Как я составляю план подготовки мероприятия, чтобы все структурировать, прочувствовать, понять, прожить заранее этот ивент и естественно предусмотреть каждую деталь чтобы потом не бегать с вот огромными глазами за несколько дней до ивента или, когда вообще уже поздно и ничего не исправишь. Чтобы далеко не ходить и не придумывать я взял реальный план конференции meat up, это конференция для переработчиков мяса собственно покажу как я это делаю на примере с демонстрации экрана в какой форме, с каким содержанием, ну и естественно каким образом лучше
составлять и контролировать все по шагам. Сразу скажу, что при планировании ивента
план никогда не совпадает с фактом ну вот просто никогда, но это не говорит о том, что план составлять не нужно, это говорит скорее о том, что это как живой организм, он меняется, он может каждый день корректироваться и это нужно учитывать, а вот и открытка к сегодняшнему выпуску как обычно у нас каждый ролик ивент толк сопровождается коллекционной открыткой естественно в тему выпуска поэтому
подписывайся! Обязательно досмотри до главного вопроса отвечай на него
и ты сможешь получить эту открытку в любую точку мира там тебе почтальон принесет, а мы продолжаем. Как только есть точное понимание, что ты хочешь получить в процессе и главное результате ивента когда ты заполнил бриф сразу можно приступать к плану подготовки ивента. Я так примерно и делаю, кстати проб бриф у меня есть отдельное видео там четко подробно расписано как составлять бриф, для того чтобы не было мучительно больно в конце посмотри его обязательно. Подготовка такого плана может занять от двух часов до нескольких дней потому что количество пунктов вот тех самых элементов твоего плана это точнее задач, которые тебе по факту нужно решить может достигать нескольких сотен, а то и тысяч пунктов, вот, например, тот план, который мы сейчас будем разбирать содержит двести тридцать три пункта, все подробные планы мероприятий делаю в диаграмме ганта, если вдруг ты не знаком с ней, я напомню это такой документ естественно в таблице я пользуюсь либо google документами либо exel в котором ты составляешь список задач которые нужно выполнить и дат собственно в которые ты эту задачу конкретно каждую должен закрыть то есть выполнить и на пересечении дат и самих вот этих вот пунктов в действиях тебе нужно сделать какие-то отметки. Для того, чтобы все задачи объединить между собой, в этом документе еще обязательно фиксируются ответственные по каждой задачи, в общем такая общая матрица, которая позволяет увидеть event целиком и полностью отслеживает результат итак расскажу по шагам что зачем я делаю и включаю демонстрацию экрана поехали
что такое диаграмма ганта я уже рассказала, вот собственно она визуально выглядит примерно так! Первое что нужно сделать это самый простой шаг — это просто открыть или создать документ у меня есть шаблон этого документа естественно который я использую для разных ивентов а если у тебя такого шаблона нет ты можешь
его создать это несложно собственно можно пользоваться google документами или обычным exсel. Второй шаг — это после того как ты форму создал это заполнение
дат, ну вот здесь у меня конкретно с 1 апреля по 20 сентября, то есть вот несколько месяцев — это весь большой период подготовки очень важно записать эти даты корректно, то есть чтобы твои выходные реально были выходными отмеченными здесь на плане и какие-то праздники, например: если праздничные даты будут они тоже должны быть отмечены потому что когда ты получишь распределять задачи они должны попадать только на будние дни когда реально эти задачи выполнить даже если ты работаешь по выходным дням, но большинство все-таки отдыхает а если тебе с кем-то взаимодействовать это дело непродуктивное, совсем технический нюансы но тем не менее я его обязательно делаю это закрепление областей такая маленькая функция в экселе. Тем не менее, она служит для того чтобы у тебя твои задачи всегда были видны
ездила только вот эта вот вереница с датами. Дальше следующий шаг — это заполнение
списка задач по блокам, то есть сначала выделяем блоки, но вот сейчас я специально сгруппирую чтобы было понятно что такое блоки мероприятия, в данном случае у нас их 10 это площадка, спикеры спонсоры, партнеры, инфо партнёры, сайт, продвижение
естественно мероприятия куда ж без интернета сейчас, естественно дизайн и креатив
конференции, это оформление и раздатка, то есть какие-то материалы которые мы будем подавать гостям это продажи билетов и работы с гостями и конечно вечернее мероприятие которое в качестве автопати служит таким развлекательным финалом любого классного делового ивента вот собственно таким образом получается некая группа задач это блоки ответственности которые, потом закрепляются за разными людьми если вы работаете целой командой, в данном случае у нас целая команда
задействована в проекте если к примеру, ты один работаешь над этой задачи
над мероприятием, то точно так же ты просто для себя структурируешь личные задачи
и понимаешь, что выполнено, что нет и как их стыковать между собой дальше. Следующий шаг — это разбивание всех этих больших блоков на подзадачи вот сейчас я их группировала сейчас я буду их разгруппировать вот конкретно площадка проведения у нас здесь целых 24 пункта дальше там в спикерах может быть еще столько же
51 как я уже говорила здесь 233 пункта я не буду сейчас подробно раскрывать все
я показываю конкретно алгоритм работы. Следующий шаг — это после того как ты конкретно сформулировал что именно нужно сделать нужно понять кто это будет делать из заполнения колонки ответственный, у меня эта колонка сейчас не заполнена
