Что такое рабочий процесс?
Это то, как мы выполняем свою работу: это распорядок дня, наши привычки, то как мы получаем и передаём информацию, как мы коммуницируем, как отдыхаем и восстанавливаем силы, в какой последовательности расставляем задачи.
Об этом мы говорили в части про планирование дня, но «повторение - мать учения». Поэтому ещё раз пробежимся по ключевым моментам.
1. Зачем организовать рабочий процесс?
От того, как и когда выполняете работу зависит качество и объём результата.
Простой пример. Если вам нужно отнести пять документов в бухгалтерию, которая находится через 2 этажа или вообще в другом здании, то что будет эффективнее: отнести все документы за 1 раз, или пять раз по одному, или вменить в обязанности одному из сотрудников в начале и в конце дня исполнять функции курьера, или договориться по очереди относить документы?
Правильно организованный рабочий процесс, а точнее организованные процессы, сэкономят время, энергию и другие ресурсы.
2. Какие элементы включает в себя организация рабочего процесса?
Рабочие процессы: встречи, совещания, задачи руководства, аварии и авралы и так далее
Люди: руководители, подчинённые, коллеги, клиенты внутренние и внешние
Ресурсы: деньги, люди, время, энергия…
3. Какие навыки требуются для организации рабочего процесса?
Планирование
Коммуникация
Анализ
4. Как организовать рабочий процесс?
1. Не рассчитывайте на быструю победу. Рабочий процесс - это привычный образ действий, который радикально изменить не получится.
2. Определите, что вы делаете и когда вы это делаете. Для этого проведите хронометраж.
3. Определите, как вы это делаете. Опишите процессы.
4. Измените, удалите передайте процессы. Выполняйте их в другое время.
5. Как я организую рабочий процесс?
1. Периодически провожу хронометраж
2. Описываю процессы
3. Меняю процессы местами, некоторые выбрасываю или делегирую
4. Меняю местами действия внутри процесса, некоторые добавляю или выбрасываю.
5. Анализирую свои слабые и сильные стороны.
6. Как улучшить организацию рабочего процесса?
1. Уменьшайте влияние других людей на ваш рабочий процесс. Закрывайте двери, учитесь говорить нет, перестаньте быть «хорошим парнем».
2. Внедряйте привычки. Чем больше автоматических действий в течении дня, тем больше энергии остаётся для творческих задач.
3. Описывайте процессы и делегируйте.
7. Выполните задание
1. Составьте распорядок рабочего дня
2. Задайте к каждой задаче три вопроса:
Почему эту задачу выполняю я?
Почему в это время?
Почему таким образом?
3. Ответы типа «Потому что я всегда так делал» или «потому что у нас так принято» - повод пересмотреть ваш рабочий процесс.