Торговля алкоголем, в общем-то, приносит хороший доход, и не так важно, какой у вас бизнес: магазинчик у дома, винный бутик или shop-бар для ценителей виски. Все равно в каждой бутылке – свое настроение, у каждого клиента – свой повод, а ваша задача – помочь им встретиться... Если, конечно, не помешают ошибки при работе с ЕГАИС.
Для новичков расшифруем: ЕГАИС – это единая государственная автоматизированная информационная система, созданная ФСРАР, то есть Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка. Это база данных, которая помогает государству учитывать КАЖДУЮ бутылку крепкого алкоголя. Для этого марку на бутылке нужно отсканировать при приемке и при продаже (это называется «помарочный учет», пива и слабоалкогольной продукции он не касается). Марку наклеивают импортеры или производители, а если она повреждена, то вы можете запросить данные в ФСРАР и распечатать копию.
Как владельцу бизнеса или продавцу вам придется иметь дело с основным документом на алкоголь – товарно-транспортными накладными (ТТН). Бумажный вариант берет с собой перевозчик, а электронный загружается в ЕГАИС. Так что система прекрасно знает, куда едет шампанское, а куда – джин.
Самое главное, как информация попадает в ЕГАИС? Для этого применяется целый комплекс технических решений:
1. 2D-сканер для считывания штрихкода на марке. Он может быть отдельный или встроенный в онлайн-кассу. Если выбрали первый вариант, то проверьте, подключается ли он к онлайн-кассе.
2. Товароучетная система (ТУ), в которой вы в основном и будете работать, так как документооборот с ЕГАИС идет как раз через эту систему. Разновидностей ТУ довольно много. В некоторых только базовый набор функций, например, постановка алкоголя на баланс, перемещение, списание, запрос остатков… Он, в принципе, отвечает всем требованиям ЕГАИС. Но есть и более продвинутые товароучетные системы, которые сэкономят ваше время, усилия и подскажут, как избежать штрафов.
3. Онлайн-касса (по закону без нее вы вообще не имеете права торговать алкоголем).
4. Универсальный транспортный модуль - программа для передачи данных в ЕГАИС.
5. И, разумеется, не обойтись без личного кабинета на сайте http://egais.ru, а также криптоключа, куда вы запишите свою квалифицированную электронную подпись. Так система будет знать, что работает именно с вами, как с юридическим лицом или ИП, а все документы имеют юридическую силу.
Важные моменты:
– крепкий алкоголь имеют право продавать только юридические лица, пиво – еще и ИП;
– для ИП достаточно одной онлайн-кассы, а вот компаниям придется заводить по кассе на каждую точку;
– когда при продаже алкоголя вы отсканируете марку, ЕГАИС найдет данные на конкретную бутылку в своей базе, после этого вы получите от системы слип-код для печати в кассовом чеке и этот чек должен соответствовать требованиям ФЗ-54.
А теперь главное: что может пойти не так?
За нарушение правил работы с ЕГАИС компаниям светит штраф в 150-200 тысяч рублей, в отдельных случаях – с конфискацией товара, а это еще более значительные расходы.
При этом моментов, когда вы, сами того не желая, окажетесь виноватыми, довольно много. Вот, например:
01. «Грузим ящиками!»
Помните про ТТН? В бумажной накладной у перевозчика будут ящики и паллеты, а в ЕГАИС – бутылки. Поэтому при приемке придется вскрывать каждый ящик и проверять, есть эта бутылка коньяка в ЕГАИС или нет, а если есть, та ли она, что вам должны привезти? Это полезно, чтобы предупредить путаницу или мошенничество, но если что-то вдруг не так и у вас чужая бутылка, система просто не позволит ее продать. Так что приемка – дело ответственное, порой приходится и акт разногласий составлять.
02. «Пока никто не видит...»
Человеческий фактор – едва ли не главный источник любых проблем. Дело в том, что на вашем бизнесе все ошибки или нарушения сотрудника: продажа алкоголя после 23 часов или подросткам, некорректная или неполная информация в отчетах...
03. «Опять что-то запретили»
Контроль за оборотом алкоголя постоянно ужесточается, а требования усложняются. Например, в 2018 году ввели правила, которые называют «ЕГАИС 3.0»; до этого никакого помарочного (побутылочного!) учета и в помине не было. Уследить за новеллами законодательства непросто...
Вы можете решать эти проблемы, что называется, в ручном режиме, а можете взять в помощники продвинутую товароучетную систему от МТC, которая:
– не позволит отправить в ЕГАИС документ с неполной информацией (без указания марки) или продать алкоголь в запрещенные часы;
– упростит процедуру сверки остатков, поможет сформировать акты списания и постановки на баланс, алкодекларацию и другие документы;
– при приемке большой партии даст возможность отсканировать только код паллета (или ящика), чтобы поставить каждую бутылку на баланс, а также производить проверку не сплошным, а выборочным сканированием товара;
– уже отвечает всем законодательным требованиям, словом, сделает все, чтобы вы всегда оставались в правовом поле.