Сроки приближаются, а работа ещё не готова. Заказчик интересуется: «Как дела? Успеете до вторника?» Вы понимаете, что шансов успеть почти нет, переходите на авральный режим с бессонными ночами и кофе, ругаете себя, зачем тянули до последнего, почему не сделали заранее… У вас такое было?
Дедлайн – это значит час Х, последний срок, когда текст должен быть написан, сайт создан, отчет сдан. Завтра можно уже ничего не делать — поздно.
Как вписаться в дедлайн: 3 эффективных способа
Умение соблюдать сроки, планировать время и брать ответственность за свою работу – качество, которое может стать огромным преимуществом перед серой массой безответственных коллег. Если пунктуальность – не ваше второе имя, но вы хотите развить в себе этот полезный навык, то существует несколько работающих способов научиться вписываться в дедлайны, все они так или иначе сформулированы в учении о тайм-менеджменте.
Способ 1. Ранжирование задач
Основа тайм-менеджмента заключается в постановке реальных, достижимых целей, которые разбиваются на более мелкие – Smart-задачи, ограниченные во времени. По сути это поэтапный дедлайн. Иногда задача кажется совершенно неподъемной, слишком сложной, в этом случае нужно вспомнить знаменитые слова Лао-Цзы: «Путь в тысячу миль начинается с первого шага», — и начать действовать, разделив процесс на небольшие выполнимые отрезки.
Управление временем подразумевает обязательное пользование разнообразными планировщиками. Это может быть обычная тетрадь, ежедневник, планинг, приложение на смартфоне – любой удобный именно для вас инструмент. Сейчас появилось бесчисленное множество таких помощников, как в бумажном виде, так и в электронном.
Для того чтобы не срывать сроки, необходимо учиться ранжировать задачи. Обычно в расписании любого человека есть несколько типов задач. Даже если вы выпишите их в столбик и постепенно станете вычеркивать выполненные, не факт, что вы эффективно распределите свое время и силы.
Один из удобных методов носит название «Матрица Эйзенхауэра» в честь президента США, использовавшего его в своей работе. Он делил все возникающие задачи на 4 категории, визуально матрица выглядит так.
Способ 2. От сложного к простому
Если в эволюции все развивается по принципу «от простого к сложному», то в борьбе с горящими сроками все должно быть наоборот. В начале дня нужно выполнить одну сложную задачу. Начинать с проблемных, неприятных или сложных дел разумно по двум причинам.
- Во-первых, оставшуюся часть времени над вами не будет висеть домоклов меч, так вы снимете внутренний психологический прессинг, жить станет легче и веселей.
- Во-вторых, это самый разумный способ учесть возможные риски. Так как задача сложная, в ходе ее решения могут возникнуть непредвиденные затруднения, на преодоление которых у вас останется время.
Интересен подход к планированию ежедневных дел у российского популяризатора системы тайм-менеджмента Глеба Архангельского. Он вводит понятие «лягушка» — это мелкое, но противное дело, которое лучше всего сделать с самого утра. Архангельский называет это «съесть лягушку на завтрак», тогда она не будет омрачать вам весь день.
Способ 3. Редлайн
Надежно работает перенос срока выполнения задачи на какое-то время до наступления реального дедлайна. Такой метод называют редлайном.
Дата редлайна зависит от масштабности сдаваемой работы. Если это большой и сложный проект, предварительный срок лучше значительно отодвинуть от реального, задачи попроще можно придвинуть ближе к часу Х. Таким образом вы не только освобождаете себя от тяжелой стрессовой ситуации с горящими сроками и авралами, но и оставляете время на качественную проверку и устранение недочетов сдаваемой работы.
Подводя итоги, сделаем вывод, что без дедлайнов жизнь невозможна, они окружают нас повсеместно. Чтобы чувствовать себя комфортно, не опаздывать, не срывать сроки проектов, не забывать о важных делах, нужно учиться управлять временем.