Применение управления по целям представляет собой трудоемкий и сложный процесс, который проходит 6 этапов:
Этап I: определение основных целей компании
Этот этап осуществляется в процессе разработки среднесрочных и долгосрочных планов: оборота, затрат, прибыли, рентабельности и учета потребностей и возможностей компании через спрос на внутреннем и внешнем рынке.
На данном этапе необходимо прочное обоснование целей путем эффективного участия нескольких компонентов компании в их разработке.
Этап II: установление подцелей (производные цели, частичные цели и отдельные цели)
Эти подцели устанавливаются на основе фундаментальных целей, которые разбиты на виды деятельности, группы и отдельных лиц. Необходимо выделить ключевые области каждой цели, которые будут сосредоточены на основных факторах внутри компании, а также на стандартах оценки их достижения.
На данном этапе двусторонние и многосторонние диалоги используются между менеджерами, сотрудниками, подчиненными. Консультационные сессии организованы, в которых обсуждаются цели.
Практика показала, что поставленные цели достигаются только путем консультаций и свободных открытых дискуссий, в которых участвуют все факторы, способствующие этой деятельности.
Набор подзадач передается заинтересованным сторонам в виде спецификации целей, в которых они указаны:
цели
ожидаемая производительность
контрольная информация (например: следующие элементы передаются по порядку: цели - повышение качества услуг в магазине, гостинице; производительность: снижение на 5-10% жалоб клиентов);
контрольная информация (количество зарегистрированных жалоб).
Этап III: разработка других компонентов управления по целям (программы действий, графики, бюджеты, перечень методов)
Они разработаны как для всей компании, так и для каждой организационной единицы в отдельности. Их создание производится с учетом важности каждой цели и имеющихся ресурсов.
Этап IV. Адекватная адаптация системы принятия решений, организационной и информационной системы к требованиям достижения целей .
Адаптация системы принятия решений. Основное внимание уделяется выработке основных решений, связанных с каждой организационной единицей, в то же время, как установление полномочий, обязанностей и делегирование задач;
Адаптация организационной системы предполагает создание некоторых должностей в соответствии с установленными целями, что влечет за собой изменения в организационной структуре, должностных инструкциях;
Модификация информационной системы подразумевает ее прохождение на основе принципа значительных отклонений.
Этап V: Стремление к достижению целей
Это необходимо для того, чтобы постоянно преследовать совместную ответственность за достижение поставленных целей. Этот этап основан на механизме обратной связи, основанном на передаче значительных отклонений. На этом этапе обеспечивается возможность проверки:
если поставленные цели были достигнуты;
если это было сделано правильно.
На этом этапе необходимо обеспечить постоянную связь между боссами и исполнителями, чтобы иметь оперативный контроль за деятельностью и постоянный контроль на уровне отсеков и действий.
Этап VI: анализ и оценка поставленных целей и вознаграждение персонала
Это последний этап, который позволяет руководству реально оценить полученные результаты, сопоставив их с существующими условиями. Оценка достижения целей производится путем сравнения полученных результатов с целями и установленными стандартами.
В зависимости от степени достижения целей, определяется материальное вознаграждение (индивидуальное или коллективное) или санкция вовлеченных лиц.
Этот аспект имеет решающее мотивационное значение и в решающей степени определяет пути и результаты применения управления через цели.