Хорошая организация — это половина успеха. Прежде всего следует прикинуть следующее: о чем мы будем думать, кто может подойти, где, когда и надолго ли собираться, каков должен быть результат!
Проблема — это единственное, чего не приходится искать. Довольно часто она уже наступает нам на пятки. Намного труднее выделить из множества решающую и правильно ее сформулировать.
При подготовке и организации требуется соблюсти несколько условий. Прежде всего, планировать конференцию идей — это вовсе не значит заранее предопределить на ней каждую мелочь.
Достаточно ограничиться лишь созданием благоприятной атмосферы, не стесняющей стихийного характера собрания, оставить место для свободной игры ума, предусмотреть все, что поможет участникам свернуть свои мысли с заезженной колеи и сосредоточить их на одной-единственной проблеме, которая должна быть тщательно сформулирована.
Итак остается наметить участников.
Приглашать ли специалистов или неспециалистов, руководителей или других сотрудников, ежедневно сталкивающихся по работе с обсуждаемым вопросом, — все зависит от проблемы
и поставленной цели. Некоторые проблемы при одинаковом или чуть видоизмененном характере рассмотрения удавалось решить лишь после того, как был по другому «замешан» состав участников.
Итак, выбор их нужно продумать тщательно. Необходимо проявить определенный такт, приглашая на конференцию идей сотрудника, начальник которого при обсуждении этой самой проблемы всегда говорил «не пойдет». Если этот начальник придет, может случиться, что он помешает другим.
Идеи, которых можно ожидать, естественно, зависят от способности людей, в чьих головах они зарождаются или хранятся. Поэтому участники конференций должны быть знакомы с обсуждаемыми вопросами в общем и целом. Но это не значит, что все они должны быть специалистами.
Исходя из нашего опыта, мы не рекомендуем всегда оставлять состав одним и тем же. Однако мы каждый раз приглашали некое постоянное «ядро» генераторов идей, отличившихся особой изобретательностью. Они обладали свойством возбуждать остальных, а это важное преимущество. При комплектовании групп нужно учитывать также характеры и темпераменты.
Остроумный «чужак», сам высказывающий парадоксальные мысли и благожелательно оценивающий предложения коллег, как правило, оказывается полезнее признанного специалиста, который взирает на всех со своего пьедестала и парализует остальных устало-скептическими пожатиями плеч. Аналогичная ситуация может случиться, когда выступает усыпляющий оратор.
Разумеется, поиск идей не прерогатива мужчин. Наоборот, многие наши сотрудницы проявили большой талант. Они обнаружили особые склонности к ошеломляющим, но вместе с тем очень практичным решениям и своей фантазией пробуждали изобретательность у остальных.
А ведь поиск идей требует очень много фантазии!
С другой стороны, дамы оказывают стимулирующее влияние и благодаря своей причудливой логике. Кроме того, мужчины в присутствии хорошенькой женщины думают намного усерднее. Словом, для успеха важен и правильный состав участников, и сочетание индивидуальных способностей.
Теперь о том, как пригласить. Это лучше сделать за несколько дней. Конечно, такое правило не догма: возможны и неожиданные конференции идей. Нужно избегать впечатления, что зовут на совещание, от которого каждому по выполнении своего служебного долга хочется поскорее отделаться. Результат оказался бы соответственным.
Лучше всего возбудить любопытство к идеям, которые есть у других. Быть может, любопытство к самому себе, к тому, как реагировать на внешние раздражения собственное «подсознание». Возбудить нужно и самолюбие — пригласили-то по такому важному поводу именно его, чтобы он высказал свои «сумасшедшие» идеи, которые в достопочтенных профессиональных беседах на научном уровне были сочтены предосудительными.
Что же, теперь наконец у него появился клапан для мыслей. Быть может, из них даже получится что-то разумное и полезное. Приглашение не должно быть повесткой.
По нашему опыту лучше всего получается, когда ответственный за подготовку к каждому подходит сам и еще приглашает устно. Возрастет интерес к проблеме. Сказать можно больше, чем написать и сразу же ответить на вопросы, которые при письменном приглашении еще долго останутся без ответа.
Можно также рассеять предубеждения, опровергнуть устоявшиеся предрассудки. Но прежде всего приглашаемый должен укрепиться в своем ощущении: «Именно я им нужен теперь!»