Внешнее деловое письмо - это не чат, не блог и не пост в Инстаграме. Вот мои 10 личных советов по подготовке делового письма внешнему получателю:
- начинаем мы, разумеется, с темы письма. Тема должна быть сформулирована предельно чётко, ёмко и корректно. Письма с указанием в теме всяческих "Re: Fw" или и вовсе без темы жутко бесят, а некоторые некоторыми и сразу отправляются в корзину. Велик также риск, что такое письмо не заметят, так как тема - это первое, что "цепляет" глаз.
- само письмо должно иметь структуру - а вот теперь вспоминаем школьные сочинения, строившиеся по конструкции "введение - основная часть - заключение". Вот здесь примерно то же самое, только есть ещё обращение и подпись.
- обращение. Если вы не знакомы с человеком, то обращаться следует по имени-отчеству ("Уважаемый Иван Иванович!"), если их не знаете, то по фамилии ("Уважаемый господин Иванов!"). Если вам есть за что поблагодарить адресата, сделайте это. Если нет, и вы мало знакомы, напомните обстоятельства вашей встречи и общения, можно и объединить ("Позвольте поблагодарить Вас за конструктивный диалог во время отраслевой конференции"). Если и этого нет, обозначьте, зачем вы пишете это письмо ("Предлагаю Вам ознакомиться с коммерческим предложением нашей компании"), и переходите к основной части.
- в основной части чётко сформулируйте, зачем и о чем пишете, структурируйте информацию, возможно, пронумеруйте пункты. Как говорил мой преподаватель литературы, "ты не Гоголь - пиши кратко", или, как сейчас модно, «пиши сокращай». Не стоит в 20 строках пышно и цветисто излагать то, что можно лаконично и ёмко сделать в двух.
- в финальной части письма поблагодарите адресата или выразите надежду на будущее сотрудничество ("Заранее благодарю за ответ").
- ну а теперь надо подписать письмо. Ваша подпись должна содержать ваше имя, фамилию (отчество по желанию), наименование должности и компании, ваши контакты, возможно, указание сайта компании.
- что ещё может быть в письме? Правильно, вложение. Внимательно проверяйте, что вы "прицепляете" к письму. Наименование файла должно соответствовать его содержанию: не "фигня.doc", а "коммерческое_предложение.doc", например.
- в письме недопустимы всякие смайлики, жаргонизмы и слэнг - кроме профессиональной терминологии, понятной адресату. Необходимо проверить грамматику. Совершенно недопустимо к письму в стороннюю организацию прицеплять внутреннюю переписку. Всегда проверяйте это и пишите новое отдельное письмо.
- и наконец, перед отправкой перечитайте и проверьте письмо, а также вложения.
- Теперь отправляйте.
