Кадровый учет. Что это?

Кадровый учет — это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником.

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета — важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Каждая из ошибок в кадровом учете может крайне негативно сказаться на руководстве организации и привести к серьезным последствиям. Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, и довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Для того чтобы понять почему аутсорсинг все таки надежней, давайте разберемся, за какие ошибки в кадровом делопроизводстве какие штрафы грозят? Чем могут заинтересоваться государственная инспекция труда и налоговики?

Теперь работодателям стоит бояться не только ретивых бывших сотрудников, но и проверяющих, штрафы которых за нарушение, в том числе и кадрового делопроизводства, могут довольно серьезно ударить по бюджету организации. С 1 января 2015 г. начали действовать изменения в Кодексе РФ об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ), затрагивающие нарушение норм трудового законодательства.

Ошибки при заключении трудового договора

Согласно ч. 1 ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, а также фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной форме (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

В ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ написано, что работодатель будет привлечен к ответственности, если:

• уклоняется от оформления трудового договора с сотрудником;
• не выполнил правила о надлежащем оформлении трудового договора;
• заключил гражданско-правовой договор вместо трудового.

Если любая из этих ситуаций будет обнаружена проверяющими, то:

• должностное лицо работодателя (скорее всего, руководителя компании) оштрафуют на сумму от 10 000 до 20 000 руб.,
• а саму организацию на гораздо более ощутимую сумму - от 50 000 до 100 000 руб.

Пример из судебной практики. В связи с многочисленными жалобами граждан о нарушениях трудовых прав прокуратура выдала государственной инспекции труда (ГИТ) требование о проведении внеплановой проверки соблюдения трудового законодательства у работодателя (ООО). Трудовая инспекция установила, что, несмотря на то, что в 2014 г. работодатель заключал гражданско-правовые договоры по оказанию услуг, между исполнителями и заказчиком работ, выступающим фактически в роли работодателя, установлены признаки трудовых отношений. Поэтому отношения со всеми работниками были признаны трудовыми.

В связи с этим было установлено, что работодатель:

• не оформил трудовые договоры в письменной форме при фактическом допущении сотрудников к работе (в нарушение ч. 2 ст. 67 ТК РФ);
• не издал приказы о приеме их на работу (в нарушение ч. 1 ст. 68 ТК РФ);
• не вел трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (в нарушение ч. 3 ст. 66 ТК РФ);
• заработную плату работникам выплачивал реже, чем каждые полмесяца (в нарушение ч. 6 ст. 136 ТК РФ).

На основании этого работодатель был оштрафован на 50 000 руб. Суд признал предписание ГИТ законным (см. Решение Московского городского суда от 10.08.2015 N 7-8309/15).

Иные ошибки в кадровом делопроизводстве

В эту группу согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ относятся все остальные нарушения в ведении кадрового делопроизводства, например:

• ошибки при оформлении приказов о приеме на работу, увольнении, переводе и пр.;
• отсутствие ознакомления работника под подпись с локальными нормативными актами и др. кадровыми документами;
• ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей в них;
• ошибки при составлении штатного расписания;
• отсутствие графика отпусков или нарушения в его ведении/внесении изменений;
• ошибки при составлении должностных инструкций и пр.

Наказание за подобные нарушения немного ниже, чем за ошибки при заключении трудового договора:

1. должностное лицо организации будет оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 руб.,
2. а юридическое лицо - от 30 000 руб. до 50 000 руб.

Поясним один момент, в отношении которого у практиков порой возникают вопросы. С какими кадровыми приказами работника обязательно нужно знакомить под подпись? С любыми, где он фигурирует, или только с теми, которые прямо указаны в нормативных правовых актах?

Есть целый ряд иных приказов, с которыми нужно знакомить сотрудников, несмотря на то, что прямого указания в ТК РФ на это нет. Например, приказ о направлении работника в командировку или о введении режима неполного рабочего времени и пр.

Для чего работников ознакамливают с приказами? Есть два основных повода:

• приказ регулирует трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения с данным работником, например, работника принимают на работу или увольняют, ему объявляется выговор за нарушение трудовой дисциплины, его переводят на другую работу и т.д. Конечно, он должен об этом знать;
• приказ содержит поручение, ответственным исполнителем по которому назначен данный работник.