так или иначе здесь могут быть разные имена если же это имя одно — это твое имя, и ты отвечаешь целиком за этот ивент то конечно эту колонку можно убрать очень важный момент, который стоит запомнить в этой колонке не может быть двух или тем более больше имен ну или фамилии, просто потому что, если есть несколько ответственных значит ответственных нет вообще. Ответственность-это штука очень персональная, поэтому в колонке ответственный пишем только одного человека, но, если у тебя задействовано несколько. Ну, например, у тебя целая группа делает продажи билетов или ты точно так же там с партнерами работаешь с целой командой то ты можешь создать ещё дополнительную колонку вертикальную где ты напишешь исполнители, у тебя будет один ответственный и несколько исполнителей это вполне допустимо дальше после того как ты заполнил основные блоки ты начинаешь распределять периоды на выполнение задачи естественно дедлайн и собственно периоды я отмечаю вот таким образом вот примеру здесь посмотреть можно это крестики, которые показывают некий
период некую длительность. Когда этой задачи можно заниматься ну например
какую-то задачу можем выполнять 2 месяца подряд, то есть она каждодневная, на какую-то задачу достаточно одного дня и все она она является дедлайном то есть в этот день начал в этот день закончен какие-то задачи имеют соответственно период выполнения и вот дедлайн в конце ну вот здесь посмотрим по большому счету везде можно ставить вот такие горящие дедлайны если это действительно важный день завершения задачи если он не настолько привязан и в принципе плюс-минус его можно двигать ну тогда можно цветом не заливать в противном случае я всегда заливаю цветом то есть это фиксирует внимание больше и следующий шаг безусловно это проверить насколько твои задачи друг с другом сочетаются то есть насколько допустим подготовка макета для раздатки для того же блокнота у тебя стоит перед тем как печать этой раздатки , а не наоборот даже бывает разные курьезные случаи когда ты план мероприятия составил вроде как все красиво и масштабно, но при этом внутри пошла вот такая канитель поэтому самое главное история здесь это правильно, логично и грамотно расставить задачи в порядке очередности. Следующий момент — это конечно же еще раз желательно на свежую голову все перепроверить прям приходишь, садишься, берешь чашку кофе и
проверяешь абсолютно все пункты желательно вот максимально представляя себе
что должно быть результате именно в этот момент у меня обычно рождаются какие-то идеи как нужно сделать те же фотозоны у меня кстати есть отдельный ролик про фотозоны можешь посмотреть допустим какие идеи туда применить или как networking с гостями устроить или какие-то фишки в оформлении в тех же дизайн элементах и прочих деталях, потому что они эти детали зачастую где-то теряются в общем потоке информации вот такой правильной грамотной и основной, которую все привыкли видеть на конференциях, но детали очень многое решают поэтому вот как раз таки и после проверки после такого анализа возникают те самые крутые фишки ну и последнее это конечно же презентация этого плана своим коллегам если ты в команде делаешь этот проект или клиенту если опять же вы вместе взаимодействуете по этому плану, то есть это популяризация так скажем этого плана на всех кто в этом ивенте как-то участвует и дальше конечно контроль, последний шаг, который тоже относится к плану это контроль, установление тех дат, тех точек контроля когда ты будешь заходить смотреть все ли по плану, выполняется не выполняется конечно же желательно каждый пункт задачи когда он выполнен просто его либо вычеркивать, либо его заливать каким-то цветом
удалять нежелательно, потому что это все-таки общую картину должен видеть, что зачем шло, чтоб потом как-то ретроспективу сделать, но какими-то пометками лучше отмечать
чтобы потом не запутаться и конечно, чем регулярнее ты это делаешь, тем больше шансов, что ты ничего не упустишь. Я, например, обычно раз в неделю проверяю такие планы ну некоторым удобно вообще каждый день мониторить, тоже здорово все зависит
конечно от характера мероприятия опять же повторюсь количества людей, которые в нем задействованы ну вот сейчас у нас готов план в формате бери и делай
это совершенно готовый документ, который ты можешь делегировать кому угодно и
собственно, знать, что в принципе выполнив каждое действие мероприятие состоится
там уже начинаются детали в каком качестве состоится и от этого тоже очень много зависит и конечно профессионализм никуда не денешь, но все-таки это большая и важная подстраховка планов может быть множество. Ну, например, мы еще помимо ганта использовали канбан доски — это классный игровой формат, когда ты вешаешь в офисе
доску, ты раздаешь каждому ответственному разноцветные бумажки, они пишут на них свои задачи прикрепляют на доску ну и соответственно на этой доске должно
быть несколько этапов выполнения задач от запланировано до сделано ну и дальше вот как бы несколько итераций это тоже здоровский вариант вот эти канбан доски, но
пока что для больших ивентах я их для себя не вижу, как можно это делать иначе тебе просто потребуется какая-то не доска, а целый, целый офис надо просто обклеить этими бумажками и тогда более-менее все будет под контролем ну в общем план мероприятий может быть совершенно в разной форме, но самое главное, что он должен быть что важно заранее все проанализировать, предусмотреть какие-то подводные камни и конечно же продумать способы их решения, тогда и на самом ивенте у тебя все пройдет значительно лучше а уровень стресса будет на минимуме есть ещё вариант электронных таких вот доз, так например трейла программа мы тоже ей пользовались, но она опять же не позволяет хранить очень большое качество задач которая позволяет все-таки gant поэтому моя позиция однозначно мне кажется план это отличная подстраховка от неудачи или от каких-то подводных камней поэтому его точно стоит составить заранее ,все проанализировать и продумать. А теперь главный вопрос напиши в комментарии, как ты планируешь свои мероприятия и какими вообще видами планирования пользуешься или вообще все держишь в голове, вдруг такое тоже бывает напиши ответ
максимально подробно и тогда получишь от меня классную дизайнерскую открытку ивент толк вот сегодня она вот такая напомню первые 50 подписчиков
обязательно получат к себе на домашний или какой-нибудь другой адрес
который ты укажешь вот такую бумажную версию открытку с приветом от меня
подписывайся, отвечай, получай, пока!!!!!!