24 миллиарда часов будут потеряны для бессмысленных встреч в следующем году, согласно исследованию, проведенному в 2019 году.
Встречи-это необходимое "зло". К счастью, есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы сделать их более терпимыми (и ради тех, кто в них участвует, гораздо более эффективными).
Один профессиональный совет-проводить встречи утром. 70% профессионалов согласны с тем, что утренние встречи, как правило, более продуктивны.
5 способов сделать встречи более эффективными:
1. Всегда есть повестка дня
Важно не только иметь четкую повестку дня, но и делиться ею со всеми участниками, по крайней мере, за день до этого. Это даст каждому достаточно времени, чтобы подготовиться, собраться с мыслями и закончить любые задачи/проекты, которые им нужно подготовить к встрече. В противном случае людям легче перейти к другим темам, которые могут быть не столь актуальными или которые должны обсуждаться на отдельном совещании или звонке.
2. Сделаете их короткими, но важными
После того, как у вас есть повестка дня, важно, чтобы вы установили некоторое время для каждого пункта. Проведение коротких встреч гарантирует, что люди будут уделять больше внимания и будут менее склонны отвлекаться.
Используйте таймер собрания, чтобы отслеживать, сколько времени вы потратили на каждый пункт повестки дня. Имейте в виду, что будут случаи, когда вам понадобится дополнительное время для некоторых тем и меньше времени для других. Однако, если вы видите, что тема занимает слишком много времени и остается нерешенной, подумайте о том, чтобы запланировать другое собрание для этого.
3. Собирайте людей грамотно
Одна из самых распространенных ошибок-приглашение слишком большого количества людей на встречу. При организации встречи приглашайте только тех людей, которые активно участвуют в проекте, или только тех, кто имеет право голоса в этом вопросе. Если есть люди, которые должны что-то представить, но не являются ключевыми для процесса принятия решений, подумайте о том, чтобы пригласить их представить, а затем позволить им уйти.
Большое количество людей ведет к непродуктивности встреч по нескольким причинам: больше людей - больше мыслей и мнений, поэтому всем труднее согласиться; и больше людей говорят, что встречи занимают больше времени. Короче говоря, чем больше людей, тем больше шансов, что ваша встреча сойдет с рельсов.
4. Делайте заметки
Самые непродуктивные и неэффективные встречи-это те, где никто не фиксирует и не записывает то, что сделано, сказано и согласовано. Важно не только делать заметки, но и, что еще более важно-делиться этими заметками с участниками. Протоколы собраний-это отличный инструмент, позволяющий каждому четко понимать свои обязанности, задачи и результаты.
5. Проследите за итогами
После того, как у вас прошла встреча, важно, чтобы вы следили за участниками. Последующие действия полезны, чтобы напомнить людям об их обязанностях и сроках.
Дополнительные советы
Имейте в виду, что приведенные выше советы следует принимать во внимание только после того, как вы уверенно установили, что вам действительно нужна встреча.
Запланируйте встречи на утро. Исследование Doodle показало “что " утро в подавляющем большинстве случаев является лучшим временем для проведения встречи – с 70% профессионалов предпочитают встречи между 8 и 12 утра.”
Рассмотрите возможность запрета смартфонов и подключенных устройств (если они не являются важными для собрания)
Начните вовремя и закончите вовремя; покажите людям, что вы цените их время.