запасов и готовой продукции. Это может быть готовая программа (есть много бесплатных), обычный файл excel, листок бумаги, в конце концов.
- Справочник должен быть иерархический и иметь глубину структуры оптимально не более 3 (максимум 5) уровней. Очень много подуровней не стоит делать, т.к. это усложнит работу. Лучше сделайте еще один раздел.
- Справочник должен быть логически понятен любому человеку. Чтобы, когда вы примите на работу нового сотрудника, он не ломал голову в каком месте искать товар.
- Вся номенклатура в справочнике должна начинаться с существительного. Например, «болт с шестигранной головкой» или «коробка из гофрокартона 3мм бурая», а не «бурая картонная коробка 3мм». В противном случае, вы получите много разных вариантов написания одного товара и будет путаница на складе.
- Все отличительные признаки пишите в конце наименования. Например:
*коробка картонная 3мм, бурая
*коробка картонная 3мм, белая
*коробка картонная 7мм, бурая
*коробка картонная 7мм, белая
- придумайте артикул для своей номенклатуры. Пусть он состоит из букв и цифр. Делайте это с запасом на увеличение ассортимента.
Артикул – это уникальное буквенно-цифровое обозначение товара для облегчения его учета. Артикул товара вы присваиваете сами для своего удобства.
Чем хорош артикул?
- К нему очень быстро привыкаешь. Если он логически понятно структурирован, то за неделю вы уже не будете без него обходиться.
- В артикулах делается меньше ошибок. И «задвоение» номенклатуры (это когда в справочнике один и тот же товар заносится по-разному и учет ведется по двум товарам одновременно) встречается намного реже.
- По ним удобнее организовывать поиск номенклатуры в справочнике и в местах хранения.
Что можно закодировать:
- цвет
- размер
- материал и т.д.
Например, если вы кодируете название товара, сделайте сокращение из букв:
Болт – БЛТ
Доска – ДСК
Шкаф – ШКФ
Тумба – ТМБ и т.д.
Обязательно составьте для себя правило кодировки, чтобы вы однозначно понимали что и в каком порядке в вашем коде зашифровано. И делайте с запасом. Например, если вы кодируете цвета и работаете сейчас всего с двумя цветами: черным и белым, оставьте 2 разряда цифр. 01 – белый, 02 – черный. Так вы в дальнейшем сможете вводить новые цвета в ассортимент, не нарушая структуру справочника и не переделывая его.
Разделяйте цифры и буквы внутри Артикула символами: «-», «/», «*» и т.д. - это удобнее для восприятия.
Вот пример артикула: ТМБ/15-0304-01, где
ТМБ – тумба,
15 – материал МДФ
0304 – модель 3, модификация модели 4
01 – цвет белый
Процветания в бизнесе!