ИНОГДА ПИСЬМО — ЭТО НЕ ПРОСТО ПИСЬМО. ЭТО ДАННЫЕ.
Современные компании существуют в мире, где знания, скорость и возможности — это ключ к увеличению доли на рынке и, следовательно, доходов. Готовясь к будущему, многие отрасли уже переняли принципы цифровой трансформации, чтобы иметь реальное преимущество перед конкурентами за счет эффективности и наличия необходимой инфраструктуры. Однако, чтобы действительно трансформировать бизнес, необходимо принимать во внимание каждый аспект работы организации. Даже такой скромный, как обработка почты.
Традиционно этот процесс происходил в помещении для хранения и сортировки мешков с корреспонденцией и не мыслился без ручной работы. А где есть ручная работа — там часто возникают ошибки. И хотя большинство писем успешно доставляются по адресу, некоторые отправляются не туда или теряются. Как правило, никто не регистрирует отправленные и полученные письма. Хотя они и связаны с бизнесом, обычно их читают один раз, а затем выбрасывают или отправляют в архив. Кратко говоря, весь процесс является трудоемким и неэффективным, таит множество возможностей для ошибок и плохо способствует распространению информации.
ОТДЕЛ ОБРАБОТКИ ПОЧТЫ ИГРАЕТ ВАЖНУЮ РОЛЬ В КОММУНИКАЦИЯХ НА УРОВНЕ ВСЕЙ КОМПАНИИ
Даже отдел обработки почты можно перевести на цифровые технологии
Электронная обработка почты существует уже много лет, но ее внедрение до сих пор часто остается источником загадок и тревоги для многих компаний. По сути, это классический пример так называемой «гибридной» офисной среды, где цифровые технологии внедрены, но неразрывно связаны с элементами ручной обработки. Начиная с базовых действий, таких как сканирование документов для создания электронных копий, отдел обработки почты играет важную роль в коммуникациях на уровне всей компании и является таким же общепринятым каналом обмена информацией, как электронные письма, телефонные звонки и мгновенные сообщения. Новые технологии, такие как роботизированный захват изображений, электронные формы и искусственный интеллект, применяемые при распознавании и классификации почты, делают современный цифровой отдел обработки почты подлинно интеллектуальным решением. Это огромный прогресс по сравнению с временами, когда приходилось вручную разбирать конверты и грузить их на тележку.
Внимание, соблюдение требований и конфиденциальность
Для юристов безопасность данных ожидаемо стоит на первом месте, и с внедрением цифровой обработки почты международная юридическая фирма DWF LLP обеспечила соблюдение строжайших международных стандартов информационной безопасности и смогла получить сертификат ISO 27001. При этом затраты на хранение физической корреспонденции сократились больше чем на 50 %, а прогнозируемая годовая экономия составит более миллиона фунтов стерлингов.
Внедряя такие решения, бизнес получает в свое распоряжение целый новый канал обмена данными, благодаря чему повышается уровень обслуживания клиентов и значительно упрощается доступ к информации для сотрудников. Однако это, очевидно, приносит с собой и новые заботы о конфиденциальности данных. До наступления цифровой эпохи, если письмо отправлялось не туда, это могло привести к некоторой путанице и замедлению процессов обработки. Теперь же, с введением общеевропейских директив о защите персональных данных (например, Регламента GDPR), ошибка такого рода может привести к гораздо более крупным неприятностям. Если конфиденциальная информация попадет не в те руки, организация рискует получить огромные штрафы от регулирующих органов за нарушение безопасности данных, не говоря о рыночных последствиях потенциального разглашения бизнес-секретов. Грамотные инвестиции в цифровые решения для обработки почты позволяют исключить ошибки, обусловленные человеческим фактором, и снизить риск нарушения требований.
Перемены — это хорошо
Рабочая среда изменилась почти так же сильно, как и способы работы. В некоторых сферах уже нет необходимости каждый день ходить в офис, а для работы мы используем различные цифровые инструменты, такие как Skype, Slack, Teams или даже просто электронная почта. Идея находиться в офисе, чтобы получать письма, кажется уже почти абсурдной. С другой стороны, по мере того как способы работы становятся более гибкими, правила обращения с потоками данных неизбежно делаются более строгими, а бизнес-коммуникации — более сложными и разнообразными. Физические отделы обработки почты прошлого десятилетия уже не вписываются в перспективный бизнес, ориентированный в первую очередь на цифровые технологии. И важно помнить: с появлением более интеллектуальных технологий отдел обработки почты может превратиться в важнейший коммуникационный центр компании.
Автор: Фабрицио Фальцарано (Fabrizio Falzarano)