Несмотря на то, что четкого понятия "должной осмотрительности" не содержит ни один источник права, оно активно используется налоговыми органами и судами в случаях, когда речь идет об обоснованности вычета по НДС и включении расходов в состав затрат при расчете налога на прибыль. И суды в 99 % случаев встают на сторону ФНС. На практике под проявлением "должной осмотрительности и осторожности" понимается использование налогоплательщиком всех доступных ему возможностей для получения и проверки информации о контрагенте.
Придется проявлять должную осмотрительность и нам, как же это сделать? Если Вы средний или крупный бизнес, то оптимально будет разработать специальный регламент по должной осмотрительности и осторожности и ввести должность по данному направлению или возложить эти обязанности на уже имеющегося работника, юриста, например. Ну а мелкий бизнесмен вынужден будет все делать сам.
В результате ее проявления Вы должны убедиться (и потом доказать это в ФНС или суде, поэтому все сохраняем), что контрагент является добросовестным лицом, ведет реальную хозяйственную деятельность, располагает необходимыми возможностями и ресурсами для выполнения обязательств по сделке, платит налоги, и с ним можно заключить договор без риска негативных налоговых последствий. Указанная проверка будет полезна и с точки зрения исключения гражданско-правовых рисков по исполнению потенциальным контрагентом договора.
Друзья, ниже я приведу минимально необходимый набор документов и мероприятий, которые позволят Вам обезопасить свой бизнес от претензий ФНС, никто не запрещает Вам расширить их перечень.
Проявление должной осмотрительности и осторожности можно разделить на несколько шагов.
Мероприятия до заключения договора.
- Шаг 1. Запрос определенных документов у каждого нового контрагента, документы должны быть в оригиналах или заверенных надлежащим образом копиях. Рекомендую запрашивать следующий минимальный пакет документов:
- свидетельство (лист записи) ЕГРЮЛ/ЕГРИП,
- свидетельство о постановке на учет юридического лица/ ИП в налоговом органе по месту нахождения на территории РФ,
- уведомление о постановке на учет в налоговых органах в качестве плательщика УСНО или ЕНВД, или уведомление об использовании права на освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика по НДС на соответствующий период, если контрагент не на общей системе налогообложения, с такими работать более безопасно,
- актуальная выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (выписку Вы можете сделать и сами на сайте ФНС),
- устав, учредительный договор,
- протокол (решение), приказ о назначении/избрании единоличного исполнительного органа юридического лица,
- приказ о назначении главного бухгалтера или приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера,
- лицензии на осуществление деятельности, относящейся к предмету контракта/договора, если такая деятельность подлежит лицензированию,
- доверенности на лицо, уполномоченное руководителем организации представлять ее интересы, если таковое имеется,
- копия паспорта руководителя и доверенного лица,
- документы, подтверждающие наличие у поставщика материально-технической базы (зданий, земельных участков, сооружений, автомобилей, машин и оборудования, специализированной техники, инвентаря и прочих собственных/арендованных/предоставленных в лизинг основных средств) необходимой и достаточной для выполнения обязательств по сделке,
- сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год,
- актуальная справка о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам,
- Шаг 2. Получив от контрагента пакет документов выполняем их анализ и проверку контрагента в открытых источниках информации, не забываем делать скриншот в котором будет отчетливо видно название сайта и дата. Рекомендую проверять и делать скриншоты на следующих сайтах:
- сайт ФНС, проваливаемся в подраздел сервисы и услуги. Заходим в разделы прозрачный бизнес/проверь себя и контрагента. Видимо в скором времени данные разделы будут объединены в один. В данных разделах по всем предусмотренным пунктам вводим данные контрагента,
- для себя рекомендую дополнительно проверять показатели контрагента в налоговом калькуляторе по расчету налоговой нагрузки, калькулятор находиться в разделе прозрачный бизнес на сайте ФНС,
- сайт ФССП, заходим в раздел исполнительные производства вводим данные контрагента,
- сайт арбитражного судопроизводства arbitr.ru, в разделе картотека арбитражных дел вводим данные контрагента,
- сайт ГУВМ МВД РФ, в разделе проверка по списку недействительных российских паспортов вводим данные директора и доверенного лица,
- сайт zakupki.gov.ru, в разделе в разделе реестр недобросовестных поставщиков вводим данные контрагента,
- для облегчения ручного труда и быстрого анализа контрагента рекомендую Вам использовать специальные сервисы наподобие контур фокус.
В результате анализируя полученные документы и проверку по базам данных Вы должны сделать однозначный вывод, о том, что контрагент является добросовестным лицом, ведет реальную хозяйственную деятельность, располагает необходимыми возможностями и ресурсами для выполнения обязательств по сделке и платит налоги. Если Вы не можете сделать такой вывод, то заключать договор с таким контрагентом я не рекомендую. Все предоставленные документы храним не менее 4 лет, после прекращения договорных отношений с контрагентом.
Мероприятия в процессе исполнения договора.
Если Ваши договорные отношения с контрагентом длительные, то рекомендую проводить мероприятия по проявлению должной осмотрительности и осторожности и в процессе исполнения договора не реже 1 раза в год.
Минимальный их набор состоит из:
- проверка с сохранением скриншотов по всем вышеперечисленным базам данных,
- запрос справки ФНС о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, обновленных сведений о МТБ и среднесписочной численности, бухгалтерской отчетности (баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменении капитала), выписки из книги покупок/продаж касательно ваших взаимоотношений, если контрагент на общей системе налогообложения,
- рекомендую дополнительно для себя проверять показатели контрагента в налоговом калькуляторе по расчету налоговой нагрузки на сайте ФНС,
В результате анализируя полученные документы и проверку по базам данных Вы должны сделать однозначный вывод, о том, что контрагент является добросовестным лицом, ведет реальную хозяйственную деятельность, располагает необходимыми возможностями и ресурсами для выполнения обязательств по сделке и платит налоги. Если Вы не можете сделать такой вывод, то Вам лучше не продолжать договорные отношения с таким контрагентом. Все предоставленные документы храним не менее 4 лет, после прекращения договорных отношений с контрагентом.
Ну и на последок совет - старайтесь, если это возможно, чтобы все договора подписывал директор контрагента, оптимально на Вашей территории и в Вашем присутствии, так же старайтесь не работать с доверенными лицами контрагента, если они не числятся у него в штате.
PS: Могу разработать регламент по должной осмотрительности и осторожности для вашего бизнеса, провести дистанционное обучение сотрудников.