Инструменты для совместной работы – это незаменимые помощники в управлении компанией или отдельными проектами. На рынке широко представлены онлайн сервисы и приложения, которые позволяют в разы повысить эффективность команды. Благодаря совместному доступу к документам, не теряется актуальность данных, поэтому сотрудники и руководство работают исключительно с обновленной информацией, включая последние изменения по проекту. Также подобные инструменты решают ряд задач, среди которых task-менеджмент, подготовка отчетов, создание единой информационной базы и другое.
Перед вами основные сервисы, предназначенные для совместной работы с документами, которые могут быть вам полезны.
Сервис для совместной работы Zoho
Сервис преимущественно предназначен для управления проектами и чаще всего востребован в сегменте малого бизнеса. Функция совместной работы обеспечивает синхронизацию в рамках команды. У пользователей есть возможность ставить задачи и контролировать их выполнение, а также организовать совместное использование данных и создавать отчеты. Также эта система включает возможность работать с e-mail (Zoho Mail) и выстраивать работу с клиентской базой (Zoho CRM).
Плюсы:
· Совместная работа во внутренних сетях (Wiki), форумы, групповой чат;
· Zoho Docs объединяет редакторы текста, таблиц и презентаций;
· Импорт и экспорт во все популярные форматы, включая PDF;
· Возможность оффлайн редактирования документа в браузере;
· Работа с приложениями Google;
· Определение пользовательских ролей;
· Более 50 готовых диаграмм для оценки эффективности работы команды и продвижения по проектам.
Минусы:
· За счёт расширенного функционала пострадал интерфейс;
· В бесплатной версии лимит до 3-х пользователей;
· Платный мобильный доступ.
Вывод:
Zoho представляет широкий набор сервисов для совместного управления проектами. Есть возможность совместной работы над текстами, таблицами и презентациями. Программа не требует инсталляции, достаточно лишь зарегистрироваться. Однако благодаря расширенному функционалу не самый комфортный для работы интерфейс.
Инструмент для совместной работы + BMS ntile
ntile – многофункциональный сервис для совместной работы над текстами и таблицами. Благодаря связности и структуризации всех данных, даже большие объемы информации всегда актуальны. Продуманный набор инструментов позволяет настроить готовые решения под задачи каждой конкретной компании.
Плюсы:
· Актуализация информации;
· Возможность работы с текстовыми документами и таблицами;
· Шаблонизация часто используемых видов файлов;
· Предусмотрена установка правил и ограничений для совместной работы;
· Легкий поиск необходимой информации;
· Гибкая панель управления, предусматривающая персонализацию структуры;
· Поддержка работы с различных устройств;
· Фильтры и выборки, облегчающие работу с данными;
· Доступна одновременная работа над несколькими проектами.
Минусы:
· Отсутствие формул в таблицах;
· Нет разграничения прав доступа к отдельному файлу;
· Отсутствие импорта и экспорта документов.
Вывод:
Сервис представляет готовые решения для совместной работы с данными и управления проектами, а также позволяет создать персонализированное рабочее пространство, решающее задачи именно вашей компании. Работа комфортная и интуитивно понятная, поскольку в одном окне браузера осуществляется совместное принятие решений, контроль задач и работа с документами.
Сервис для совместной работы + CRM Bitrix 24
Корпоративный портал Bitrix 24 включает в себя управление задачами, совместное планирование проектами. Есть возможность делиться документами, а также организовать рабочие онлайн группы.
Плюсы:
· Простое планирование задач и ведение клиентской базы;
· Возможность создавать шаблоны повторяющихся задач;
· Создание диалогов с одним или несколькими сотрудниками;
· Групповая работа с документами на общем диске;
· Интеграция с 1С.
Минусы:
· Слабая визуализация задач и проектов;
· Работа в рамках стандартного функционала, кастомизация требует привлечения большого количества средств или дорогостоящих специалистов.
Вывод: Сервис Bitrix 24 – достаточно удобная корпоративная сеть, позволяющая настроить коммуникации среди сотрудников. Он включает возможность совместной работы над задачами, можно добавлять исполнителей, наблюдателей и устанавливать сроки выполнения. Но готовое решение недостаточно гибкое и не всегда закрывает все ключевые задачи компании.
Инструмент совместной работы Asana
Asana - ПО по организации совместной работы, поддерживающее и мобильные устройства. Сервис обеспечивает совместную работу над проектами, включая постановку задач, расстановку приоритетов, сроков выполнения и отслеживание статуса.
Плюсы:
· Легкость в использовании;
· Параллельное ведение проектов в рамках одной команды;
· Возможность прописывать теги для задач;
· Анализ эффективности работы команды над проектом;
Минусы:
· Не поддерживается одновременное управление несколькими проектами;
· Сложно увидеть общую картину проекта;
· Отсутствует импорт и экспорт в и из MS Project;
· Нет режима «Таблица».
Вывод: Сервис для командной работы над задачами, корпоративного общения, обмена документацией и контроля над списком дел. Из значительных минусов – Asana не поддерживает одновременное управление несколькими проектами.
Инструмент для совместной работы Quip
Сервис Quip объединяет документы, таблицы, чаты, слайды, все для интерактивной работы команды. Есть поддержка мобильной версии. Основное преимущество инструмента – это электронные таблицы.
Плюсы:
· История редактирования документов;
· Поддержка списков задач;
· Интеграция с Excel, DropBox и др;
· Импорт и экспорт файлов в PDF;
· Есть мобильное приложение.
Минусы:
· Возможность командной работы только в платной версии;
· Отсутствует резервное копирование в нескольких местах.
Вывод: Quip – это удобное web и мобильное решение для ведения и редактирования заметок, есть поддержка графических элементов, чатов, но сервис не предполагает совместное управление проектами, поэтому не может всецело закрыть задачи команды.