Вы руководите эффективной и сплоченной командой, выполняете планы и достигаете KPI. Но вот наступает момент — вы покидаете свою команду, не важно почему.
Как спокойно и непринужденно передать бразды правления в команде, чтобы работа не остановилась, никто не обиделся, планы и дальше выполнялись, руководство было довольным.
Поделюсь своим опытом построения высокоэффективной команды, выращивания замены и передачи дел так, чтобы ничего не сломалось.
Наверняка, у каждого в практике были случаи, когда вы получаете задачу, приходите на проект, когда кто-то ушел и вообще ничего не понятно, что зачем почему, а делать надо, дедлайн за спиной.
Так что же делать?
Донт паник!
Уходить это нормально
Новые задачи, карьерный рост, изменение интересов и приоритетов. Но и уходить нужно нормально.
Вы, как руководитель, должны сделать так, что если вдруг вас собьет автобус, команда будет работать как часы.
Итак, что нужно для нормальной передачи власти и полномочий. Это человек, кому передавать (как неожиданно), и экосистема, в которой работает команда. И вот к этому и нужно подготовиться. Но готовиться нужно не за пару недель, а с самого начала формирования команды или с того момента, как вы стали ее руководителем.
Все, что нужно — преемник и экосистема.
Преемник: кто он
Кто может вас заменить? Какими качествами должен обладать такой человек, чтобы спокойно перенять бразды правления? Откуда его взять и как подготовить?
Как найти подходящего человека? Шикарно, если вы можете с самого начала выбирать человека и с его самого первого дня работы готовить к неизбежному. Мне повезло. Мой преемник получил команду в свое распоряжение спустя четыре года с момента своего прихода. Собственно, с него она и началась.
Казалось бы, все так просто. Берешь и делаешь!
Итак, как найти и подготовить преемника. В первую очередь, необходимо определиться с требованиями к такому человеку. Он должен:
- Понимать текущие бизнес-задачи
- Пользоваться авторитетом в команде и компании
- Разделять взгляды компании
- Понимать перспективы развития команды
- Уметь слушать и разговаривать с людьми так, чтобы им не хотелось удавиться
- Шутить шутки
Авторитет — команда уважает его, команда готова прислушиваться к его мнению, команда уверена в его экспертизе. А значит будет готова ему подчиняться. Как это понять? Отзывы, обзор ситуации.
Взгляды — это значит, что преемник продолжит ваши начинания, так как он согласен с вашим видением, он будет максимально стараться сохранить текущие наработки внутри команды.
Перспектива — а раз он разделяет ваши взгляды, то и будет понимать перспективы развития команды, куда она движется, каких целей хочет достичь. Например, для того, чтобы работать на более сложных с технической точки зрения проектах, предлагать варианты, команде необходимо прокачать навыки работы с запросами в БД и моделированием структуры. Преемник ваш понимает эту необходимость со стороны бизнеса и прикладывает усилия к ее достижению.
Слушать — преемник сможет вести работу с каждым членом команды по отдельности и всей командой в целом, прислушиваясь к мнениям, понимания нужды и желания.
Говорить — работа с людьми подразумевает большое количество общения с ними. Если ваш потенциальный преемник не любит общаться с людьми, то он не ваш преемник.
Шутить — ну это само собой разумеющееся. Чувство юмора позволяет сглаживать многие ситуации. Как минимум, ваш преемник должен хотя бы улыбаться, когда слышит анекдот про космос в который уже раз))
Оглянитесь, есть ли в вашей команде такой человек. А кто смог бы таким стать?
Готовим замену
Определились с требованиями к человеку. Даже решили, кто это будет. Теперь дело в подготовке этого человека к возможности взять на себя ваши обязанности.
Есть разные ситуации, в какой-то время позволяет подготовить человека за продолжительный срок, в какой-то — время поджимает. Но основные принципы подготовки они такие.
Д — делегирование!
Другого способа просто не существует. Делегирование означает, что вы отдаете какую-то задачу или несколько задач на исполнение другим человеком. Но! Но при этом ответственность за результат все еще лежит на вас.
