Вышел на обед на 30 минут, а по возвращении к рабочему компьютеру получил 37 писем и все с пометкой «высокая важность». В полпервого ночи приходит в вайбер сообщение от начальника «Есть интересная мысль. Обсудим?» Отправил человеку письмо, а от него ни ответа, ни привета. Знакомые ситуации? О, да! Разберемся как правильное поведение в сети экономит время, а значит и деньги.
Фото: facebook.com
Альтернативное название статьи для гурманов: «Все, что вы хотели знать о цифровом общении, но боялись спросить (2019)».
Тема настолько обширна, что для ее освещения потребуется пару увесистых томов. Но постараемся ограничиться базовыми рекомендациями, применимыми, как в деловой, так и в личной переписке. Следование цифровому этикету прямая дорога к эффективным цифровым коммуникациям.
Правило № 0 – самое главное
Всегда обеспечивайте обратную связь в цифровых коммуникациях. В мессенжерах и социальных сетях придется написать хотя бы слово «получил», «читаю», «вернусь» и пр., чтобы ваш контакт понял, что сообщение действительно прочитано. Не всегда изменившийся цвет «галочки» или подобные элементы подлинно свидетельствуют, что ваш адресат прочитал сообщение. Или прочитал внимательно. Это может быть на бегу, а все мы люди. Любое активное действие, любой быстрый ответ, это и напоминание себе, что надо ответить подробнее и информация для контакта.
В случае электронной почты необходимо обязательно ответить или послать сообщение о прочтении почты, которое посылается, когда вы почту открываете. Если вы не ответили, но приступили к выполнению задачи, обозначенной в сообщении, о том, что вы это делаете, знаете только вы, а не ваш контакт. Чтобы избежать конфликта понимания, всегда обеспечивайте обратную связь.
Правило №1 – тема письма
Этот пункт больше касается электронной почты. Не забывайте указать тему письма, чтобы читателю было понятно, о чем пойдет речь и, чтобы потом можно было легко это письмо найти. Темы «ответ», «вопрос», «привет» и прочие не несут никакой смысловой нагрузки.
В мессенджерах и социальных сетях, для тех же целей, используйте полные слова и выражения в тексте сообщения. Так сообщения можно будет найти, если, помня общую суть письма, ваш адресат захочет потом его найти.
Правило №2 – высокая важность
Письма с пометкой «высокая важность» должны означать необходимость немедленного прочтения и исполнения определенных действий. Если все письма от вас всегда имеют подобную пометку, они будут игнорироваться.
Правило №3 – «ответить всем»
Тяжко разгребать ворох коммуникаций, не предназначенных для вашего внимания, где вам отведена роль «информированной стороны». Привычка включать в список рассылки большое число сотрудников, а потом отвечать на письма выбрав вариант «ответить всем», вредит процессу коммуникаций. Если вам важно подключить к проекту нового человека на определенном этапе обсуждения, включите его/ее тогда, когда в этом возникнет необходимость, а обсуждать цвет обоев в квартире с фирмой, которая только будет рыть котлован, весьма странно.
Правило №4 – конкретность
Не пользуйтесь местоимениями: этот, тот, ей, ему и пр. Особенно не пишите предложения, сплошь состоящие из местоимений вместо конкретных имен людей и названий вещей. Ваш адресат точно ничего не поймет, а если побоится спросить, натворит глупостей. Умейте изъясняться на понятном языке, а не «вот это вот всё»!
Также не отвечайте на длинные сообщения с несколькими вопросами в тексте короткий ответ «нет» или «да», так как собеседника такая лаконичность, скорее всего, не устроит. Лучше сразу ответить развернуто, чем рисковать непониманием.
Правило №5 – нет деловым коммуникациям в нерабочее время!
Нет и точка! Если вам очень хочется написать коллеге деловое письмо в нерабочее время, сделайте отложенную доставку. Удивите коллегу способностью писать письма в 6:45 утра, но не в 0:45 утра!
Писать в нерабочее время неэтично по ряду причин: во-первых, адресат может начать нервничать, что он/она что-то не делают вовремя, во-вторых, у всех стоят уведомления, а человек может быть занят личными делами (должен быть занят в нерабочее время личными делами) или уже может даже спать. Ничего так не мешает жить как не вовремя полученное уведомление в чате с начальником.
Правило №6 – сложность передачи эмоций
Нет ничего хуже, чем на длинный пост о том, как мы хорошо поработали вместе над сложным проектом, как это было трудно, но продуктивно, как все хотят еще поработать вместе, вместо ответа не получить ничего (это еще – ок), или простое «ок». Такая безэмоциональность может сильно обидеть собеседника.
Правило действует и в обратную сторону. Слишком много смайликов и эмодзи подходят для переписки влюбленных или пятиклассниц, но никак не в деловой обстановке. Использование значков для «ок», «палец вверх», «ок» и прочих атрибутов общения даже в деловой сфере вполне приемлемы, но ими не следует злоупотреблять. Дозированное использование эмодзи придает деловой переписке более личный и приятный характер. В какой-то степени, уместное эмодзи, может поднять настроение собеседника, но если переписка состоит из сплошных эмодзи – это уже перебор.
Правило №7 – проверяйте сообщение на ошибки
Ваша переписка это не орфографический словарь, но ошибки и опечатки могут мешать пониманию текста. В этом случае – они зло и должны быть искоренены. Поэтому проверяйте, что вы написали перед отправкой. Бывает, что при быстром чате пальцы попадают не на нужную клавишу. Сразу напишите правильный вариант следующим сообщением. Все мы люди, ошибаться – это нормально, но в разумных количествах.
Правило №8 – не продолжайте старый разговор без напоминания об его сути
Если вы решили продолжить старый разговор, то дайте ссылку на старые сообщения любым возможным способом. Если вы ведете разговор на несколько тем сразу, не забывайте давать полный ответ, а не просто «согласен», «давай, делай так», «нет, так не пойдет». Так как у собеседника ничего кроме вопросов к таким коммуникациям не будет.
Правило №9 – выберите для каждого собеседника приоритетный канал коммуникаций
Хуже нет, чем общаться с одним человеком сразу в трех-четырех мессенджерах. Для оптимальных коммуникаций лучше остановиться на одном почтовом ящике (подходит для большого количества файлов, тяжелых файлов и сложных комбинаций файлов), а также на одном мессенджере, который даст доступ к оперативным не длинным коммуникациям.
Правило №10 – всегда обменивайтесь целыми файлами, а не частями
Если вы прислали адресату пятую страницу отчета на утверждение, думая, что, не присылая весь отчет, вы экономите время и деньги, вы жестоко заблуждаетесь. Вашему адресату теперь придется искать в истории сообщений полную предыдущую версию файла, чтобы увидеть, как правки стыкуются с общей концепцией текста. Информация, вырванная из контекста, не несет информации.
Эффективных вам цифровых коммуникаций!