Чтобы успешно построить карьеру, нужно не только стать профессионалом своего дела, но и отлично уметь вести деловую переписку.
О том, как соблюдать правила деловой переписки по почте, мы рассказали в этой статье.
Оперативно отвечайте на письмо
Есть люди, которые быстро реагируют на электронную почту, и те, кто медлят с этим. Старайтесь относиться к первой категории. Такая отзывчивость позволяет наладить общение с коллегами и быть в центре обсуждения и принятия решений.
Всегда указывайте тему письма и ставьте подпись
Тема письма должна выражать конкретное действие, которое вы хотите получить. Например, если вы хотите добиться согласования проекта, то в теме стоит написать «по вопросу согласования проекта».
Ни в коем случае не стоит добавлять слова «срочно, «важно», «посмотрите быстрее» – это считается дурным тоном.
Обязательно прикрепите корпоративную подпись: она задается один раз в настройках почтового клиента и автоматически прикрепляется к каждому письму.
В такой подписи обычно указывается фраза из разряда «с уважением/наилучшими пожеланиями», а также прикрепляется фио и должность автора.
Пишите четко и по делу
В письме важно каждое слово, поэтому отвечайте четко. Если вы описываете проблему, то определяйте ее ясно. Конечно, это займет больше времени, но оно того стоит: коллегам будет проще вникнуть в суть, а вы сможете еще раз структурировать для себя вопрос. Напишите черновик, внимательно просмотрите его и избавьтесь от лишнего.
Регулярно наводите порядок в папке «Входящие»
Определитесь, что делать с письмом, сразу после того, как вы его открыли. Помните правило OHIO (Only Hold It Once): обрабатывать информацию нужно сразу. Если вы читаете материал и уже знаете, что будете делать дальше, не медлите! В противном случае вы обрекаете себя на поиск письма, перечитывание и потерю времени.
Не кричите
Если у вас есть потребность высказаться эмоционально, делайте это лично. Это куда лучше, ЧЕМ ПИСАТЬ ГНЕВНЫЕ ПИСЬМА КАПСОМ!!!!1
Отслеживайте статус переписки
Если вы отправляете письмо, которое предполагает реакцию, добавьте себя в копию и пометьте письмо от самого себя – это позволит легко отследить статус по вопросу.
Помогите себе найти нужную информацию в будущем
Если вы знаете, что информация из переписки пригодится в будущем, перешлите себе это письмо и добавьте в него несколько ключевых слов, которые помогут его опознать, либо поставьте метку – современные почтовые клиенты предлагают маркировку писем сразу по нескольким критериям.
А каких правил деловой переписки по почте придерживаетесь вы?