От эффективности продаж зависит успех любой компании. Продукт должен найти своего потребителя. В противном случае он не имеет смысла и не приносит дохода. Каждая компания заинтересована в росте. Чтобы понять его критерии, продажи нужно отслеживать. Помогает в этом отчетность. Опираясь на предыдущую информацию, ставятся задачи на будущее.
Как внедрить отчет в отдел продаж
Даже самый простой отчет дает минимум три выгоды:
- точное представление о положении дел, представленное в цифрах;
- рост конкурентности в среде менеджеров. Их нацеленность на результат;
- опорные точки для роста компании.
Внедрить ежедневный отчет несложно. Его формы бывают различными. Часто для этой цели руководители используют корпоративные чаты.
Достаточно просто обязать менеджеров в конце каждого рабочего дня скидывать данные в корпоративный чат. Чаще всего это три показателя:
количество привлеченных клиентов;
закрытые сделки;
реальный доход.
Форма отчета может быть самой обычной: фамилия, имя, отчество и основные данные. Но заполнять ее нужно ежедневно.
Что делать, если менеджеры не пишут отчеты
Нерадивые или забывчивые сотрудники есть в каждом коллективе. Если ежедневный отчет вводится впервые, то нельзя рассчитывать, что все сразу будут выполнять это требование. Человеку, привыкшему уходить домой в определенное время, бывает сложно перестроиться и выделить несколько минут на анализ прошедшего дня. Сотрудников нужно стимулировать. В первые дни нововведения некоторым стоит просто напоминать о новых обязанностях.
Если менеджер и дальше игнорирует требования руководителя, то следует переходить к наказаниям – без отчета не оплачивать рабочий день или ввести составление отчета в KPI сотрудника. Материальная составляющая очень быстро приучит к дисциплине.
Отчетность руководителя отдела продаж
Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:
- объемы продаж;
- прибыль;
- доход в процентах;
- количество новых клиентов;
- общее количество заказов;
- количество новых заказов;
- средний чек и другое.
Каждый руководитель должен составлять отчет по тем показателям, за которые он отвечает и которые наиболее важны для компании.
Но часто руководители совершают одни и те же ошибки, которые напрямую влияют на выручку собственника. Обо всех таких ошибках, включая ошибки в отчетности, и способах их решения я расскажу на практическом вебинаре. После регистрации на вебинар вы получите 2 полезных подарка на электронную почту. Зарегистрироваться на вебинар и получить подарки!
Отчетность нужна для того, чтобы регулярно отслеживать показатели, делать выводы и своевременно принимать меры. Отчет отдела продаж должен учитывать индивидуальные показатели каждого сотрудника. По ним делается вывод о продуктивности труда менеджеров.
Обязательно должны отслеживаться показатели по выполнению плана. К 100-процентному выполнению необходимо стремиться ежедневно, корректируя работу сотрудников. Провести анализ и наметить пути решения проблем поможет отчет руководителя отдела продаж.
Финансовые показатели
Критериями работы предприятия являются финансовые показатели. Поэтому продажи также следует подвергать финансовой оценке. Показатель эффективности сбыта – это рентабельность предприятия. Рентабельность – это то, что заработало предприятие от реализации продукции. Рентабельность оценивается по нескольким статьям.
- Рентабельность продаж. Рассчитывается показатель следующим образом. Берется прибыль. Остаток делится на полный объем продаж и умножается на 100 %.
- Доходность капитала. Это коэффициент прибыли, полученной собственником со своих вложений.
- Оценка эффективности активов. Для расчета этого показателя чистая прибыль делится на оборотные фонды и умножается на 100 %.
- Валовая прибыль. Она представляет собой разницу между средствами, вырученными с продаж, и себестоимостью продаваемой продукции.
- Чистая прибыль – это разность общей выручки и себестоимости, суммируемой с налогами.
Также оцениваются затраты компании на обслуживание одного клиента. Финансовый отчет учитывает различные факторы, определяющие скорость и качество продаж.
План оплат на неделю
Платежный календарь помогает систематизировать денежные потоки. По-другому его называют графиком платежей. Платежный календарь составляется на основе действующих договоров. Во внимание принимаются первичные документы на оплату и фактически совершенные продажи. Документ чаще всего составляют на месяц. Но могут быть и другие временные периоды, например, на неделю. Задачи по планам оплат на неделю ставятся заранее.
Оптимальный вариант составления плана оплат на неделю – вечер пятницы. В это время можно подвести итоги прошедшей недели и наметить задачи на следующую. Анализ должен проводиться в спокойной обстановке. Отправной точкой послужат личные отчеты менеджеров и общий недельный отчет отдела продаж. В план оплат на неделю вносят различные данные. Форма отчета зависит от целей и задач конкретного предприятия.
Факт оплат на сегодня
Этот отчет носит информационный характер. В него могут быть включены пункты:
- название продукта;
- сумма платежа;
- дата;
- статус оплаты;
- ссылка на клиента.
