Привет, это Никита Белоголовцев. Оказывается, с помощью блога классно приучать себя к хорошим привычкам. Написал про то, как не надо планировать своё время — и теперь стыдно повторять вещи, которые советовал не делать другим. Попробую распространить этот опыт на правила деловой переписки.
Вообще письма совсем не моя сильная сторона, но на днях я наткнулся на старый пост в телеграме своей бывшей коллеги Ани Сазоновой. Она работала бренд-менеджером сайта "Мел" и отвечала за самые разные вещи, в том числе и многочисленные партнёрства. Такие люди отвечают в обычно на десятки, а ближе к праздникам на сотни писем в день. Поэтому в тексте много советов эксперта по переписке (Ани) и немного от меня.
1. Всегда указывайте тему письма. Не указали – доставили огромное неудобство вашему партнеру по переписке.
2. Всегда представляйтесь. Очень неудобно вести переписку с человеком, который пишет от имени «PR служба ГУПП ГЧК УК». Если вы не поддерживали коммуникацию с человеком больше месяца – снова представьтесь и напомните, по каким вопросам вы общались ранее.
3. Перед тем, как отправить письмо, проверьте его на ошибки и опечатки. Обратите особое внимание на имя адресата: всем Динам обычно не нравится быть Дианами, а Майям – Мариями. Если все-таки ошиблись, но заметили это после отправки, сразу же напишите письмо с извинениями.
4. Изложите суть дела коротко и понятно. Литературные таланты – это хорошо, но иногда приходится читать письмо раз пять, чтобы сообразить, чего от вас вообще хотят. И это бесит.
5. Сразу же задавайте конкретные вопросы и делайте предложения, если они у вас есть. Это очень экономит всем время. Относится и к переписке в мессенджерах – не надо писать «привет» и ждать, пока вам ответят. Будьте стремительны!
6. Если вы хотите что-то приложить к письму, сделайте это сразу же, как написали об этом. Потом забудете. Такое же правило работает, когда вы собираетесь добавить кого-то в копию.
7. Не звоните и не пишите в мессенджер тут же со словами «я только что отправил вам письмо, вы видели?». Просто не делайте так, пожалуйста. Никогда.
Это были советы от Ани, теперь несколько дополнений от меня:
8. Если ответ на письмо займёт у вас меньше семи минут — ответьте сразу. Вам всё равно придётся ответить, вы можете сделать это быстро, зачем откладывать? Ни ваша жизнь, ни жизнь вашего собеседника не станет лучше, если напишете эти же пять предложений не сейчас, а спустя десять часов.
9. Помечайте письма, на которые не отвечаете сразу, как непрочитанные. Потому что иначе забудете про них. И самое обидное, что забудете в самый неподходящий для этого момент.
10. Не игнорируйте кнопку «ответить всем». Существует гипотеза, что люди, выбрасывающие собеседников из важных цепочек писем, обречены на особые мучения в следующей жизни. Сомнительно, конечно, но лучше не рисковать.
11. Не отправляйте письма глубокой ночью. Да, есть некоторое количество ситуаций, когда без этого не обойтись. Но лучше на всякий случай каждый раз задавать себе вопрос: «а это точно та ситуация?». Если можете отложить отправку на утро — отложите. В 90% ночных писем будут ошибки или опечатки, а остальные 10% вообще не стоило отправлять.
12. Проверяйте спам (и не только в почте) раз в неделю. Это займёт у вас не больше десяти минут, а упущенные из-за спам-фильтров возможности обычно будут стоить вам больше.
И, да, несмотря на все правильные слова в этом тексте, я регулярно забываю кому-то отвечать. Если вы вдруг это читаете и недоумеваете, пните меня, и я отвечу.