Какие задачи можно отдать? По нарастающей:
- Мониторинг входящих запросов
- Верификация оценок
- Проверка тестовых заданий
- Собеседования стажеров
- Обучение
- Поддержание базы знаний
- Аттестации
- Собеседование специалистов
- Курирование области знаний (например, моделирование бизнес-процессов)
- Мониторинг планов развития
- Общение с участником команды один на один
И вот, если выбранный человек способен заменить вас во время отпуска и командировки, если никто не заметит вашего отсутствия, то значит преемник готов.
С первым компонентом передачи власти закончили. Переходим ко второму.
Экосистема, в которой работает команда
В это понятие я включаю следующие вещи:
- Наличие ценностей
- Гайдлайны и регламенты работы
- База знаний и материалов
- Общее видение
- Шаринг знаний и компетенций
- Самостоятельность
Такой подход способен объединить людей и сделать их настоящей командой.
Мы решаем проблемы клиентов
Ценности и общее видение
Команда должна понимать, зачем и для чего она работает. Не просто, чтобы выполнять свои профессиональные задачи и зарабатывать деньги для компании, но и нести свою особенную миссию.
Для нашей команды ценностью стало такое понимание — мы не просто описываем и фиксируем требования клиента к разрабатываемому сервису, но решаем его проблему.
И эти ценности транслируются для всех: на общих планерках, в личных беседах. Ценности команды должны стать личными ценностями каждого специалиста.
База
К пример, хранение базы на гугл дике. Здесь храним гайдлайны, регламент работы, основные принципы, материалы, книги, шаблоны документов, презентации, примеры решений.
Зачем это нужно? Это помогает человеку быстро вкатиться работу, экономит время на его прости-господи-индакшен, позволяет компании сразу получать экономический эффект его работы.
Все в команде в курсе, где находится общая информация, где можно посмотреть примеры, воспользоваться шаблонами, подтянуть какой-то аспект знаний, хранить информацию в одном доступном для всех месте.
Самостоятельность и инициатива
В ситуации, когда люди понимают, что они делают, как и зачем. Они не тратят свое время на недоумение, поиск информации, попытку вписаться. У них остается время расправить плечи и приподнять голову, подумать над тем, что можно улучшить и сделать. Как в своей непосредственной работе, так и в развитии команды.
Например, кто-то лучше разбирается в запросах к базе, кто-то понимает суть работы мобилок, кто-то может фигачить интерактивные прототипы, а кто-то лучше всего управляется с визио. И члены команды начинают делиться своими приобретенными знаниями между собой, потому что так принято, оказывают помощь и поддержку, предлагают варианты решений.
Это просто невероятное чувство осознания того, что люди в твоей команде на самом деле умеют многое и знают больше тебя. Это означает, что им можно доверять.
Профит
Если есть работающая экосистема, в которой люди (члены команды) взаимодействуют, то можно передать задачи, распределив их между всеми участниками, если нет преемника.
Подводные камни и как понять, что все идет по плану
Основные факторы, на которые стоит обращать внимание, — это возросшая загрузка преемника и отзывы.
Подводными камнями в моей ситуации стали — трудность с планированием продовой загрузки, донесение информации до клиента, что ведущий аналитик на проекте будет меньше работать, потому что теперь он ресурсный менеджер пула аналитиков. И тут пришлось лавировать вместе с проектным менеджером. Как раз та самая возросшая загрузка.
Как понять, что все идет по плану? Команда спокойно реагирует на смену руководителя, продолжает выполнять свои задачи и предлагать решения для спорных вопросов.
Передача власти и полномочий должна пройти для сотрудников максимально просто и незаметно. Когда присутствуют все указанные слагаемые, то для ребят на самом деле ничего не меняется.
Вывод
Формируем такую модель поведения, которая спокойно ждет в латентной фазе, и когда надо — включается.
Stay tuned!
С любовью, Гузель
P.S. Посты канала «Байки из проектного офиса»