Инструмент CRM Битрикс 24 "Календарь" может найти широкое применение во многих бизнесах. Он позволяет создавать общие и личные календари, заполнять их задачами, событиями и встречами. Календарь Битрикса умеет синхронизироваться с календарями Apple или Google, вести учет занятости, отправлять уведомления с напоминаниями и многое другое.
Календари могут очень эффективно участвовать в бизнес-процессах компании, позволяя четко контролировать тайм-менеджмент сотрудников и всей компании в целом. Однако при работе с ними в рамках бизнес-процессов у пользователей встречаются некоторые проблемы, которые не описаны в официальной документации Битрикс 24:
- Нигде не говорится, что вводить в полях "Владелец календаря", "Секция календаря" и "Тип календаря".
- Неочевидная работа с датой и временем.
- Отсутствие привязки к сущностям CRM
Решение этих проблем сделает работу с календарями проще и эффективнее.
Работа с блоком "Событие календаря" в дизайнере бизнес-процессов
Данный блок создает в календаре Битрикс 24 сущность "Событие" с настраиваемыми параметрами. Обязательными для заполнения полями являются "Название события" и "Дата начала".
Сверху блока находятся 3 поля ввода, которые позволяют идентифицировать календарь:
- Тип календаря. Календари бывают личными, общими и групповыми.
- ID владельца календаря. Заполняется для привязки к личному календарю пользователя.
- ID секции календаря. Здесь дается ссылка на идентификатор конкретного календаря.
Как показала практика, "Тип календаря" заполнять не обязательно, потому что в большинстве случаев хватает полей "Секция" или "Владелец". Поле "Тип" заполняется текстовыми значениями, например "own" или "group"
Поле "ID владельца календаря" определяет, для чьего личного календаря создастся событие. Важно ввести в это поле именно ID сотрудника, а не выбирать его из списка. Щелкните [...] рядом с полем и выберите нужного сотрудника из списка "Пользователи". Он останется в поле в виде "Иванов Иван Иванович [234]". Оставьте в поле только значение в квадратных скобках - 234.
Поле "Секция календаря" отвечает за общий и групповые календари компании, а также позволяет вносить записи в отдельные календари для пользователя. Узнать ID секции можно следующим образом:
- Перейдите в раздел "Календари"
- Выберите "Мой календарь" для просмотра секций личного календаря, или "Календарь компании", для просмотра общих секций.
- Нажмите кнопку "Календари".
- Щелкните правой кнопкой мыши по нужному календарю и выберите "Посмотреть код".
- Выделится запись из кода страницы, как на скриншоте. Нас интересует ближайшая запись выше, вида <li data-bx-calendar-section="55">. Если навести на нее курсор мыши, в списке подсветится наш выбранный календарь. Здесь число 55 как раз и будет ID секции нужного нам календаря.
Это позволяет создать общие для всей компании календари, с возможностью скрывать их при необходимости, и автоматически наполнять событиями.
Ниже в блоке события календаря в БП находятся поля "Пользователь" - определяет от чьего имени создается событие, "Название" - Заголовок события, который отображается в календаре и "Описание события" - которое отображается при просмотре события.
У блока календаря в дизайнере бизнес-процессов отсутствует возможность привязывать элементы CRM к событиям календаря. Если такая привязка нужно - проще всего оставлять в описании ссылку на элемент CRM в виде https://%domain%.bitrix24.ru/crm/%element%/details/{=Document:ID}/
Где:
- %domain% - начало адреса вашего портала, перед bitrix24.ru
- %element% - тип элемента CRM: lead, deal, contact, company, для которого создается шаблон бизнес-процесса.
- {=Document:ID} - переменная, подставляющая значение ID элемента CRM.
Далее идут 2 поля с датами: обязательное "Дата начала" и необязательное "Дата окончания". Эти поля могут заполняться датами с временем и без, в том числе из пользовательских полей элемента CRM. У работы с датами следующая логика:
- Если заполнена только "Дата начала", без времени - создается событие на весь день
- "Дата начала" со временем создаст мгновенное событие, например с 17:00 до 17:00 одного и того же дня.
- Дата окончания отвечает за конец события. Если у него заполнена только дата, а у даты начала есть еще и время - время окончания будет таким же.
Для дат возможны математические операции, с помощью функции dateadd(). Вот примеры таких операций:
- =dateadd({=Document:DATE_FIELD},"+2d") - DATE_FIELD + 2 дня
- =dateadd({=Document:DATE_FIELD},"-1h") - DATE_FIELD - 1 час
- =dateadd({=Document:DATE_FIELD},"+30I") - DATE_FIELD + 30 минут
Где DATE_FIELD - ваше поле с датой.
Где это может применяться?
Вот несколько кейсов автоматизации бизнес-процессов в Битрикс 24, где мы применяли работу с общими календарями:
- Тендерная компания, работающая с аукционами. Для сделок создаются напоминания о крайнем сроке подачи заявки на аукцион и дате проведения аукциона. Внедрение процесса позволило разгрести бардак с датами и сроками, при массовой работе с аукционами, и лучше контролировать участие компании в тендерных торгах.
- Организация мероприятий. Когда мероприятие подтверждается в сделке, создается событие в календаре, который синхронизирован и виден всем возможным участникам мероприятий: ведущим, актерам, музыкантам, техническим работникам и т. д. Также они дополнительно получают оповещения. Это позволило полностью автоматизировать работу по мероприятиям с задействованием нескольких людей.
- Обычные компании, продающие товары или услуги через личную встречу. Некоторые руководители таких фирм хотят контролировать встречи менеджеров, поэтому для них создаются события в общем календаре, или дублируются в личный календарь руководителя.
- Репетиторы и организаторы индивидуальных тренингов. Для них из полей сделки составлялось целое расписание занятий, а некоторые доработки с помощью REST API сделали расписание умным, с оповещениями о загруженности, алгоритмами поиска свободных дат, двойными оповещениями о начале занятий и т. д.
Тоже хотите автоматизацию календаря? Обратитесь к нам!
Пишите: crm@sabpro.ru
Звоните: +7(958)756-95-93
