Четвёртый этап – если организация давно ликвидировалась, следует определить в какой архив могут быть переданы документы. При этом необходимо учитывать, что АРХИВ НЕ ВСЕГДА НОСИТ НАЗВАНИЕ «АРХИВ»! В районах – это чаще всего Архивный отдел при администрации города/района, в крупных городах областной архив может называться «ЦЕНТР ДОКУМЕНТАЦИИ», «АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ» (документы по зарплате и стажу на языке архивистов и делопроизводителей называются документами «по личному составу»).
В первую очередь нужно обращать внимание на подчинённость организации. Если в печати в трудовой книжке фигурирует сокращение «обл» (облшвейбыт, областного исполкома и т.п.), то необходимо в первую очередь обращаться в ОБЛАСТНОЙ архив, если – «гор» (гортепло, гортрест и т.п.) – обращаться в ГОРОДСКОЙ. «Моя организация находилась в городе» - это не аргумент! В областном центре всегда расположено много организаций, но если они относятся к областному подчинению, то, как правило, их передают в областной архив, а не в городской. Конечно, исключения бывают, но если Вам по телефону работники областного архива заявляют, что у них нет ничего по городским организациям, а работники городского уверяют, что ничего областного не хранят, не надо с ними спорить, упирая на место расположения. Кроме того города постоянно растут за счёт пригорода. Возможно, что территория, которая на относится к городу сейчас, на момент ликвидации организации еще не была городской. В этом случае необходимо обращаться в РАЙОННЫЙ архив. Для работников сельской местности важно уточнить отношение территорий к районам (в разные годы одно и то же село могло принадлежать разным районам. Например, село Боровички в 80-е годы входило в состав Сушенинского района, а потом эту «пограничную» территорию приписали к укрупнившемуся Беляковскому району в 1992 году. Таким образом часть документов может быть в архивном отделе администрации Сушенинского района, а часть – в архивном отделе администрации Беляковского района.
Документы филиалов организаций могут находиться на хранении в архиве, как по месту нахождения самого филиала, так и по месту нахождения головного офиса.
В интернете на официальных сайтах администраций в разделах «структура администрации», «отделы администрации» можно найти информацию местного Архивного отдела о конкретных организациях, документы которых находятся у них на хранении. На официальных сайтах архивов и центров документации также присутствует такая информация в разделах «Список фондов по личному составу», «Документы по личному составу»
Кроме того информация о вашем стаже и зарплате может храниться в ведомственных архивах. Государственные структуры имеют собственные архивы. Работавшим на военных должностях следует обращаться в ближайший военкомат (там Ваш запрос переправят сами работники в нужный архив). Если Вы работали в населенных пунктах близ железных дорог, Ваши документы могут храниться в одном из архивов «Российских железных дорог» (списки железнодорожных школ, больниц, лесозаготовительных пунктов и других организаций можно найти на официальном сайте «РЖД»). Если в печати фигурирует надпись «Министерство», то, возможно, Ваши документы находятся в министерстве. Например, если в печати написано «Министерство сельского хозяйства области. Межколхозное строительное объединение» документы могут быть в областном министерстве сельского хозяйства.
Поискать документы по зарплате и стаже в общероссийском масштабе Вы также можете с помощью интернет-портала «Архивы России» по Базе данных по местам хранения документов по личному составу в разделе «Архивный фонд Российской Федерации».