Предприниматели и директора постоянно находятся в поисках способов оптимизации расходов. Сегодня мы разберем один из них — сокращение затрат на документооборот.
Бумажный документооборот
Для начала определим, из чего складываются расходы: бумага и картриджи для печати, курьерские или почтовые услуги. А также время работы сотрудников на подготовку документов, заполнение конвертов, очереди на почте.
В качестве примера возьмем компанию «Ромашка», которая оказывает телекоммуникационные услуги юридическим лицам: телефония, доступ в интернет и т.д. Среднее число контрагентов, которым она ежемесячно отправляет документы — 1 000. Ежемесячно «Ромашка» отправляет им счета на оплату в одном экземпляре, а счета-фактуры и акты в двух.
Для распечатки 5 000 документов «Ромашка» тратит:
• 2 200 рублей на бумагу ( 220 рублей х 10 пачек бумаги);
• 1 100 рублей на картридж (рассчитан на 8 000 напечатанных страниц).
Итого на печать документов расходуется 2 850 рублей без учета трудозатрат.
Цена курьерской доставки одного пакета документов в пределах города начинается от 250 рублей. Доставка 1 000 пакетов обходится компании в 250 000 рублей ежемесячно.
В год «Ромашка» тратит 3 034 200 рублей на бумажный документооборот, используя доставку курьером. Помимо этого сотрудники тратят много времени на рутинную по подготовке и отправке документов. К тому же не все контрагенты отправляют обратно подписанный комплект документов, зачастую приходится напоминать и высылать письмо повторно. Отсутствие закрывающих документов при проверке ФНС может обернуться для «Ромашка» крупными штрафами.
Также мы не включаем в этот расчет дополнительную корреспонденцию: уведомления об изменении тарифов, соглашения и т.п.
Электронный документооборот
Мы предложили «Ромашка» программное решение «DiState: Документооборот». Это система ЮЗ ЭДО с локальным электронным архивом в частном облаке компании без тарификации документооборота. Внутри системы «Ромашка» может отправлять и получать любые документы от контрагентов. У компании всегда будет доступ к системе и архиву, а данные, передаваемые в системе, не покидают её серверов.
Благодаря готовым модулям интеграции, все документы (УПД, счета-фактуры, акты и т.д.) автоматически приходят во внутреннюю систему учета. Бухгалтерия «Ромашка» привыкла работать в 1С и мы интегрировали её с «DiState: Документооборот» для работы со счетами-фактурами и актами в привычном интерфейсе. Объем хранилища и срок хранения документов компания определяет самостоятельно.
Стоимость годовой лицензии «DiState: Документооборот» для обмена с 1 000 контрагентами — 36 000 рублей, экономия компании «Ромашка» составила 2 998 200 рублей в год.
Электронный документооборот экономит не только деньги компании, но и трудозатраты сотрудников. А быстрая доставка контрагентам счетов, значительно ускоряет получение оплаты услуг.