В ст. 22 ТК РФ в обязанностях работодателя указано, что он должен знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Ну и наконец, не лишним будет получить подпись сотрудника на других приказах, например о переносе отпуска и отзыве из него, затрагивающих порядок оплаты труда, влекущих изменение режима работы, и пр. (по сути, любые приказы, которые так или иначе касаются прав и обязанностей сотрудников).

Анализируя судебную практику, можно сделать вывод, что трудовые инспекторы охотно штрафуют организации именно по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, ведь сюда подпадает любое нарушение норм трудового права. В рассмотренном ниже деле инспектор нашел сразу несколько нарушений у работодателя.

Судебная практика. Государственная инспекция труда в г. Москве 05.06.2015 признала работодателя (ООО) виновным в совершении правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и назначила наказание в виде штрафа в размере 30 000 руб. В ходе проверки были выявлены следующие нарушения:

1. локальными нормативными актами не установлен и не утвержден порядок индексации заработной платы (в нарушение ст. 134 ТК РФ);
2. в положении об оплате труда не определена система оплаты труда в части установления размеров тарифных ставок окладов/должностных окладов (в нарушение ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
3. в локальном нормативном акте (инструкции о разъездном характере работы) не установлен размер возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (в нарушение ст. 168.1 ТК РФ);
4. на экземпляре трудового договора одного из работников, хранящегося у работодателя, отсутствует подпись о получении работником экземпляра трудового договора на руки (в нарушение ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Работодатель пытался оспорить указанное постановление, но суд признал его законным.

Итак, мы разобрались, что за нарушения в сфере кадрового делопроизводства могут оштрафовать по ч. 1 и 3 ст. 5.27 КоАП РФ. Это входит в компетенцию государственной инспекции труда (ГИТ).

С конца 2018 года Федеральная служба по труду и занятости изменила принцип применения административных наказаний в отношении малых предприятий (о направлении соответствующего письма в свои территориальные органы в ходе заседания Общественного совета при Роструде сообщил глава ведомства Всеволод Вуколов):

• если инспектор обнаруживает нарушение у работодателя впервые, и оно не связано с непосредственной угрозой жизни работников,
• то руководителю малого предприятия выдается предупреждение и предписание исправить нарушение. Штраф будет накладываться только в случае повторного выявления правонарушения.

Что может заинтересовать налоговиков?

Некоторые из кадровых документов одновременно являются первичными учетными документами в бухгалтерии. Раньше их унифицированные формы были утверждены Госкомстатом России.

Они просуществовали до конца 2012 г., т.к. с начала 2013 г. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) потребовал от организаций применять утвержденные своим руководством формы (так сказать, предоставил свободу действий в принудительном порядке). Кто-то воспользовался этим и разработал собственные формы, но большинство переутвердило старые привычные и продолжило ими пользоваться.

Если в организации забыли утвердить эти формы либо они не содержат предписанных реквизитов, то данное нарушение входит в компетенцию налоговых органов, а не ГИТ. Судя по сложившейся практике, трудовая инспекция наказывать за это не будет, а вот сообщить коллегам из налоговой инспекции вполне может (территориальные органы данных ведомств активно обмениваются информацией). ( Их перечень дан в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете")

Напомним, что любые первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены правильно (в т.ч. в соответствии со ст. 9 Закона о бухучете). Документы, которые составлены с нарушением, не могут быть приняты к учету. При проверке налоговики могут посчитать, что тем самым компания нарушила правила учета доходов и/или расходов, и привлечь ее по ст. 120 НК РФ к ответственности:

• 10 000 руб. штрафа грозит организации за нарушение в одном налоговом периоде;
• 30 000 руб. - если компания будет поймана на нарушениях, совершенных в течение более одного налогового периода.

Для того чтобы избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов, обращайтесь к нам в Бизнес - Гарант, где профессионалы своего дела грамотно будут вести кадровый учет на вашем предприятии.

Спасибо за прочтение! Пишите в комментариях все вопросы, которые вас интересуют

Подписывайтесь на наш канал и будьте ведите бухгалтерию грамотно! наш youtube-канал Перейти на сайт компании