Кроме основных основных отчетов, о которых я рассказала здесь, есть еще ряд дополнительных показателей, требующих вашего регулярного контроля. Рассмотрим их.
Средний объем продаж по сотруднику
Этот показатель кроме анализа прибыли показывает эффективность работы менеджера. Иногда с увеличением числа сотрудников средний объем продаж на одного менеджера уменьшается. При этом общие продажи по отделу растут. Не стоит принимать на работу новых сотрудников, пока средний объем продаж на одного менеджера не увеличится до запланированной цифры. Этот отчет помогает регулировать численность сотрудников в отделе продаж и постоянно увеличивать прибыль.
Отчет по отказам
Отчет дает информацию о причинах отказов клиентов на каждом этапе воронки продаж. Построение отчета выполняется отдельно для каждого этапа. Анализируется каждая причина и устраняются допущенные ошибки. Это могут быть как ошибки в скриптах продаж, так и неправильно составленное коммерческое предложение.
Качество клиентского портфеля
Этот отчет строится по текущей клиентской базе для каждого сотрудника и отображается в виде диаграммы. С помощью отчета можно наглядно увидеть долю в % клиентов разных категорий (А, В и С) в общей массе клиентов по менеджеру. Отчет составляется за любой календарный период, но чаще за квартал.
Доля клиентов в разрезе регулярности сделок
Отчет строится в виде диаграммы и наглядно показывает периодичность отгрузок по менеджеру за определенный период времени. По отчету можно понять, какая доля клиентов покупает 1–2 раза в неделю, какая доля 2–3 раза в месяц, сколько клиентов менеджер отгружает 1 раз в месяц и реже. По итогам отчета РОП корректирует работу сотрудника, чтобы увеличить регулярность сделок.
Использование совещаний
Лучших результатов добиваются компании, в которых налажена система планерок и совещаний. Такой вид контроля дает возможность вовремя вносить в работу корректировки, постоянно отслеживать показатели и лучше мотивировать персонал. Периодичность собраний в ОП: ежедневные (30 мин), 1 раз/неделю (1 час), 1 раз/месяц (2 часа). Возможно использовать в течение дня «пятиминутки» для контроля оплат и уточнения задач (например, 1 раз в 3 часа).
На ежедневных планерках ставятся планы на текущий день, и подводятся итоги за предыдущий период. Анализируются ошибки, промежуточные показатели, тенденции продаж. Удобно выполнять анализ с помощью «Доски» с применением «светофора». Фиксируются все цифры по ожидаемым оплатам и сделкам. Итоги собрания должны быть у каждого участника – это увеличивает мотивацию.
На еженедельных совещаниях подводят итоги за неделю, анализируют звонки, допущенные ошибки, проводят тренинги. На этих собраниях сообщают о новых продуктах, изменениях в ценовой политике, дают обратную связь.
Желательно проводить собрания по итогам месяца. На них подводят итоги за месяц, анализируют выполнение/невыполнение планов. Озвучивают изменения в стратегии компании и маркетинговую политику на следующий месяц.
Контроль с помощью мессенджеров
С задачами контроля и коммуникаций в компании хорошо справляются CRM, электронная почта и др. Но для получения информации или ответа на вопрос нужно зайти в систему, а это занимает определенное время. Руководитель может быть на встрече, а менеджер «в полях» и доступ к данным затруднен. Как быстро решить вопрос не обращаясь к системе?
Настройте быстрый канал коммуникации в отделе с помощью мессенджеров (WhatsApp, Telegram, Viber и др.). Этот способ общения хорошо подходит для тех компаний, в которых сотрудники находятся географически в разных местах. Такой канал можно использовать для следующих задач:
- контроль промежуточных данных, которые находятся в общем доступе и служат дополнительной мотивацией для команды. Все участники чата видят результаты друг друга и стремятся улучшить свои показатели;
- для обучения – отправлять для прослушивания успешные разговоры, обмениваться удачным опытом;
- постановка небольших задач, обсуждение планов, мотивация продавцов;
- контроль рабочего дня сотрудников. Не все компании располагают видеонаблюдением или электронными ключами. Можно использовать режим геолокации мобильного телефона – сотрудник отправляет руководителю свое местонахождение. Такой контроль значительно улучшает рабочую дисциплину и уменьшает число опозданий.
Внедрение системы отчетности повышает общую эффективность работы отдела продаж. Регулярные замеры основных контрольных показателей позволяют быстро вносить корректировки в работу и повышают мотивацию сотрудников. Вот наглядный пример. Опыт компании по торговле одеждой оптом – выручка за 2 месяца после введения инструментов отчетности и контроля выросла на 40 %. Отличный результат, который доступен каждому руководителю компании.