Сотрудничество, качественная коммуникация, переговоры — кажется, так выглядят три кита успешного взаимодействия на работе. Тогда почему же так много людей загоняют себя в бесконечную череду совещаний и встреч, которые вместо пользы приносят исключительно вред?
Подавляющее большинство сотрудников, вынужденных регулярно посещать совещания на работе, чувствуют, что они поглощают их трудовую жизнь. И превращают потенциально эффективного сотрудника в белку в колесе — которая только и делает, что бегает из переговорки в переговорку. Да, изначально очень правильный инструмент взаимодействия (общаться с коллегами все же важно для корректного выстраивания работы) нередко превращается в пародию на самого себя.
Вместо того, чтобы быстро и качественно решать вопросы, встречи затягиваются — и полезными из полутора часов обсуждений можно назвать от силы минут 15-20, все остальное превращается в бесконечное повторение одних и тех же мыслей разными словами. А уж какое огромное количество в общем-то неплохих идей навсегда будет забыто после того, как люди перешагнут порог комнаты для совещаний!
Знакомые чувства? Тогда, возможно, вы готовы совершить маленький переворот! Сделать это мы предлагаем вместе с книгой Майка Сонга, Вики Халси и Тима Барреса «Революция совещаний. Как меньше "встречаться" и больше успевать».
Цитата из саммари:
Сорок три процента. По мнению офисных работников, такой процент времени теряется зря на совещаниях. Проклятье современности — бесконечные встречи, совещания и планерки без четкого плана и темы, не выливающиеся в конкретные действия и не приносящие результатов.
В книге предложена простая система, которая помогает отсеять бесполезные встречи, придать совещаниям ясные цели и повестку дня, держаться избранного плана, быстро устранять неполадки во время видеоконференций, максимально использовать технологические новинки и многое другое.
Революционные авторские методики сфокусированы на пяти болевых точках совещательного процесса, которые превращают жизнь менеджеров в бессмысленную гонку, приносят компаниям огромные убытку и сводят на нет все попытки выстроить на работе качественную систему сотрудничества.
Например, перед каждой встречей авторы советуют задавать себе простые вопросы по системе ППКС:
- Приоритет: соответствует ли эта встреча вашим приоритетам на год?Мы верим в магию слова, зафиксированного на бумаге. Если у вас еще нет письменного списка из 10 приоритетных целей на этот год, сделайте его сейчас и держите в быстром доступе — на рабочем столе компьютера или в вашем телефоне.
- Планоцель: есть ли у собрания цель и план/повестка? Хорошая цель — четко определенная, практичная и измеримая — служит участникам встречи ориентиром. А соответствующая повестка дня намечает путь к цели и уточняет, кто за какую часть встречи будет отвечать.
- Краткость: можем ли мы уложиться в меньшее время? Не назначайте длинные встречи, если цель может быть достигнута коротким разговором на 5–10 минут. Иногда встреча вообще не нужна, а вопрос можно решить разговором по телефону или общением по внутреннему чату.
- Свободное время: действительно ли у вас есть время на это совещание? Вы не можете все время проводить на встречах, вам как минимум нужно время для подготовки к ним. Резервируйте блоки времени в своем календаре для собственной работы, так вы увидите, сколько на самом деле у вас ресурса.
****
Начав относиться к собственному времени, времени коллег и совещаниям как явлению более ответственно, вы сами не заметите, как снизите их количество при этом увеличив эффективность работы.
Читайте саммари на книгу на нашем сайте или в удобном мобильном приложении (работает оффлайн), и узнайте больше не только о системе ППКС, но и о силе и слабости виртуальных совещаний, о том, как можно применить к ним Закон Мерфи, как снизить ущерб от презентаций и многое другое. Первая неделя со Smart Reading совершенно бесплатна!