Проверка контрагента является одной из важнейших функций при заключении или перезаключении договора. Ведь проявление "недолжной осмотрительности" при работе с контрагентом может привести не только к потере прибыли, но и к проблемам с налоговыми органами.
По статистике около 10-15% сделок являются проблемными. Руководители зачастую не могут уделять достаточно времени для проверки контрагентов, а делегирование подобной задачи не всегда является эффективным решением.
В этой статье мы рассмотрим процедуру проверки контрагентов, чтобы не нарваться на недобросовестных поставщиков, а также избежать претензий со стороны надзорных органов.
Что значит "должная осмотрительность"?
Согласно письму ФНС России от 23.03.2017 компания не проявляет должную осмотрительность в следующих случаях:
- Отсутствуют личные контакты с руководством контрагента, обсуждение условий поставок;
- Отсутствуют копии документов, удостоверяющих личность руководителя фирмы-контрагента;
- Отсутствуют данные о местоположении складов, офисов фирмы-контрагента;
- Отсутствует информация о лицензиях, необходимых для выполнения работ;
- Отсутствует информация о том, как вы вышли на данную компанию;
- Отсутствует информация о государственной регистрации ЮЛ.
Данную информацию необходимо всегда запрашивать у контрагента для того, чтобы в судебном разбирательстве доказать свою правоту и не получить требование об уплате налоговых платежей и исключении понесенных расходов из налогооблагаемой базы.
Какие документы необходимо проверять в первую очередь?
В начале работы с новым контрагентом вам потребуется запросить следующий пакет документов:
- Копию устава фирмы
- Копию свидетельства о государственной регистрации
- Копию свидетельства о постановке на учет в налоговой
- Копию паспорта директора (по возможности учредителей)
- Бухгалтерскую отчетность за последний отчетный период
Данные документы необходимо запросить и хранить у себя. На их основе вы сможете сделать первичное заключение о ведении финансово-хозяйственной деятельности организации.
Пошаговая инструкция по проверке контрагента.
- Электронная проверка компании. Здесь проверяется факт регистрации данной компании. Сделать это можно по реквизитам на сайте ФНС. Для этого достаточно ИНН или ОГРН компании. Здесь также можно проверить наличие сданной отчетности и другие формальные признаки существования организации.
- Запрос необходимых документов. При данной процедуре мы запрашиваем копии всех уставных документов, регистрационные данные, а также лицензии на выполнение необходимых работ. Все документы должны быть заверены подписью и печатью. Обязательно проверяйте доверенность, в случае если документы подписывает не руководитель.
- Обязательно сохраните информацию на основании чего был выбран контрагент. Это может быть коммерческое предложение, переписки, всю онлайн и оффлайн информацию (например, поиск в Интернете).
- По возможности после выезда на юридический адрес для переговоров, составьте акт, подписанный сотрудниками с каждой стороны;
- Проверьте фактический адрес нахождения компании;
- Проверьте наличие арбитражных споров и фактов нарушения законодательства (факты привлечения к ответственности);
- Проверьте "массовость" руководителя и адреса регистрации. "Массовым" руководителем является директор, который ведет деятельность сразу в нескольких компаниях. "Массовый" адрес, где зарегистрировано большое количество компаний.
Онлайн-ресурсы для проверки
К основным ресурсам, с помощью которых можно проверить контрагента, можно отнести:
1. ЕГРЮЛ - http://egrul.nalog.ru. Здесь можно провести налоговую проверку юридического лица и получить необходимые выписки;
2. База судебных дел - http://kad.arbitr.ru/. Здесь можно посмотреть всю информацию об участии контрагента в судебных разбирательствах;
3. База ФССП - http://fssprus.ru/. Здесь можно узнать имеются ли у компании крупные долги, которые подлежат взысканию;
4. Росреестр - http://rosreestr.ru/. Здесь можно уточнить параметры здания, где зарегистрировано юридическое лицо;
5. Системы проверки контрагентов: Спарк-Интерфакс или Контур. Фокус.
Как составить регламент проверки внутри компании?
Для того, чтобы руководителю делегировать задачу по проверке контрагентов, потребуется создать соответствующий регламент.
Ниже рассмотрим основные пункты, которые должны быть при внедрении регламента.
- Цель проверки
Правильно определить цель проверки контрагента. К основным можно отнести: снижение риска потерь и претензий со стороны налоговых органов.
- Назначение ответственных лиц, порядок их взаимодействия
Инициаторами проверки, к примеру, могут быть руководитель компании, а также его заместители.
Ответственными лицами, как правило, назначаются менеджеры по закупкам, а также специалисты юридического блока, которые ведут непосредственную работу с контрагентом. Ответственные лица собирают всю информацию и передают её инициаторами. Финальное решение по сотрудничеству принимает инициатор проверки.
- Сроки проведения проверки
Обозначьте точный сроки сбора необходимой информации.
- Указать основные источники сбора информации
Укажите в регламенте все необходимые источники. Обязательно запрашивайте официальные документы у контрагента, используйте порталы государственных служб в Интернете, а также собирайте информацию о контрагенте напрямую из поисковиков.
- Порядок структурирования и предоставления информации
Создайте шаблон предоставления информации о контрагенте. Он может содержать, например, информацию о названии, адресе компании, некоторых финансовых показателях, поставщиках, текущих судебных разбирательствах, руководителях компании.
- Сроки и формат хранения полученной информации
Укажите сколько и как должна храниться собранная информация. 3 года - минимально необходимый срок хранения документов. Информация может храниться в электронном или бумажном виде.
Данные пункты обязательно должны присутствовать в регламенте. Только при соблюдении всех требований вы сможете получить эффективный механизм контроля за деятельностью компании и снизить риск потерь и мошенничества.