С появлением электронной почты и мессенджеров навык деловой переписки становился все более и более востребованным. Успешность выполнения задачи и экономия десятков часов рабочего времени часто зависит от одного грамотно составленного письма или сообщения.
Несмотря на это, пособий по письменному деловому общению не так уж и много. Как чётко донести мысль? Как договориться с коллегами или разрешить конфликт? На эти вопросы отвечает книга Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Новые правила деловой переписки».
Кто авторы
Максим Ильяхов — главный редактор «Тинькофф-журнала» с аудиторией в 2 миллиона человек. Автор книги «Пиши, сокращай», которой посвящён первый пост в моём блоге. Также Максим основал сервис по онлайн-проверке текста «Главред».
Людмила Сарычева — главный редактор издания для предпринимателей «Дело Модульбанка». Преподаватель, автор книги «Пиши, сокращай». Людмила — автор методологии Сбербанка по подготовке сообщений в голосовом меню.
Как появилась книга
Основой для создания книги послужил обобщённый опыт множества людей о том, что больше всего раздражает их в деловой переписке. Из-за этого у книги довольно необычная структура. Это не классическое учебное пособие и не пространные размышления о деловых коммуникациях. Это справочник о том, как делать не надо.
О чём книга
Первое, на что я обратил внимание — указатель под названием «Никогда так не пишите». В нём перечислены больше 100 выражений и аббревиатур, которые могут вызвать раздражение адресата: от «Доброго времени суток» до «ASAP». Напротив каждого выражения указан номер страницы с подробным объяснением и разбором практических ситуаций.
Мне понравилось, что книга изобилует практическими примерами. Этому посвящена треть всей книги. Авторы привели десятки переписок в мессенджерах и писем электронной почте. По этим письмам можно проследить развитие конфликтов, оценить неудачные коммерческие предложения или отлики на вакансии. Авторы подробно комментируют практически каждый абзац, дают свою оценку используемым выражениям, а также эмоциям, возникающим от прочтения письма. Отдельно разобраны случаи, когда лучше вообще ничего не писать. 🙂
Отмечу довольно удачный дизайн — все письма и сообщения оформлены либо на экране нарисованного смартфона либо в окне почтового клиента.
В книге разбираются такие аспекты деловой переписки, как оформление писем, пересылка писем, подключение новых коллег к обсуждению и т.д. Авторы подскажут, как напомнить коллеге о себе и о задаче так, чтобы никого не взбесить и не нарушить личные границы.
Кстати, единственным недостатком книги для меня стали не всегда очевидные примеры нарушения личных границ. Не во всех случаях я понял, почему вполне нейтральное и безобидное выражение может напрячь собеседника. Впрочем, возможно именно в этом направлении мне и стоит развивать свои навыки.
Со временем каждый офисный работник сталкивается почти со всеми описанными в книге ситуациями: от хамского письма до необходимости заручиться поддержкой коллег. Благодаря накопленному опыту читать книгу интересно: ты вспоминаешь собственные аналогичные ситуации и оцениваешь, насколько могли бы пригодиться советы авторов в прошлом.
Для опытного офисного сотрудника книга будет в первую очередь полезна систематизацией собственных знаний в области деловой коммуникации. Она не откроет для него ничего принципиально нового. Скорее поможет быстрее классифицировать ту или ситуацию и выбрать оптимальный инструмент для её решения.
Для вчерашнего студента, который только устраивается на работу — книга прекрасный источник знаний о грамотной деловой переписке. Она поможет чётко донести свою мысль, устроиться на работу, превратить недовольного клиента в лояльного и т.д.
Заключение
На собственном опыте знаю, каких усилий стоит достижение единственной цели: чтобы тебя правильно поняли. Я считаю, что умение чётко донести свою мысль — необходимый базовый навык в любой сфере деятельности. Можно развить в себе логическое, системное мышление (см. предыдущий пост). Можно безгранично развивать свою профессиональную эрудицию, расширяя свои знания. Но всем нам при решении задач приходится взаимодействовать с другими людьми. И каким бы профессионалом ты ни был, важно сделать так, чтобы тебя ещё и правильно поняли. В противном случае можно потерять десятки, а то и сотни часов рабочего времени только на то, чтобы разобраться: о чём собственно речь.
Иногда люди не только не умеют взаимодействовать между собой, но и осознанно не желают этому учиться. И такие книги как «Новые навыки деловой переписки» помогают изменять эту ситуацию к лучшему. Чем больше людей задумаются о том, как развивать навык делового общения, тем легче и приятнее будет работать каждому из нас.