Любите ли вы общаться? Один человек, однажды сказал, что сферы, в которых присутствует “общение” самые дорогостоящие (то есть там хорошо платят, сотрудник там хорошо зарабатывает). И это подтверждается, если вы общаетесь, то прибыль неизменно растет, вы обрастаете полезными связями, выгодным сотрудничеством, репутацию, конечно же любимое “сарафанное радио”, знакомое всем.
Мы привыкли еще со школы понимать общение, как передачу информации, но соответствует ли это определение действительности? Общение - это обмен. Ты что-то сказал и всегда ждешь ответа, продолжение беседы, решение вопроса, помощи, понимания.
Общение и внутри организации одна из самых важных систем и построить ее нужно правильно, чтобы вне было “заторов” в линиях коммуникации, ведь именно благодаря этим линиям мы запрашивает необходимое, решаем проблемы, создаем продукт.
Благодаря развитию технологий нам уже нет необходимости видеть сотрудника лично или передавать письменные записки, существуют электронные ресурсы, которые позволяют организовать коммуникационные потоки. Мы в своей компании, например, пользуемся Trello, у каждого поста есть своя доска, где остальные посты пишут необходимые задачи.
Мы создаем три основных потока: Входящий, В работе, Исходящий.
Входящий поток для каждого поста пишется другими сотрудниками, кому необходимо поставить задачу конкретно этому посту.
Далее сотрудник, к чьей доске (в случае с трелло) увидел во входящих новую задачу, берет ее в работу и переносит в соответствующую колонку, чтобы тот, кто создал запрос мог быть в курсе происходящего, проконтролировать, чтобы его послание дошло до адресата. Соответственно, когда работа выполнена, она перемещается в папку Исходящий, что означает “выполнил запрос, а ты проверь” и ответственный может проверить. Также Trello позволяет устанавливать срок обработки запроса, и напоминает об этом по почте.
Нужно для себя уяснить и добиться согласия от своих сотрудников, что существует три потока:
- входящий (все запросы от других людей)
- в работе (когда вторая сторона взяла запрос в работу)
- исходящий (когда мы выполнили и передали на проверку ответственному лицу - тому, кто сделал запрос)
Если все хорошо, тогда задача считается выполненной и уходит в Архив.
Помимо задач, есть оперативные задачи, форс-мажоры, от которых, к сожалению, никто не застрахован, в этом случае на арену современной жизни выходят социальные сети. В соц сети, которая удобна для вашей организации (у всех по-разному, telegram. skype, whatsapp, viber) и пишет в ЛИЧНОЕ СООБЩЕНИЕ. В этом случае запрос решается быстрее.
И в завершении немного статистики. Более 47% рабочего времени уходит на взаимодействие между сотрудниками. А все мы помним поговорку: время - деньги.