Хорошо ли вы поработали на прошлой неделе? Если вы сделали гораздо меньше ожидаемого, скажите, что помешало вам? Некоторые люди с трудом могут вернуться к продуктивной работе после того, как их отвлекли. Поэтому я написал несколько способов избежать подобных перерывов во время рабочего дня.
Согласно недавним исследованиям, обычного офисного сотрудника в среднем отвлекают каждые 8 минут, то есть 6-7 раз каждый час. Выходит, что за восьмичасовой рабочий день человеку приходится отвлекаться 60-70 раз. В основном мы отвлекаемся на 5-15 минут. Получается, что если вас отвлекают 50 раз в день и каждый раз на 10 минут, то это составляет 500 минут, или 8 часов.
Ну да, теперь неудивительно, что вам приходится работать по 12 часов в день! Сначала вы тратите 8 часов на все остальные дела и 4 часа уходит на саму работу.
Причины, по которым люди отвлекают друг друга от работы, можно разделить на три группы:
1. Неотложные вопросы (вашему начальнику срочна нужна помощь с клиентом, который вот-вот подпишет контракт).
2. Важные, но несрочные вопросы (вашему сотруднику нужен совет, клиенту с долгосрочной перспективой нужна ваша помощь).
3. Злоупотребление вашим временем (кто-то спрашивает у вас информацию. которую можно получить в любом другом месте, кто-то хочет просто поболтать).
Итак, почему так происходит?
Исследования на эту тему показали, что мы не только сами позволяем нас отвлекать, но и даже поощряем это. Мы всегда быстро реагируем на попытки нас отвлечь. Наша рабочая жизнь настолько хаотична и неорганизованна, что бы думаем: если я не сделаю это сейчас, то когда?
Кроме того, мне кажется, что мы подсознательно рады, когда нас отвлекают, особенно когда мы завалены работой. Когда перед нами огромный список дел, когда нам тяжело принимать решения и выбирать между противоречивыми вещами, когда мы тщетно пытаемся завершить трудные проект, то шанс отвлечься дает нам ощущение удовлетворения. Мы будто думаем: ну теперь я хоть что-то сделал, пусть это даже не так уж и важно.
В любой работе приходится отвлекаться. И нужно всегда быть к этому готовым, нужно научиться справляться с такими ситуациями. Не отвечайте никогда сию же секунду. Например, если кто-нибудь спрашивает вас, есть ли у вас минутка, не стоит сразу говорить ни «да», ни «нет». Научитесь отличать срочные дела от тех, которые могут подождать.
Вот несколько практических советов, которые помогут вам лучше ориентироваться в любых отвлекающих вас ситуациях:
1) Всегда помните, во сколько вам это обойдется
Кроме того времени, в течение которого вы отвлеклись от работы, добавьте еще время на восстановление, оно тоже влияет на продуктивность. Отвлеченному от дела человеку требуется около 20 минут на то, чтобы снова полностью сконцентрироваться на работе.
А некоторые люди вообще не в состоянии погрузиться в работу, после того, как их отвлекли. Недавно проведенные исследования выяснили, что подобные ситуации на работе в общей сложности обходятся компаниям в 600 миллионов долларов убытка ежегодно.
Поэтому, если вопрос может подождать — не стоит тратить на него рабочее время.
2) Чередуйте «час открытых дверей» с «часом закрытых дверей»
Невозможно отказать человеку на неопределенный период времени. Но если человек может подождать пару часов, то стоит попросить его подождать. Попробуйте чередовать один час сосредоточенной деятельности с часом для решения остальных вопросов.
Самое главное — не позволяйте себя отвлекать в часы «закрытых дверей».
3) Уточните, сколько времени это займет.
Каждый раз, когда вас отвлекают, поинтересуйтесь, сколько времени у вас планируют отнять (пять минут? сорок пять?). Скажите человеку, что вам нужно знать время заранее, что таким образом вы сможете полностью сконцентрироваться на вопросе.
Если вы не можете уделить человеку столько времени, сколько он просит, договоритесь с ним обсудить все позже. Да, вы так и другим поможете, научив их внимательнее относиться ко времени.
4) Начинайте разговор с фразы «Чем я могу помочь», вместо фразы «Как дела?»
Фраза «Как дела» — это по сути приглашение к праздной беседе. А фраза «Чем я могу помочь» сходу настраивает собеседника на деловой лад. Эта фраза может произноситься в дружественной манере, однако все равно она символизирует деловой разговор.
Такой подход поможет вам сократить время самого разговора.
5) Подготовьте несколько дежурных фраз.
Для тех ситуаций, когда и дело может подождать, но человеку трудно отказать, вы можете подготовить несколько фраз, которые помогут вам выпутаться из этой ловушки:
- "Я очень занят над проектом на данный момент. Мы можем это осудить вечером?"
- "Я бы с удовольствием помог тебе, но у меня горят все сроки".
- "По-видимому, это очень важный вопрос и я хочу уделить ему пристальное внимание. В данный момент я сосредоточен на своем проекте. Давайте перенесем все на то время, когда смогу полностью сосредоточиться на вашем вопросе".
Потребуется некоторое время и усилия прежде чем вы станете хозяином положения. Но это стоит того. Наградой вам будет время и возможность сосредоточиться на вашей основной деятельности, у вас появится ощущение, что вы контролируете ситуацию, и это положительным образом скажется на результатах каждой рабочей недели.
Расскажите, как вы справляетесь с такими ситуациями? Каким образом вас отвлекают? Вас отвлекают по действительно важным и срочным делам, или просто люди чувствуют вашу готовность отвлечься и пользуются этим? Какие способы помогают вам избегать подобных ситуаций?
Поделитесь вашими секретами здесь.
