Сопроводительное письмо: что это и как его правильно написать

covering (cover) letter - сопроводительное письмо - это письмо, которое вы отправляете с другими документами, объясняющее, зачем они отправлены, или предоставляющее дополнительную к ним информацию.

Сейчас многие люди изучают английский язык, чтобы найти более престижную работу в международной компании. Конечно, чтобы устроится в такую, необходимо составить резюме. Об этом мы вам уже рассказывали в другой статье в нашем блоге. Но чтобы ваше резюме стало заметно из тысячи, важно грамотно написать сопроводительное письмо. Эта уже давно устоявшаяся на западе практика постепенно набирает обороты и у нас. 

Что же это? Сопроводительное письмо - это небольшой рассказ о себе, который предназначен для hr-сотрудника (т.е. сотрудника отдела по работе с персоналом; от англ. human resources - человеческие ресурсы). Цель этого письма - выделить себя среди конкурентов, привлечь внимание и сделать так, чтобы работодатель захотел рассмотреть ваше резюме.

На многих сайтах по поиску работы при отправке своего резюме в интересующую вас компанию автоматически добавляется сопроводительное письмо. И оно стандартное у всех. Немногие соискатели решают изменить шаблон и вставить свой текст вместо “Прошу вас рассмотреть моё резюме”. А может зря? Может именно это выделит вас в глазах hr-менеджера и сделает ваше резюме приоритетным? 

Давайте рассмотрим с вами основные моменты, которые помогут вам правильно написать такое письмо и не совершить распространённых ошибок.

СОВЕТЫ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Давайте сначала рассмотрим несколько советов, используя которые можно написать красивое и эффективное письмо.

Во-первых, сопроводительное письмо должно быть очень целевым. Т.е. если в резюме вы указываете весь свой опыт работы, все свои навыки, умения, интересы и т.п., то в сопроводительном письме не стоит писать, что вы печёте потрясающие эклеры, когда претендуете на вакансию главного бухгалтера. Конечно, если вы в какую-то кондитерскую собрались устраиваться, это несомненно стоит упомянуть! Таким образом, если вы собираетесь рассылать своё резюме в несколько мест, корректируйте сопроводительное письмо отдельно для каждой компании. Оно не может быть стандартным для всех.

Во-вторых, сопроводительное письмо должно быть недлинным. У сотрудника отдела найма не будет времени читать ваш “роман”, даже если он очень интересный. Поэтому нужно научиться лаконичности и в несколько предложений уместить все свои сильные качества, которыми можно привлечь работодателя. Также в этом пункте подчеркну, что не нужно переписывать резюме. Сопроводительное письмо и резюме это две разные вещи, которые не должны дублировать друг друга. 

В-третьих, ваше письмо должно быть очень ясным и простым для восприятия. Следите, чтобы речь была связная, чёткая, без каких-то возможных непонятных для hr-сотрудника слов. Иначе текст могут даже не дочитать и не добраться до самого резюме или не уделить ему должного внимания.

В-четвёртых, сопроводительное письмо, как и резюме, не должно содержать грамматических ошибок. Обязательно проверьте правильность написания каждого слова, все запятые и другие знаки. Есть специальные онлайн программы, которыми можно воспользоваться. Например, www.text.ru. Ошибки делают кандидата на вакансию менее значимым для hr-сотрудника, даже если будущая работа не связана напрямую с написанием текстов. Будьте грамотными, это создаст о вас приятное мнение.

В-пятых, сопроводительное письмо - это менее шаблонное обращение к работодателю, чем резюме, но несмотря на это оно не должно быть бесцеремонным и содержать простонародные словечки. В письме вы просто указываете то, что хотите подчеркнуть о себе для работодателя, на что стоит обратить особое внимание и почему вы лучший кандидат на выбранную позицию.

В-шестых, не стоит чрезмерно нахваливать себя или потенциального работодателя. Старайтесь высказывать свои мысли объективно, без лишнего пафоса, лести и преувеличения.

КАК СОСТАВИТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Теперь перейдём непосредственно к тому, как же писать такое письмо. Что писать в начале, в конце, в основной части. Какие фразы можно использовать. 

