Вопрос
Как правильно вести номенклатуру дел по охране труда?
Отвечает эксперт Системы "Охрана труда" Анна Булдакова
К документам по охране труда относят приказы и распоряжения, инструкции, акты, протоколы проверки знаний, предписания специалистов и проверяющих органов, журналы проведения инструктажей и т. д.
Хранение документов с момента их создания и до передачи в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования, то есть в том подразделении, где документы дела оформляют или используют.
Документы, которые регулируют организацию работы по охране труда, хранят на рабочем месте специалиста по охране труда или работника, который отвечает за это направление.
К таким документам относят:
- положение об охране труда;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве; журнал регистрации вводного инструктажа;
- документы о проведении спецоценки;
- протоколы проверки знаний по охране труда и т. д.
Кроме того, специалист по охране труда должен хранить на своем рабочем месте комплект нормативных правовых актов, которые содержат требования охраны труда в сфере деятельности компании (ст. 212 ТК РФ).
Есть документы по охране труда, которые ведут и используют руководители структурных подразделений или другие должностные лица. К ним относятся:
- графики проведения медосмотров;
- журнал регистрации инструктажей на рабочем месте;
- программы обучения на рабочем месте;
- журнал учета выдачи СИЗ;
- перечень работ, выполняемых по наряду-допуску, распоряжению или в порядке текущей эксплуатации и т. д.
Документы по охране труда выдавайте персоналу только под подпись. Это поможет избежать недоразумений, связанных с порчей или утерей документа.
Периодически специалист по охране труда обязан проверять правильность ведения и оформления этих документов. А после исполнения или полного их заполнения эти документы возвращают в отдел охраны труда. Таким образом, за сохранность документов во время текущего хранения отвечает специалист по охране труда. А после передачи дел в архив переходит к работникам архива.
Сроки хранения документов по охране труда
Сроки хранения всех видов документов указаны в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Этот перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558. В разделе 7.3. перечня для документов по охране труда установлены разные сроки хранения.
Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.
Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранят столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации. В этом случае документы не уничтожают автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации — преемнику. Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.
Срок хранения журналов по охране труда начинается со следующего года после последней записи в нем. Например, последнюю строку в журнале заполнили 10 марта 2016 года.
Срок хранения этого журнала начнется с 1 января 2017 года и закончится 31 декабря 2026 года — 10 лет. С какого числа нужно исчислять срок хранения документа Если срок делопроизводства документа по охране труда закончился в сентябре 2016 года, то дату его хранения нужно отсчитывать с начала следующего за ним года. Значит, архивное хранение документа, который отслужил свой срок, начнется с 1 января 2017 года.
Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела (п. 4.20 приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526). В приказе нет указания на какое-то конкретное разделение, в том числе тематическое. Поэтому все документы по охране труда, которые составляют в вашей организации, можно сгруппировать по своему усмотрению, как вам удобно. Папки с документами (дела) нужно озаглавить, пронумеровать, указать срок хранения. Поскольку дела располагают на полках вертикально, то удобно на корешках папок продублировать эту информацию.
Это поможет не только быстро найти нужное дело, но и вовремя направить документы для хранения в архив.
Архивное хранение документов по охране труда
Подробные требования к оснащению архивов перечислены в Приказе Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526. В нем подробно описаны условия светового, температурно-влажностного, противопожарного и охранного режимов. Нельзя хранить архивные документы в подвалах или чердаках, в производственных помещениях и лабораториях. Причем условия хранения документов на бумажных и электронных носителях отличаются. Конечно, не у всех компаний есть возможность выделить целую комнату для архива. Но закон этого и не требует. Достаточно поставить запирающийся несгораемый шкаф или сейф, в котором будут хранить документы прошлых лет. При этом помещение с архивом нужно охранять. Если на предприятии нет условий для полноценного архивного хранения, руководитель компании может заключить договор с коммерческим архивом. Документы временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передают. Их хранят в подразделениях или у специалиста по охране труда. Документы в этих папках можно не систематизировать, листы не нумеровать, скобы и скрепки не снимать, а оставить все как есть в скоросшивателях.
Хотите первыми знать самые важные изменения в сфере охраны труда?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Trudohrana.ru".