Иногда закон требует от компетентных должностных лиц удостоверения подлинности документов на разных уровнях. Проверка подлинности документов регулируется нормами общего права и статутного права.
Например, удостоверение подлинности документов, провозглашение подлинности документов и судей мира и уполномоченных по принятию присяги. В отношении удостоверения подлинности документов провозглашение "удостоверяющим подлинность" применительно к документу означает следующее удостоверять подлинность подписи, полномочия лица, подписавшего документ, и, в соответствующих случаях, подлинность печати или штампа, которые проставлены в документе.
Формы удостоверения подлинности документов включают нотариальное заверение, подтверждение подлинности, заявление под присягой и использование печати или штампа.
Когда нотариус заверяет документ, удостоверяет личность подписывающего, понимает и удостоверяет, что подписывающий, является свидетелем подписания документа, а затем подписывает сам документ как свидетельство того, что подписывает подпись в их присутствии.
Нотариально заверенный документ может также содержать оттиск официальной печати нотариуса. Нотариальная печать состоит из полного имени нотариуса, области, в которой он/она осуществляет свою деятельность, слово "нотариус" и эмблема.
Документы, которые требуют нотариального заверения, включают договоры аренды, брачные договоры, доверенности, сервитуты, завещания и облигации.
Цель нотариального заверения — формальная проверка наличия документа или положения дел, в той мере, в какой это может быть проверено лицом, уполномоченным на это.
Признание, с другой стороны, является актом, в котором нотариус (или администратор, должностное лицо) подтверждает, что сторона в присутствии нотариуса признала, что подписала добровольно документ, предназначенный для указанной цели.
Проверка — это акт, в котором нотариус заверяет на бумаге, что в определенный день человек явился к ним и подписал их в присутствии. Затем нотариус представляет документ, подписанный лицом в качестве доказательства личности человека.
В случае заявления, сделанного под присягой, уполномоченный по ней подтверждает, что декларант понимает содержание заявления, которое он делает, и помогает заявителю принести присягу. Декларант подписывает декларацию перед комиссаром. Комиссар по присяге ниже подписи декларанта указывает, что декларант признает содержание декларации. Затем он/она указывает дату и место принесения присяги, собирая вместе со своими (комиссаром) данными. Но при нотариальном заверении нотариус берет обычную фотокопию документа и подтверждает, что он является подлинной копией его оригинала.
Кроме того, печать — это рисунок, напечатанный на воске, или первоначальный или другой рисунок, тисненный на документе, чтобы показать подлинность документа. Кроме того, печать защищает оригинальность документа.
Провозглашение подлинности документов свидетельствует о том, что уровни удостоверения подлинности документов различаются в соответствии с требованиями закона.
- Во-первых, он требует, чтобы административный сотрудник удостоверял подлинность подписи на документе своей подписью с использованием сертификата удостоверения подлинности по желанию. В удостоверении подлинности указывается имя и должность административного сотрудника, то, что конкретное лицо подписало документ в присутствии административного сотрудника, что он лично знал подписавшую сторону или других свидетелей и указывает дату и место его подписания аутентификация.
- Во-вторых, он/она должен/она удостоверить подлинность документа из страны для использования в ней с помощью подписи и печати или штампа или заявления об отсутствии печати. Использование сертификата все еще является необязательным.
- В-третьих, для удостоверения подлинности исходящего из документа для использования в другой стране административный сотрудник должен приложить к документу апостиль, свою подпись и печать или штамп офиса.
- В-четвертых, что касается удостоверения подлинности документов, поступающих из-за пределов страны и используемых в ней, то в зависимости от места происхождения документов Декларация чередует удостоверение подлинности с помощью подписи, сертификатов, печати или штампа.
Следует отметить, что в Прокламации не уточняется форма подписи, достаточная для удостоверения подлинности документов или подписи. В нем дается определение "подписи" в отношении документа, которое "включает оформление документа любыми другими законными средствами".
Кроме того, в Прокламации к актам, связанным с удостоверением подлинности документов, прилагаются презумпции.
Во-первых, она дает свидетельству об удостоверении подлинности презумпцию того, что оно может быть приписано подписавшему его лицу. Кроме того, в Постановлении предусматривается, что свидетельство должно быть прямым доказательством фактов, которые она подтверждает. Однако эти презумпции не исключают того, что триединый факт принятия доказательств того, что документ действительно был подписан конкретной стороной или доказывает, в каком качестве это лицо действовало. И наконец, постановление гласит, что документ, который, как представляется, подписан должностным лицом вместе с печатью или печатью его ведомства, считается подписанным этим лицом, если только не будет доказано обратное.
Если нет законодательного акта, регулирующего приобретение печати или штампа, на практике чиновник обращается к поставщику штампа с деталями, которые должны быть отпечатаны на штампе. Следовательно, получить печать относительно легко.
Можно сказать, что подпись административного сотрудника, компетентного должностного лица или нотариуса имеет ту же цель в актах удостоверения подлинности документов: удостоверять личность подписывающих сторон, удостоверять подлинность подписей в документе и формально печать или штамп служат для удостоверения подлинности документа и подтверждения его подлинности, в то время как свидетельство о подлинности приписывает документ подписавшему его лицу и является prima facie доказательством фактов, которые он удостоверяет.
Аутентифицированные документы имеют больше юридической достоверности и больше шансов при их проверке в суде. Поэтому они препятствуют мошенничеству и подделкам. Иерархии удостоверения подлинности документ стремятся к достижению целей формальности подписания.