А. Итак, первое, что нужно написать, это обращение к работодателю. Здорово, если вы знаете имя человека, к которому обращаетесь, тогда так и пишете Dear Mr/Ms ______ (Black, Smith…). Если имя вам незнакомо, обобщайте Dear Sir/Madam (соответственно Sir - сэр - для мужчин, Madam - мадам - для женщин). 

Б. В следующей фразе нужно дать обоснование, почему вы пишете это письмо. Например:

• I am writing in response to your advertisement for _________ position. - Пишу в ответ на Ваше объявление на должность _________ (название должности).
• I learned about your vacancy _______ . - Я узнал о вашей вакансии _________ (откуда).
• I would like to apply for the vacancy _________ . - Я хотел бы претендовать на вакансию _________ (название вакансии).
• I would like to express my interest in applying for _________ . - Я хотел бы выразить свою заинтересованность и претендовать на вакансию _________ (название вакансии).
• I recently met with _________ from your company, and she highly recommended that I send you my CV. - Я недавно встречался с _________ (имя сотрудника) из вашей компании, и она настоятельно рекомендовала мне отправить вам своё резюме.

В. Далее не забудьте указать, почему вы хотите получить эту работу. HR-менеджер должен увидеть вашу заинтересованность и мотивацию. Здесь можно сказать несколько слов о работодателе (чем вас привлекает именно эта компания), непосредственно о должности (какие функции вам по душе), о команде (может быть вы слышали много хорошего о коллективе в этой фирме), о чём-то ещё особом, что отличает данную компанию от других и вызывает у вас желание работать здесь. 

• I would like to continue my successful growth in the field of _________ . - Я хотел бы продолжить развиваться (свой рост) в области _________ .
• I am particularly interested in this job, as _________ . - Я особо заинтересован в этой работе, т.к. _________ .
• I would like to work for you, in order to _________ .  - Я хотел бы у вас работать, чтобы _________ (далее, как правило, указывают пользу, которую могут принести компании).
• Your company has a solid reputation and high corporate culture. - Ваша компания имеет надёжную репутацию и высокую корпоративную культуру.
• Your company is by far the best in terms of your company values and the opportunities for growth you offer.  - Ваша компания гораздо лучше остальных с точки зрения ваших ценностей и возможностей роста, которые вы предлагаете.
  

Г. Если в вашем резюме есть какие-то “пробелы” или несоответствия (т.е. такие моменты, которые могут насторожить или настроить работодателя негативно), вы можете сгладить их в сопроводительном письме. Например, у вас было три года, когда вы не работали. Вы можете в сопроводительном письме указать, что провели эти три года заграницей, что дало вам большой опыт в общении на иностранном языке и взаимодействии с иностранцами на их территории. Постарайтесь превратить возможные “минусы” в “плюсы” для работодателя. Но опять же, не увлекайтесь. Помните, что письмо должно быть ёмким, но не превратиться в целый том вашей автобиографии.

Д. Затем следует презентовать себя как лучшего возможного кандидата на желаемую позицию. Здесь стоит подчеркнуть некоторые данные, которые вы ранее указали в резюме. Это могут быть какие-то личные качества, которые выделяют вас из окружающих и незаменимы на выбранной должности, или значительный опыт работы на похожей работе, либо что-то ещё, что можно будет использовать на новом месте.   

