Рассмотрим правила и порядок выдачи выписки из СЗВ-М сотруднику. Смотрите и скачайте образец выписки из СЗВ-М в нашей статье.
Когда нужно выдавать СЗВ-М сотруднику
Все работодатели, независимо от их организационно- правовой формы должны выдавать своим работникам СЗВ-М. На это указывает ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 за № 27-ФЗ (далее – ФЗ № 27). Здесь же сказано, что работодатель должен выдавать работнику сведения в срок, предусмотренный для сдачи этого вида отчетности. То есть, не позднее 10 числа месяца, который следует сразу за отчетным.
Сведения из СЗВ-М выдают следующим категориям застрахованных лиц:
- Работникам, с которыми у работодателя заключены трудовые договора.
- Физическим лицам, с которыми организация (индивидуальный предприниматель) заключает договора гражданско-правового характера.
- Всем прочим лицам, за которых работодатель уплачивал страховые взносы после их обращения за этими данными.
Нужно отметить, что в действующем законодательстве не предусмотрено наказание для работодателя, если он не выдает своим работникам эти сведения. Но также он не может оказать работнику, выразившему желание получить сведения, касающиеся его трудовой деятельности.
Но, несмотря на отсутствие наказания, работодатель должен сведения из СЗВ-М выдавать сотруднику, поскольку на это есть прямое указание в законодательстве.
Правила и порядок выдачи СЗВ-М сотруднику
Нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам полностью? Нет, более того такой способ выдачи сведений нарушает законодательство о неразглашении персональных данных работниках, поскольку в данном отчете содержатся номера ИНН и СНИЛС на всех работников.
Правильным будет делать выписку из отчета на каждого работника. Заполните разделы СЗВ-М на сотрудника, которому нужно выдать отчет.
В законодательстве не сказано, в каком виде выдавать работнику информацию, в бумажном или электронном виде. Но целесообразно будет это делать на бумажном носителе, поскольку в этом случае легче организовать учет получения работниками выписки.
Выписку из отчета можно сделать с помощью специальных программ, в которых есть возможность сделать документ на одного, выбранного работника.
Образец выписки из СЗВ-М для выдачи сотруднику
Смотрите и скачайте образец выписки из СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении:
Скачать образец выписки из СЗВ-М при увольнении сотрудника
Как подтвердить получение сотрудником выписки
Многие работодатели задаются вопросом, нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам под роспись? И хотя наказание за не выданные сведения не предусмотрены, работодателю лучше подстраховаться и фиксировать факты выдачи документов. В законодательстве нет указания о том, как это сделать, поэтому можно воспользоваться обычными способами, принятыми в делопроизводстве. Можно выделить три основных:
- Выписка делается в двух экземплярах, один из которых выдается работнику на руки. На другом он ставит подпись в том, что им получен один экземпляр документа и дата получения. Этот экземпляр бухгалтер, или другой сотрудник, занимающийся этой работой, подшивают у себя.
- Завести специальный журнал выдачи выписок из СЗВ-М. Он делается в свободной форме. В нем должны быть графы для ФИО получателя, наименования выписки (за какой месяц) и роспись работника о получении. Журнал нужно оформить по общим правилам: пронумеровать, прошить и опломбировать.
- Брать с работника расписку о получении документа. Расписка составляется в свободной форме.
С точки зрения делопроизводства третий способ является довольно неудобным, особенно если в организации значительная численность сотрудников.
Наиболее удобно вести журнал, поскольку такой способ занимает минимум времени. При этом не нужно печатать документы в двух экземплярах и организовывать их хранение.
Несмотря на то, что работник будет расписываться в получении каждого документа, впоследствии он все равно может потребовать у работодателя предоставить ему эти сведения вновь. Работодатель не может ему отказать, поскольку обязан предоставлять работникам все сведения, их касающиеся.
Сроки выдачи выписки из СЗВ-М сотруднику
Рассмотрим подробнее сроки выдачи. В ФЗ № 27 выделяют несколько ситуаций, при возникновении которых срок выдачи сведений из СЗВ-М будет меняться:
- По письменному запросу сотрудника - в течении 5 дней календарных дней с дня обращецния.
- Подрядчикам – физическим лицам выписка выдается дополнительно, в последний день действия договора.
- Гражданам, оформляющим пенсию и подавшим работодателю заявление, о предоставлении сведений из СЗВ-М, они должны быть выданы не позднее, чем через 10 дней.
- При увольнении сотрудников выдавать СЗВ-М также нужно. Делается это в последний день работы. Законодательство не оговаривает, как сделать выписку из СЗВ-М работнику при увольнении или подрядчику при окончании договора. Поэтому целесообразно выдавать сведения только за последний месяц, поскольку предполагается, что данные за остальные периоды у работника есть на руках.
Мы попросили заместителя управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области Ольгу Прыгову составить рейтинг ошибок в СЗВ-М, которые бухгалтеры допускают чаще всего. Воспользуйтесь нашими разъяснениями, рекомендациями и тремя образцами с подсказками по графам, чтобы избежать санкций. Если вам все же выписали штраф, его можно оспорить. В статье мы привели аргументы работодателей из судебной практики за последние полгода.
Но, в некоторых случаях, работодатель может выдавать и полные сведения, за весь период работы. Делается это в следующих случаях:
- Работник изъявил получить эти данные, о чем написал заявление на имя работодателя.
- Работодатель уклоняется от исполнения, предписанных законом правил, и не выдает выписки из СЗВ-М ежемесячно.
Что может сделать работник, который не получает сведения или ему было отказано в их выдаче? Он может обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или прокуратуру. Что, в свою очередь, может привести к внеплановой проверке работодателя.