С каждым годом всё больше и больше документов переводят в электронный вид. Теперь очередь дошла и до трудовых книжек. До сих пор это один из основных документов, подтверждающий его трудовой стаж. У нынешнего бумажного варианта было много недостатков: книжку теряли, работодатели неверно вносили записи. Всё это могло отразиться на будущей пенсии работника. Электронные трудовые книжки должны упростить жизнь и работникам, и работодателям.
До недавнего времени не существовало единой базы, в которой содержалась бы информация о трудовой деятельности граждан, но благодаря поправкам в закон она скоро появится. Теперь сведения о стаже работы граждан будут храниться в Пенсионном фонде. Соответствующие поправки про электронные трудовые книжки (законопроект одобрен в апреле 2019 г.) были внесены в Трудовой кодекс (статья 66.1), а также в Федеральный закон от 01.01.1996 № 27-ФЗ, в частности, расширился перечень сведений, передаваемых в Пенсионный фонд.
Электронные трудовые книжки заработают с 2020 года. С 1 января их только начнут вводить. Один год отведён на переходный период. За этот год все работающие граждане должны определиться: полностью ли они доверяют современным электронным системам. Если да, то ничего делать дополнительно не нужно. В конце 2020 года сотрудник получит на руки от работодателя свою трудовую книжку. С этого момента все сведения о трудовом стаже будут вноситься только в электронном виде в базу Пенсионного фонда.
Если же сотрудник пока сомневаемся в надёжности современных технологий, то это его право. Закон об электронных трудовых книжках позволяет сохранить и бумажный вариант. Для этого работник должен предоставить своему работодателю заявление с соответствующей просьбой. В этом случае работодатель продолжит вести ещё и бумажную трудовую книжку сотрудника. И у человека будет как бумажный вариант такого документа, так и электронный.
Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки, а также о возможности выбрать один из вышеуказанных вариантов в письменном виде должен получить каждый сотрудник от своего работодателя. При этом в обязанности работодателя теперь будет входить передача сведений о месте работы сотрудников ежемесячно, аналогично другой отчётности в ПФР, например через 1с. Таким образом, в Пенсионном фонде будет храниться актуальная информация. Если же работодатель будет забывать передавать такие сведения, то для него предусмотрена административная ответственность. Привлечь к ней можно работодателя, который неоднократно уклоняется от передачи сведений о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный фонд. Наказанием за такое правонарушение служит пока только предупреждение.
Вышеуказанного выбора не будет у тех, кто начнёт свою трудовую деятельность в 2021 году. Такое право им не предоставлено. Трудовая книжка молодого сотрудника будет только в электронном виде.
Тот факт, что сведения о трудовой деятельности работника будут храниться в электронном виде, не означает, что нельзя будет получить на руки бумажный вариант этого документа при необходимости. Это можно сделать несколькими способами:
· у последнего работодателя;
· непосредственно в Пенсионном фонде;
· в МФЦ;
· распечатать из личного кабинета ПФР или через сайт госуслуг.
Как выглядит новая трудовая книжка?
Это листок бумаги, на котором напечатаны все те же сведения, что и содержатся в трудовых старого образца (место и период работы, должность и классификация, даты приёма на работы и увольнения с указанием причины расторжения трудового договора).
Электронные трудовые книжки с 1 января закон вводит, в первую очередь, для удобства самих сотрудников:
· в любой момент можно получить доступ к информации о своей трудовой деятельности (нет необходимости для этого обращаться к работодателю, как это происходит сейчас);
· исключаются ошибки при внесении записей;
· можно отправлять трудовую книжку дистанционно;
· электронную трудовую книжку невозможно потерять или испортить.
Электронные книжки должны быть удобны и работодателю, так как снизятся издержки на их хранение и ведение по сравнению с бумажными вариантами.
Некоторые граждане опасаются системных сбоев в электронных программах или вмешательства хакеров, которые могут уничтожить данные об их трудовом стаже. Однако годы работы базы Пенсионного фонда показали её надёжность. При этом законодатели разрешили дополнительно оставить бумажный вариант, когда введут электронные трудовые книжки. Поэтому опасения по поводу надёжности электронной системы Пенсионного фонда полностью необоснованны. Работники могут сохранить ведение бумажной трудовой книжки. В этом случае они полностью защищены от любых сбоев в работе базы ПФР. Главное, не забыть в 2020 году написать работодателю соответствующее заявление.