• My work experience has let me become a professional in _________ . - Благодаря опыту работы я стал профессионалом в _________ .
• I suppose that my background would make me well suited to a position in _________ . - Я полагаю, что весь мой накопленный жизненный опыт делают меня подходящим кандидатом на должность в _________ (название компании). 
• I have experience in _________ . - У меня есть опыт в _________ .
• I don’t have much experience in ________ ,  but I would like to develop my skills in this area. - У меня нет большого опыта в _________ , но я бы хотел бы развивать свои навыки в этой области.
• I am confident in my ability and passion to become a positive addition to your company. - Я уверен в своих способностях и испытываю огромное желание стать позитивным дополнением вашей компании.
• I'm also very familiar with _________ . - Я также знаком с _________ (можно вставить какие-то бизнес-процессы, программы, приложения).
• I’ve been working as _________ for _______ which allowed me to develop and strengthen my _______________ skills.  - Я работал в качестве _________ (позиция) в течение _________ (срок), что позволило мне развить и усилить мои _________ (какие) навыки.
• I believe that I could make a significant and valuable contribution to your company considering the qualifications mentioned. - Я полагаю, что мог бы сделать значительный и ценный вклад в вашу компанию, учитывая упомянутые навыки.
• My current work includes ____________ , so these skills could be applied at your company. - Моя нынешняя работа включает _________ (ваши обязанности), и эти навыки можно применить в вашей компании. 
• I have a strong motivation for __________ and am skilled at __________ . - У меня сильная личная заинтересованность в _________ (чём-то; например motivation for teaching people - интерес обучении людей), и я имею навыки в _________ (в чём).
• My success in this area is well documented. - Мой успех в этой области подтверждён документально.
• I suppose that my skill-set matches perfectly with your requirements. - Я полагаю, что мой набор навыков отлично соответствует вашим требованиям.
• I consider _________  to be one of my strong points. - Я считаю _________ (качество) одной из моих сильных сторон.
  

Е. В процессе прочтения вашего письма hr-менеджер должен всё больше хотеть узнать вас получше. А финальным аккордом должен стать призыв к действию. Напишите в заключении, что вы готовы подъехать на собеседование в среду или что вы доступны по номеру 8 999 123 45 67. Тогда работодатель почувствует вашу уверенность и намерение. Вот примеры финальных фраз: 

• I am available for interview  _________ . - Я доступен для собеседования _________ (когда).
• I’m ready to provide any additional information. Please, contact me via _________ . - Я готов предоставить дополнительную информацию. Пожалуйста, свяжитесь со мной по _________ .
• I can visit your office for an interview and answer all your questions. - Я могу приехать к вам в офис на собеседование и ответить на все ваши вопросы.
• I look forward to discussing my qualifications further and can be reached by email at _________  or by phone at _________ . - Я жду с нетерпением дальнейшее обсуждение своей кандидатуры, со мной можно связаться по электронной почте _________ или по телефону _________ .
• Please contact me to schedule an interview any time. - Пожалуйста, свяжитесь со мной, чтобы назначить время собеседования.
• Thank you for your time and consideration. I look forward to the invitation for an interview. - Спасибо за уделённое время и внимание. Жду с нетерпением приглашения на собеседование.
• I will be glad to discuss my previous experiences and plans for the future during the job interview with you. - Я буду рад обсудить свой предыдущий опыт и планы на будущее с вами на собеседовании.
• I will call you this Friday to follow up on my application and arrange for an interview. - Я позвоню вам в пятницу, чтобы продолжить разговор о приёме на работу и договориться о собеседовании.
  

Ж. В самом конце письма не забудьте вежливо попрощаться и подписать своё имя. Например, 

• Yours faithfully,  __________  - Искренне ваш, __________ (ваше имя)
• Yours sincerely, __________  - С уважением, __________ (ваше имя)
• Best regards, __________  - С наилучшими пожеланиями, __________ (имя)
  

ПРИМЕРЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ПИСЕМ

Обратите внимание: мы приводим вам примеры писем с разным уровнем английского. При написании своего письма руководствуйтесь своим уровнем владения языком. Ведь когда вас пригласят на собеседование, вам надо будет общаться на таком же уровне.

Когда вы допишете сопроводительное письмо, перечитайте его, встав на место работодателя. Вы сами хотите взять себя на работу?:-) Если да, смело отправляйте ваше резюме вместе с письмом в hr-отдел выбранной компании. Если нет, исправьте моменты, которые вам не нравятся. Работодатель должен видеть, чем вы можете быть полезными для организации, какой вклад вы принесёте. Дерзайте! У вас всё получится!!!

Ну, а теперь вы расскажите, писали когда-нибудь сопроводительные письма на русском или английском? Или может быть вы сами hr-менеджер и нанимаете людей на работу. Вы читаете сопроводительные письма или не уделяете им внимания? Делитесь опытом в комментариях, кому-то он может пригодится!