Сперва следует разобрать пример. В июле 2019 года работник А.Б. Киплов получил возмещение трат на лекарственные средства в соответствии с предоставленным им рецептом от врача и чеками. Размер возмещения – 8 тысяч рублей. Пользователю 1С Зарплата и Управление Персоналом необходимо:
- Оптимизировать тип начисления.
- Начислить выплату затрат на покупку лекарств.
Оптимизация типа начисления
Чтобы начислить возмещение в соответствующем перечне необходимо описать добавляемый тип начисления:
- Для начала открывается меню Начисления и выбирается пункт Создать.
- В графе Наименование указывается название типа начисления (рис.1).
- Во вкладке Основное:
- в меню Начисление и порядок расчёта нужно выбрать графу Назначение и указать Прочие начисления и выплаты; в следующей графе указывается тип По отдельному документу;
- в меню Расчёт и показатели активируется пункт под названием Результат вводится фиксированной суммой.
- Во вкладку Учёт времени вносится алгоритм учёта за интервал выполнения начисления. В меню Начисление выполняется необходимо оставить изначальное значение имеющегося пункта (рис.2).
- Разделы Зависимости и Приоритет следует оставить пустыми.
- Во вкладке Средний заработок нужно оставить стандартные значения (рис.3).
- В разделе Налоги, взносы, бухгалтерский учёт (рис.4) необходимо:
- в меню НДФЛ выбрать пункт Код дохода и ввести значение 2770, подобные доходы лишь частично облагаются налогом (не облагаются в случае, если размер выплаты меньше или равен 4 тысячам рублей за один налоговый интервал длительностью в календарный год);
- в графе Категория необходимо указать Прочие;
- во вкладке Страховые взносы присутствует пункт Вид дохода, значение которого следует оставить изначальным;
- во вкладке Налог на прибыль, вид расхода по статье 255 Налогового Кодекса Российской Федерации изменяемый пункт изначально настроен на значение, которое подходит рассматриваемой операции;
- в меню Статистическая отчётность пользователь должен выбрать, будет ли выполняемое начисление учитываться в процессе составления формы П-4, а также метод учёта: в качестве социальной выплаты, либо же в качестве зарплаты, для рассматриваемого примера актуальным будет учёт в качестве зарплаты работника;
- во вкладке Бух учёт необходимо активировать пункт Как задано для начисление, а также в графе Счёт субконто указать переменную из справочника с методами отображения заработной платы в бухгалтерском учёте. Указываемое значение должно соответствовать другим затратам, которые не принимаются в налоговом учёте. При отсутствии требуемого метода пользователю потребуется самостоятельно добавить его. Составляющие рассматриваемого справочника объединены с составляющими аналогичного ему справочника в ПО 1С Бухгалтерия. В 1С ЗУП эти составляющие описываются сугубо названием, когда как в 1С Бухгалтерии для них предусмотрены баланс Дт и аналитика, используемая для составления проводков по учёту бухгалтерии и налогов (рис.4).
- Во вкладке Описание следует выбрать графу Краткое наименование и ввести необходимое значение для выполняемого начисления. Его можно будет увидеть в отчётности, касающейся данного начисления. Также в этой вкладке пользователь может указать подходящее описание в справочном формате.
- Для завершения процедуры необходимо выбрать пункт Записать и закрыть.
Начисление выплаты затрат на покупку лекарств
Для осуществления данной процедуры пользователю потребуется выбрать документ под названием Разовое начисление и выполнить следующие манипуляции:
- Сперва выбирается рассматриваемый документ и нажимается кнопка Создать.
- В графе месяц необходимо указать месяц, в котором выполняемая операция будет отображаться (изначально указывается текущий) (рис.5).
- В графу Дата необходимо вписать срок регистрации соответствующего документа.
- В графе Организация изначально стоит та компания, что указана в пользовательских параметрах. При наличии в базе сведений ПО одновременно нескольких компаний пользователю потребуется выбрать из них ту, чьим сотрудником является задействованный в операции работник.
- В графе Счёт, субконто выбирается метод отображения операции в бухучёте, необходимый для составления проводок из соответствующего справочника при условии, что он не был выбран для типа под названием Возмещение расходов на приобретение медикаментов.
- Графу Подразделение потребуется заполнить только в случае, когда начисление осуществляется для работника определённого подразделения компании. При обратных условиях следует просто пропустить её.
- В графе Начисление необходимо выбрать тип, который уже был создан на предыдущих этапах – Возмещение расходов на приобретение медикаментов.
- Далее следуют графы Дата начала/окончания, которые будут заполнены программой самостоятельно. Изначально в них указывается значение из графы Месяц, однако в случае необходимости его можно будет изменить.
- В таблицу обрабатываемого документа нужно будет добавить ещё одну строку и выполнить с ней следующие действия:
- в графе Сотрудник указывается работник, получающий начисление;
- в графе Подразделение необходимая информация будет указана автоматически, на основе предыдущих данных;
- в графе Результат указывается размер возмещаемых средств, потраченных на медикаменты, в рассматриваемом примере он составляет 8 тысяч рублей;
- в графе НДФЛ будет показана информация, касающаяся исчисленного налога в соответствии со сроком, указанным в графе Планируемая дата выплаты (рис.5); в соответствии с 28 пунктом статьи 217 Налогового Кодекса Российской Федерации возмещаемые средства, выплачиваемые работнику работодателем, не облагаются налогом при условии, что их сумма не превышает 4 тысячи рублей в год, если до этого возмещение не осуществлялось, размер вычета будет равен 4 тысячам рублей;
- в графу К выплате необходимо ввести сумму выплачиваемых работнику средств.
- В графу Выплата нужно ввести срок осуществления выплаты. На выбор доступны варианты выплаты вместе с заработной платой, авансовым платежом, либо же между расчётами. Изначально активно значение С заработной платой. Если же будут выбраны значения С авансом либо В межрасчётный период, программа самостоятельно активирует пункт Рассчитывать удержания, после чего соответствующая колонка будет отображена в таблице документа. В ней будут показаны постоянные удержания для задействованного работника. При помощи пункта Подробнее о расчёте удержаний пользователь может проанализировать больше сведений об удержаниях. Этот пункт можно деактивировать при необходимости осуществить полную выплату с удержаниями в будущем.
- В графу Планируемая дата выплаты нужно ввести срок реализации рассматриваемой операции. Необходимая дата будет внесена автоматически, исходя из ранее указанного в графе Выплата значения. Чтобы заполнение происходило автоматически, необходимо в учётной политике организации ввести значения для выплаты заработной платы и авансов.
- Чтобы закончить операцию, необходимо нажать на пункт Провести.
Для вычисления взносов за страхование пользователю необходимо воспользоваться документом под названием Начисление заработной платы и взносов. Размер возмещаемых сотруднику средств за расходы на покупку медикаментов полностью подлежит обложению взносами за страхование.
В процессе составления итогов отображения выполняемого возмещения средств и соответствующего ему НДФЛ в учёте и в документе под названием Отображение заработной платы в бухгалтерском учёте (находится в меню Заработная плата), будет выполнено автоматическое заполнение статьи под названием ОТ. Эта операция осуществляется в соответствии с кредитной проводкой по балансу номер 70. В случае необходимости отображения этих показателей на балансе 70.03, пользователю 1С Зарплата потребуется откорректировать для размера возмещения расходную статью ОТ из раздела под названием Начисленная заработная плата и взносы (соответствует расчётам по оплате работы сотрудников) и заменить её на ПР (соответствует прочим расходам для персонала). Также во вкладке Начисленный НДФЛ необходимо указать аналогичную расходную статью (рис.6).