Статус оплаты предполагает полную или частичную оплату, а также выставленный счет. Такой короткий отчет может составляться несколько раз в день. Это даст понимание ситуации и станет хорошим стимулом для продавцов.
План оплат на завтра
Это своего рода детализация недельного прогноза, дающая возможность ежедневного контроля. В отчет включаются данные:
- название продукта;
- клиент;
- сумма и статус оплаты;
- ссылка на клиента.
Этот отчет сдается только один раз в конце дня. Он анализируется и соотносится с планом оплат на неделю. План оплат на завтра помогает скорректировать стратегию менеджера по продажам.
Сводная таблица показателей по отделу
Эта отчетность оформляется по принципу «доска». Она несет информационную нагрузку и имеет подвижную форму. На ней выставляются показатели выполнения плана каждым сотрудником. Отчет может располагаться на экране монитора или на большой доске. Главное в оформлении таблицы – показатели должны свободно меняться. Предположительные разделы таблицы могут быть следующими:
- личные данные менеджера;
- выполнение плана на текущую дату в процентном отношении;
- фактическое выполнение;
- осталось выполнить;
- месячный план:
- количество дней в месяце;
- дней прошло;
- дней осталось.
Пункты могут быть и другими. Такая таблица станет дополнительным стимулом сотрудников, поскольку наглядно отражает результат их трудовой деятельности. Таблица призвана подтолкнуть продавцов к приложению дополнительных усилий по исправлению ситуации.
Pipeline (пайплайн)
Понятие появилось в русском языке благодаря западным продажникам. Термином обозначают состояние сделок сотрудника и прогноз их развития. Менеджер может вести сразу несколько клиентов. Сделки с ними будут находиться на различных стадиях разработки. Прогноз состояния всего портфеля называется пайплайном. Оценка делается по следующим показателям:
- менеджер;
- контрагент;
- сумма и этап сделки;
- степень вероятности;
- товар или услуга.
Главные показатели здесь – это этап сделки и вероятность ее завершения. Сделка начинается с отправки коммерческого предложения. На этом этапе вероятность завершения 50/50. При отправке клиенту договора шансы завершения возрастают на 20 %. Когда договор подписан, вероятность оценивается в 70–90 %. При выставлении счета наибольшая вероятность закрытия сделки. Но и здесь оставляется 10 % на волю случая.
В пайплайне руководствуются четырьмя принципами.
- Необходимо регулярно отслеживать состояния портфеля продавца.
- Нельзя перегружать пайплайн или оставлять его пустым. По мере закрытия сделок портфель продажника должен наполняться новыми задачами.
- Работа настраивается с возможностью контроля среднего чека.
- Выручка – это результат работы продажника и маркетинговой политики.
Только совокупность всех мероприятий способна повысить продажи.
Коммуникационные показатели
Коммуникационные показатели тесно связаны с объемами продаж. Один из таких показателей – эффективность рекламы. Чем больше людей вовлечено рекламой, тем выше могут быть продажи. Другой показатель – личные продажи. Менеджер лично побуждает клиента к приобретению товара или услуги. Результат напрямую зависит от личности продавца: его знаний, умений и навыков.
Связи с общественностью не менее важны в продажах, чем два первых показателя. Они призваны создавать психологический климат. Атмосфера доверия и взаимопонимания – хорошая основа сотрудничества компании с различной аудиторией.
Все три показателя имеют прямое отношение к стимулированию продаж. Необходимо регулярно проводить оценку их эффективности. Руководитель должен знать, каким образом клиенты узнают о продукте его компании. Это даст возможность больше усилий направлять на эффективные способы коммуникации.
Данные по продажам
Анализ продаж необходим для повышения прибыли. Анализ делается на основе данных по продажам. В основу анализа каждое предприятие закладывает свои параметры:
- товарные группы;
- движение цен;
- дистрибуция;
- динамика среднего чека;
- ценовые сегменты;
- спрос на отсутствующие товары и многое другое.
Собираются данные не только по общему количеству продаж, но и по каждой товарной группе или услуге в отдельности. Это позволяет отследить наиболее востребованные товары и низкорентабельные группы. На основе выводов принимается решение о продолжении работы с тем или иным товаром.
Иногда предприниматели собирают данные о продажах конкурентов. В условиях жесткой конкуренции эта информация очень полезна. На ее основе делаются выводы об упущениях компании, позволяющие принять меры для дальнейшего роста.
Отчетность отдела продаж – важный фактор развития предприятия. Она требует серьезного отношения и пристального внимания руководителя.
О других важных направлениях, которые должен контролировать руководитель и собственник, а также о частых ошибках и способах их решения, я расскажу на бесплатном вебинаре. После регистрации на вебинар вы получите 2 полезных подарка на электронную почту. Зарегистрироваться на вебинар и получить подарки!