Компании умирают в основном не от голода, а от проблем с пищеварением.
Собрания любят практически все руководители и не любят практически все сотрудники. Однако любого рода встречи, являясь элементом оперативно-тактического управления, крайне важны для обеих сторон.
По своей основной цели, они должны помогать координировать и синхронизировать движение, а по факту часто получаются, что работники морально к нему настраиваются, закрываются, дышат глубже и выходят, вытирая пот со лба трясущимися руками, либо в непонимании, что это было и, главное, для чего это было?
Провести собрание не так просто, безусловно, здесь действительно желательны соответствующие знания и практика. Много практики, чтобы планерки и встречи, как орудия руководителя, стали достигать целей.
В этом посте мы приведем основные пункты, которым должен следовать руководитель, чтобы провести эффективную и продуктивную встречу с участниками своей команды.
Во-первых, руководитель должен осознать, что для своих сотрудников начальник- это ресурс. Вы должен быть/стать ресурсом.
Во-вторых, собрания должны быть регулярными и всегда начинаться в одно время.
Возможно более 1 собрания в неделю. Возьмем понедельник- день основного собрания и пятницу- дополнительное, для подведения итогов.
В таком случае,
Собрание в понедельник- sale meeting- начало в 9:00. Длительность 45 минут (максимум!).
Собрание в пятницу- начало в 14:00. Длительность- 15 минут.
Sale meeting
Всегда должны присутствовать самые влиятельные персоны с ответственностью в компании, не только отдел продаж. То есть, если у вас проходит собрание, а сотрудник находится территориально в другом месте- используйте, без сомнения, skype или подобный метод. Польза будет всем.
Как думаете, кто у вас считает, что не участвует продажах и не влияет на них? (об этом поговорим дополнительно в следующих)
Не растягивайте время, Вы- дирижер. Отвели на собрание 45 минут, значит 45 минут. Даже если кто-то не успел высказаться или договорить. Встаете и, корректно вклиниваясь, говорите- "встреча закончена…", если в ответ слышите, “подожди...”, отвечаете, «ну значит в этот раз плохо работали, структурируйте свои мысли, вопросы по пунктам с аргументацией в 1-2 предложения..”. Только, пожалуйста, корректно. Без уничижения, ехидства и любых негативных проявлений в голосе и лице.
Готовьтесь к собраниям. Вы- пример. Будьте им. Сделайте материалы, продемонстрируйте наглядно результаты в презентациях PDF или Power Point.
Наглядность повышает процент усвоенного материала. У нас все отчеты формируются за 5 минут в корпоративном стиле.
Наиболее эффективная структура собрания:
1. Подведение итогов.
- Что мы сделали по заданиям с прошлой недели.
2. Повестка сегодняшнего дня.
- Общий план и персонализированные задачи по сотрудникам, отделам.
- Проблемы, ожидания..
3. Остальные вопросы.
- Новости
- Вопросы, уточнения
4. Подведение итогов, резюмирование встречи. Перечисление задач и ответственных лиц.
Помните про свой статус дирижера- Вы даете слово и забираете слово, ограничивая заранее время речи коллеги и не забыв его поставить об этом известность.
Через 15 мин. после завершения собрания секретарь (тот, кто будет протоколировать на собрании) должен отправить всем email «это итоги сегодняшней встречи». Если продавцов много, то такое письмо отправляется только начальникам отделов.
Задачи на неделю может получить кто угодно, стремитесь к этому: генеральный директор, коммерческий директор, продавец, маркетолог и другие. Все участники команды- ресурсы, вне зависимости от занимаемой должности
Пятничное собрание.
Также всегда начинается в фиксированное время. Дисциплина требуется коллективу.
Длительность- 15 минут. Этого достаточно, чтобы показать итоги недели, выявить лидеров, проблемы с которыми столкнулись и дать задания сотрудникам, к примеру, предложить варианты решения в понедельник. Без неопределенных “лучше, выше, сильнее”, аргументируя цифрами, фактами и опытом, подсказывая инструменты и решения.
Проводите на позитивной ноте. Отправляйте команду на выходные воодушевленными. В этом случае, они будут генерировать мысли и идеи в свои выходные и в понедельник придут с оформившимися ответами и предложениями. А если они не оформились, читаем выше “ну значит в этот раз плохо работали, структурируйте свои мысли, вопросы по пунктам с аргументацией в 1-2 предложения..”. Таким образом, мы повышаем эффективность каждого сотрудника.
Материалы по практически любым рабочим вопросам формируются в Биплан24 моментально, вы можете выгрузить графики, таблицы, диаграммы и их наборы для презентации, отправить до собрания начальникам отделов с комментарием или вопросом, чтобы тот успел подготовить корректный ответ, отправить на печать и сделать раздаточный материал команде.
Проводите собрания со своей командой эффективно и продуктивно, не размазывая слово ложкой, а обосновывая конкретными показателями, расчетами и цифрами.
Ваша команда, БИПЛАН24
info@biplane24.ru
+7(499)-495-45-78