Ошибка № 1. Неправильный прием сотрудника на работу
Программа БухСофт) последовательно напоминает бухгалтеру о том, что необходимо сделать на каждом этапе оформления работника. Например, в самом начале БухСофт напомнит, что надо распечатать и дать на подпись работнику согласие на обработку персональных данных, заключить трудовой договор, подготовить приказ и сделать запись в трудовой книжке:
Важно! С 24 сентября ужесточили правила по работе с персональными данными сотрудников. Теперь нужно получить от них согласие на обработку телефонов и e-mail адресов. В программе БухСофт 2020 все локальные документы подготовлены с учетом последних правок.
Если принимаете в штат иностранного работника, не забудьте уведомить об этом МВД. В сентябре поменялись формы уведомления. Программа БухСофт - единственная, в которой можно скачать формы уведомления.
Ошибка 2 Не все необходимые документы есть в кадровом документообороте
Любая проверка начинается с запроса локальных нормативных актов. Чаще всего инспекторам интересны Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по охране труда, Положение о работе с персональными данными, Положение об оплате труда. Проверяющие могут поинтересоваться, ознакомлены ли сотрудники с этими документами. Поэтому важно вести Журнал ознакомления с ЛНА.
Важно! В Минтруд назвал опасные даты выплаты зарплаты – разработчики программы БухСофт 2020 сразу внесли преднастроенные даты, которые подходят под требования инспекторов.
Разработчики программы БухСофт включили безопасные шаблоны этих документов в программу. Все формулировки регулярно обновляются и согласовываются с представителями контролирующих ведомств. Все печатные формы сгруппированы в единый список. Их не придется долго искать, когда они понадобятся.
Ошибка № 3. Внесение изменений в штатное расписание
Некоторые бухгалтеры оформляют прием нового сотрудника не задумываясь, есть ли в штатном расписании должность и есть ли свободные ставки. Если нет, то нужно обязательно оформить новое штатное расписание или доработать прежнее.
Выпускать новую редакцию штатного расписания более безопасно, чем корректировать старое. При наличии большого количества вакансий организация обязана сообщать об этом в службу занятости, что скорее всего не успеет сделать бухгалтер-кадровик.
В программе БухСофт всегда можно подготовить штатное расписание по фактически занятым должностям. Это удобно, если организация небольшая. При наступлении даты оформления нового сотрудника просто начинает действовать новая редакция штатного расписания.
Ошибка № 4. Не взяли с работника заявления на вычеты и другие документы
У работника нужно взять ряд заявлений. Например, заявления на вычеты по НДФЛ, если у него есть дети, заявление о получении расчетного листка в электронном виде и другие. Кроме того, новый сотрудник должен расписаться в Личной карточке работника в день оформления.
Важно! Если сотрудники отказываются получать расчетные листки на электронную почту и требуют их выдачи на бумаге, бухгалтер может делегировать выдачу листков на непосредственных руководителей этих работников. В программе БухСофт реализована рассылка расчетных листков руководителям. На электронную почту листки приходят отдельными файлами. Также руководитель получает на почту Журнал учета выдачи расчетных листков, в котором должен расписаться сотрудник.
В программе БухСофт для каждого работника подготовлены отдельные кадровые документы. Они хранятся в его Личном деле и их легко найти и при необходимости распечатать. Все документы заполняются автоматически. Шаблоны разработаны под последние требования чиновников.
Ошибка № 5. Неправильное заполнение трудовой книжки
В день увольнения работнику нужно выдать трудовую книжку. При внести записи в документ следует в строго установленных формулировках. Частая ошибка — сокращение «ст.» вместо «статьи», «ТК РФ» вместо «Трудовой кодекс Российской Федерации». Это не просто формальность — если написать «ТК РФ», работник лишится пенсии. Запись придется исправлять.
С программой БухСофт даже неопытный в кадровом деле бухгалтер правильно заполнит трудовую книжку. На любой случай увольнения программа автоматически предложит правильную формулировку.