В современных условиях все большую актуальность приобретают проблемы управления на различных уровнях от микроуровня до макро (общечеловеческого, глобального) уровня. С одной стороны, управленческая деятельность является одним из старейших видов социальной деятельности человека и появляется с момента осознания им себя как существа социального. Рассмотрим становление науки управления на примере управления проектами.
История методик управления проектами насчитывает десятки тысяч лет. Результаты одних проектов мы с вами видим до сих пор (египетские пирамиды и ирригационные каналы, Великая китайская стена), а о других можем судить лишь по описаниям современников (военные походы Чингиз-хана и Александра Македонского, морские экспедиции Колумба и Магеллана). Сегодня существуют серьезные научные работы, посвященные методам управления проектами, которые применяли древние египтяне при строительстве пирамид и викинги, когда проводили военные операции. Вот где приходит на ум пословица «Все новое – это хорошо забытое старое»…публикованы статьи в Журнале "Вестник МЧС России" № 5 и 9 за 2013 год
Основные направления госпрограмм:
- Новое качество жизни
- Инновационное развитие и модернизация экономики
- Эффективное государство
- Сбалансированное региональное развитие
- Обеспечение национальной безопасности
Старые подходы при реализации проектов и программ в настоящее время не действуют, всё больше и больше говорится о модернизации всей цепочки государственных отношений. Этому способствует как социальное, так и экономическое развитие общества, что непосредственно влияет на зависимость от современных технологий, которые стабильно закрепились в нашей жизни.
Руководителям программ, при современном объеме управленческой информации, испытывают на себе информационный перегруз и справиться без информационных технологий под час невозможно. Так при реализации крупных государственных проектов необходима система автоматизации процессов управления для повышения эффективности реализации проектов и программ.
Все больше крупных государственных проектов и инвестиционных программ реализуются с применением проектного подхода используя информационные системы управления проектами (ИСУП). Как пример можно привести подготовку к проведению зимних Олимпийских игр в Сочи в 2014 г., подготовку к чемпионату мира по футболу 2018 и многие другие мероприятия.
При разработке технического задания на разработку информационной системы управления проектами и программами необходимо задаться вопросами: ЧЕМ управляем? КТО управляет? КАК управляет?
Хочу отметить важность трех компонентов – Единая методология, ИТ-решения (платформа на которой создана информационная система), обученный персонал.
Цель Корпоративной системы управления проектами: создание условий/ инструментов для эффективной реализации проектов (достижения заявленных целей проектов в рамках существующих ограничений по срокам, бюджетам.)
- Достижение целевых показателей.
- Организация календарного планирования.
- Организация достоверной отчетности.
- Организация проведения совещания.
- Организация контроля проектных решений.
- Организация управление рисками.
- Организация централизованного документооборота по проектам.
- Поддержка контрактной работы.
- Регламентное и методическое обеспечение процессов управления проектами.
Остановимся подробней на каждой задаче, описанной выше:
Целевые показатели - это прогнозируемые конечные результаты реализации программы, имеющие количественную оценку.
- Определение показателей,
- Сведение интегральных показателей по портфелям и программам,
- мониторинг достижения показателей проекта
Календарное планирование – это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный календарный план по каждому мероприятию. Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов и назначение ответственных по каждой группе работ.
Номой взгляд важным аспектом является управление ресурсами:
- Деньги;
- Материалы;
- Люди;
- Техника.
Если одного из ресурсов не хватает, реализация проекта останавливается.
Если ресурсы в излишке – эффективность использования ресурсов снижается или просто разворовывается.
Отчетность реализации проектов и программы.
- Сбор отчетности с участников проекта,
- Консолидация и формирование сводных отчетов.
- Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей,
- Прогнозирование достижения целей проекта,
- Определение причин задержек путем сравнения объема работ и дат завершения,
- Подготовка и анализ последствий корректирующих воздействий,
- Принятие решений о воздействиях и изменениях.
Проведение совещаний
- Формирование повестки и определение участников,
- Подготовка и согласование протоколов, контроль их исполнения,
- Проведение интерактивных совещаний для быстрого принятия решений.
Контроль проектных решений.
- Ведение реестра поручений.
- Контроль исполнения поручений.
- Формирование аналитики по исполнению поручений.
Управление рисками.
- Выявление и оценка рисков.
- Ведение реестра рисков.
- Анализ влияния рисков на реализацию проекта.
- Выработка мероприятий реагирования.
Проектный документооборот.
- Организация процедур согласования проектных документов.
- Ведение их структурированного хранения.
- Обеспечение своевременного выполнения процедур, связанных с контрактным документооборотом.
Поддержка контрактной работы.
Организация и обеспечение поддержки процессов контрактации/приемки результатов, закрытия этапов и ГК.
