Да, ничего удивительного. Деловая переписка - это отдельный вид искусства. Потому как нужно не только четко, грамотного и правильно его составить, но и не забыть о том, что деловое письмо - это, в некотором роде, лицо компании.💁♀
⠀
Так же четко поступим и мы в этой статье.
💎Текст делового письма можно разделить следующие, логически связанные между собой, части:
✔️вводную (те обстоятельства, которые повлекли за ✔️собой создание письма)
✔️основную часть (представляет собой само содержание письма)
✔️заключительную (подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее).
⠀
💎Информация в деловом письме излагается следующим образом:
▪️Адресно, предназначается конкретному лицу;
▪️На дату написания вся информация должна быть актуальна;
▪️Достоверно;
▪️Беспристрастно;
▪️Аргументировано.
⠀
___
*Сноска:
Угадайте: о чем часто забывают при составлении делового письма?💁♀
Об обзацах!
Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься адресатом. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна Ваша мысль и начинается другая.👌
⠀
💎Коротко о том, как НАПИСАТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО.
⠀
1⃣ этап. Указываем адресат.
В правом верхнем углу пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Адресат - организация? Указываем ее юридический адрес.
⠀
2⃣ этап. Обращение.
Размещаем его посередине бланка. В уважительной форме, без сокращений.
⠀
3⃣ этап. Изложение цели.
Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.
⠀
4⃣ этап. Внесение предложений, рекомендаций.
Составляя деловое письмо, мы подразумеваем, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте варианты ее решения.
⠀
5⃣ Подведение итога.
В конце письма подведите итог всего, о чем говорилось выше. Растягивать на 10 предложений не стоит, лучше ограничиться 2-3 простыми фразами.
⠀
💎 И, наконец, частый вопрос: в какие сроки нужно ответить на деловое письмо?
⠀
Что ж, если следовать правилам хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.