Как часто мы пропускаем важную встречу, забываем про день рождения друга, нужную покупку или мелкий ремонт, задвигаем в дальний ящик мелкие дела и обязательства, а между тем невыполненные задачи копятся, копятся, да и грозят обрушиться на нас лавиной самобичевания, обид, недоверия партнеров, а то и физическим ущербом.
Но есть ли способ выйти из такого порочного круга и с нет со своих плеч груз невыполненных дел? Да, есть. Но для того понадобиться немного свободного времени, капелька самодисциплины и чуть-чуть терпения.
ШАГ 1. С чего советуют начинать многие известные коучи - составить полный список всего, что Вы должны сделать - БОЛЬШОЙ СПИСОК. Туда должны войти абсолютно все задачи, которые на Вас висят в текущем моменте, и все последующие вновь приобретенные.
Делать это можно как угодно - в блокнот или в приложениях, с установочной дат и группировкой или сплошным списком. Но делать надо обязательно.
ШАГ 2. Когда Вы снимете с себя груз задач, самое время разобраться с каждой из них. Для этого нужно провести анализ всего этого объема и рассортировать их по следующим группам:
- актуальность - действительно ли данная задача актуально, либо она утратила свою значимость за время ее игнорирования. Не интересующие больше Вас задачи лучше исключать из списка навсегда;
- делегируемость - на сколько дела в списке требуют именно Вашего личного исполнения, есть ли что-то, что можно перепоручить другим людям, высвободив тем самым Вам время и нервы для более важных задач (например, уборка, доставка продуктов, предметов быта, одежды и еды, курьерская доставка и отправка корреспонденции, починка и мелкий ремонт, выгул собаки). Передаем дела и забываем;
- срочность - на сколько данная задача срочна для выполнения (например, поздравить друга с днем рождения сегодня - срочное дело, подготовить квартальный отчет в начале периода - средняя срочность, научиться играть на гитаре (если нет необходимости уже завтра выступать с концертом, то совсем не срочно в сравнении с другими);
- затратность - дела, не требующие много времени и сил на исполнение, лучше вынести в отдельный список (можно объединить со списком супер срочных дел). Эти задачи надо постараться выполнить как можно скорее в ближайшие дни, тем самым очистив большую часть свое го БОЛЬШОГО СПИСКА.
- связанность - суда относятся дела, исполнение которых ждёт наступления другого события. Например, покупка билетов в отпуск после получения загранпаспорта, крупная покупка после получения премии, расширение бизнеса при достижении определенного уровня продаж, зайти в банк по дороге в магазин и тому подобное. Все эти дела относим в отдельный список и забываем про них до наступления их предшественников (чтобы не забывать, можно связать в списке первоочерёдное событие с последующими или сделать просто пометку);
- рутинность - сюда я отношу те постоянные дела и обязанности, которые необходимо выполнять раз за разом. Для них можно:
- определить расписание этих дел (например, влажная уборка каждую среду в 19:00, глажка каждую субботу в 17:00), ввести их в свой режим дня и четко соблюдать его,
- придумать для себя определенный трекер для их выполнения (например, мыть посуду после каждого приема пищи или делать планку после умывания или звонить маме в начале обеденного перерыва),
- ввести традицию выполнения (каждую вторую субботу месяца едем в гости в бабушке или каждую пятницу встречаемся с подругами в кафе или в каждую встречу с родителями делать заготовку еды на будущее),
- поощрять себя за соблюдение выбранного режима для того, чтобы ввести эти рутины в привычку.
- важность - оставшиеся дела можно оставить как есть или проранжировать по степени серьезности последствий при их невыполнении.
ШАГ 3. Каждый день выделяем 1-2 часа на то, чтобы закрыть дела из списка срочных и мелких по затратам времени и сил. Кроме мелких и не значительных, сюда относятся те дела, которые требуют критических сроки выполнения и просрочка которых может навредить морально или материально: оплата коммунальных платежей, штрафов, телефона, кредита, сдача отчетов, важный звонок, медицинское обследование, ремонт обуви, крана, роутера, страховка и техническое обслуживание машины).
ШАГ 4. И вот у нас остались важные цели и задачи. Берем одну, разбиваем ее на под и пол-под задачи - делим так сильно, чтобы выполнение этого маленького шага не вызывало у нас страха и отторжения. И приступаем к реализации: шаг за шагом, маленькими шажками, давая себе реальное время, ставя реальные дедлайны и поощряя себя за каждый успех (не во вред, конечно). Оценивайте свои возможности так, чтобы не перегнуть палку, не переусердствовать и тем самым не потерять мотивацию.
Реализовав эти элементарные универсальные шаги, Вы сможете навести порядок в делах, освободит голову для новых идей и проектов и просто сделать свою жизнь проще и качественнее.
О том, как впихнуть все дела в один короткий день, я расскажу уже скоро.
До встречи.