В рыночной экономике работа по контрактам идет с самого начала. Отношения между двумя компаниями, всегда строились на основе договоров. Например, крупные компании заключили контракты с государственными органами по созданию различных систем (например, создание информационной системы для подготовки ЧМ по футболу и т.д.). И всегда было много разговоров о том, как получить такой заказ, на лоббирование, проведение тендеров и т.д.
4 уровня управления:
- стратегический,
- тактический,
- оперативный
- и операционный.
Каждый уровень характеризуется своим горизонтом планирования и периодичностью контроля:
- стратегический уровень – планирование на период от 5 лет, контроль не реже 1 раза в год
- тактический уровень – планирование на период от 1 до 5 лет, контроль не реже 1 раза в квартал
- оперативный уровень – планирование на период от 3 месяцев до 1 года, контроль не реже 1 раза в месяц
- операционный уровень – планирование на период от 1 дня до 3 месяцев, контроль не реже 1 раза в неделю
Интеграция уровней управления
Одним из ключевых вопросов при построении проектно-ориентированной системы управления является интеграция уровней управления. При интеграции разных уровней должна сформироваться сквозная система планирования и контроля, когда нижестоящий уровень основывается на вышестоящем, а отчетность каждого вышестоящего уровня основывается на нижестоящем. Для этих целей:
- фиксируется периодичность и сроки планирования, контроля и управления изменениями для каждого уровня
- определяются принципы интеграции уровней (планирование, контроль, управление изменениями)
- выделяются типы контрольных точек по уровням, настраивается оптимальное количество контрольных точек для каждого уровня
- разрабатываются процедуры сквозного планирования, контроля и управления изменениями
- производится автоматизация процедур сквозного планирования, контроля и управления изменениями
К основным процессам управления относятся:
- стратегическое управление;
- тактическое управление;
- управление проектами.
К вспомогательным процессам управления относятся:
- управление мотивацией участников проектов;
- управление компетенциями участников проектной деятельности;
- организационная поддержка проектной деятельности;
- технологическая поддержка проектной деятельности.
В первую очередь работают простые решения:
- Поддержка контрактной работы
- Отчетность
- Проектный документооборот
- Поручения
- Совещания
- Календарное планирование
- прочие
Нормативы разработки автоматизированных информационных систем реализации государственных программ:
- РД 50-680-88 «Методические указания. Автоматизированные системы. Основные положения»
- ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания»
- Постановление Правительства от 2 августа 2010 № 588. «Порядок разработки, реализации и оценки эффективности государственных программ Российской Федерации»
- Приказом Минэкономразвития России от 20 ноября 2013 № 690 «Методологические указания по разработке и реализации государственных программ»
- Распоряжение Минэкономразвития от 14 апреля 2014 года №26Р-АУ «Методологические рекомендации по внедрению проектного управления в органы исполнительной власти».
- ГОСТ Р 54871—2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой».
Создание автоматизированных информационных систем управления проектами и программами - сложное и трудоемкое дело, требующее значительной подготовки и компетенций исполнителя. Эффективность функционирования разработанной ИСУП в значительной мере зависит от научно-обоснованных принципов ее создания. Основные принципы построения информационных систем сформулированы РД 50-680-88:
- принцип системности;
- принцип развития (открытости);
- принцип совместимости;
- принцип стандартизации (унификации);
- принцип эффективности.
Позволю от себя добавить следующие принципы, в дополнение РД 50-680-88:
- Принцип однократности ввода;
- Принцип целостности информации;
- Принцип надежности;
- Принцип дружелюбности;
Стадии и этапы создания автоматизированных систем (АС) для каскадной модели жизненного цикла описаны в ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания» и предусматривает 8 стадий создания автоматизированных систем.
На основании постановления Правительства от 2 августа 2010 № 588, Минэкономразвития России подготовила «Методологические указания по разработке и реализации государственных программ» утверждены приказом от 20 ноября 2013 № 690 и устанавливает требования указанные на слайде.
С 2011 года начал действовать национальный стандарт ГОСТ Р 54871—2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению программой».
Мной организовано проведение круглого стола «Внедрение в структуры МЧС России современных методик управления проектами». На круглый стол были приглашены эксперты ведущих компаний в области управления проектами. В рамках работы круглого стола эксперты поделились опытом внедрения проектного управления при реализации крупных государственных проектов и обсудили совместно с сотрудниками МЧС перспективы внедрения в структуры МЧС России современных методик проектного управления. Материалы круглого стола выложены на сайте: http://www.vedrus.su/project002.html
Буду признателен получить Ваши комментарии и предложения . Если моя статья будет интересна читателям планирую опубликовать материалы:
- Методические рекомендации для госзаказчиков
- Создание технопарков в России