Документальное оформление инвентаризации

Какими документами оформляется инвентаризация?

Проведение инвентаризации состоит из нескольких этапов. Каждый из них подлежит документальному оформлению. 

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА

ДОКУМЕНТЫ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ. ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

На подготовительном этапе издается приказ о проведении инвентаризации имущества. 

Начиная с 2013 года, формы используемых первичных учетных документов (за исключением государственных организаций), определяет руководитель экономического субъекта (п.4 ст.9 Закона №402-ФЗ). Это могут быть унифицированные формы (инвентаризационные описи утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88н) либо собственные, разработанные с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов.

При использовании унифицированных форм нельзя удалять имеющиеся реквизиты таких документов (письмо Минфина РФ от 08.07.2011 г. №03-03-06/1/414), можно лишь дополнять форму новыми строками или графами.

Используемые формы инвентаризационных описей должны быть приведены в учетной политике организации.  

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НА СКЛАДЕ

Важно! На практике многие компании по-прежнему используют бланк доя приказа о проведении инвентаризации основных средств формы ИНВ-22. Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23 (как правило, также используется унифицированная форма) и вручается под подпись председателю комиссии. 

КАК ОФОРМИТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ? ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ОПИСИ

При проведении инвентаризации данные о наличии имущества заносятся членами комиссии в инвентаризационные ведомости. Как уже было отмечено, компаниями, в основном, используются унифицированные формы, в которых могут вводиться дополнительные столбцы.

В описях указывают наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. 

КАК ПРОВОДИТСЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. 

Важно! Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. 

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. 

СРОКИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

ОФОРМЛЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ: СЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ВЕДОМОСТИ

Все выявленные расхождения между ними фактическими и бухгалтерскими данными заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации. 

Важно! Имущество, по которому не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных ведомостях не отражается. 

АКТЫ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

После проведения фактической проверки всех инвентаризируемых объектов оформляется акт о результатах инвентаризации имущества.

Как правило, акт по результатам инвентаризации компания составляет по собственной разработанной форме, взяв за основу форму, утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г. №52н.

В акте приводятся следующие данные:

• Ф.И.О. лиц, ответственных за сохранность имущества, у которых проведена инвентаризация;
• должности и Ф.И.О. председателя и членов инвентаризационной комиссии, а также реквизиты приказа о ее назначении и период проведения инвентаризации;
• результаты инвентаризации и заключение комиссии.

Акт подписывают члены инвентаризационной комиссии и утверждает руководитель учреждения.

Если по результатам инвентаризации выявлены расхождения, то к акту прикладывается сличительные ведомости, объяснительные записки материально ответственных лиц. 

ВЫБОРОЧНАЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ

Проведение заключительного заседания инвентаризационной комиссии не регламентируется законодательством. Однако протокол заседания комиссии рассматривается судом в случае возникновения спора о причинении ущерба, вызванного недостачей имущества.

По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются результаты инвентаризаций, содержится объяснение причин расхождений учетных данных с фактическим наличием имущества и выносятся предложения рабочей инвентаризационной комиссии по урегулированию расхождений.

Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/