Актуальные повестки дня и темы обсуждаются на деловых встречах. Запись разговоров на встрече является неотъемлемой частью бизнеса. Деятельность секретаря на важных деловых встречах можно разделить на две области:
1. Ведение протоколов деловых встреч:
В зависимости от целей и обстоятельств компании деловая встреча может носить формальный или неформальный характер. Обычно ведение протокола заседаний является обязанностью секретаря, который, как ожидается, будет квалифицированным и опытным в этой области. Секретарь может эффективно сэкономить время, придерживаясь следующих шагов:
а) прийти в зал заседаний раньше времени; обеспечить надлежащее размещение и другие меры для удобства участников встречи.
б) Получить повестку дня собрания, а также протокол последнего заседания.
c) Рекомендуется использовать магнитофон для обеспечения сохранения информации.
г) Дата, время и место встречи должны быть четко записаны.
д) Также должны быть записаны имена участников, которые опаздывают или уезжают рано. Это поможет их проинформировать позже об обсуждаемых вопросах.
е) В протоколе необходимо отразить вопросы, которые обсуждались на собрании, а также предложения и замечания, сделанные на собрании, с указанием лиц, которые их сделали.
ж) Подробности каждого обсуждения следует избегать.
з) Должны быть записаны только соответствующие темы. Не нужно писать под диктовку. Протокол не должен быть дословным.
2. Оформление протокола деловых встреч:
Успешно записав информацию, не менее важно оформить протокол быстро и эффективно. Это требует настоящего мастерства. Соответствующая информация должна тщательно храниться.
Лучший способ расшифровать протоколы встречи — это сделать это, пока встреча свежа в уме секретаря. Если суть понятна, то можно расшифровать записи со встречи намного быстрее. Задержка в оформлении может создать трудности при попытках вспомнить существенные моменты, обсуждавшиеся на собрании.
При расшифровке протокола нужно быть внимательным к тому, что включать и что игнорировать. Это ускоряет процесс записи. Иногда на собраниях используются грубые слова или происходят жаркие дискуссии. Позже никто не будет помнить такие вещи, и эта часть не должна быть записана. Стенограмма должна передавать нормальный тон и обсуждение без ущерба для чьих-либо чувств и эмоций. Эффективный секретарь знает, как переформулировать длительные обсуждения, чтобы сделать протокол точным и конкретным.
Реалистичная и надежная стенограмма, которая передает важные моменты самым простым и осмысленным способом, — это лучшее, что можно ожидать от квалифицированного секретаря при составлении протокола встречи.