Система управления временем
Инструменты вам в помощь
Выбор инструментов планирования времени зависит от того, какая у вас деятельность. Один из инструментов управления временем — календарь.
- Если в вашей жизни множество встреч и перемещений в пространстве, привязанные к конкретным датам и конкретному времени, разумно будет вести датированный календарь.
- Если вы ведете деятельность, требующую выполнения задач, повторяющихся либо изо дня в день, либо по определенным дням недели, при этом редко возникают принципиально новые задачи, разумно завести недатированный календарь, состоящий из блоков.
- Если в вашей деятельности присутствуют как привязанные к датам и срокам задачи, так и повторяющиеся блоки задач, целесообразно строить календарь, совмещая опись привычных задач, не привязанных к датам, и ежедневное планирование по времени под конкретную дату.
Например, вы работаете преподавателем. Это значит, уроки у вас распределены по дням недели и к этим урокам необходимо подготовиться. Это так же означает, что расписание стабильно, и готовиться необходимо всегда в один и тот же день — накануне урока, к примеру. В этом случае датированный календарь вам не нужен. Определяем стандартный период полного цикла и расписываем активность по порядковым дням цикла: 1-ый день цикла — подача новой темы, 2-ой подготовка презентации и так далее.
Помимо дат и блоков, есть инструмент «Кайрос» — удачный момент. Это привязка к конкретному событию, которое неизвестно когда произойдет.
Современные средства планирования, привязанные к сотовому телефону, позволяют ставить напоминания, привязанные к конкретному месту — запланировал, оказался в том месте, телефон напомнил.
В вашем календаре, в зависимости от вашей деятельности должны быть: дата; срок выполнения (задают задачи); кайрос (удачный момент);блоки.
Система управления временем
8 принципов управления временем
1. Освещайте «ночную» дорогу на несколько шагов вперед
Понимайте свой горизонт планирования.
Срок и частота планирования зависит от того, как часто нужен результат. Верхняя граница горизонта планирования вытекает из срока выполнения задачи. Шаг планирования зависит от вида деятельности. Смотрим на среднюю продолжительность своего дела — это и есть шаг планирования.
У обладателей кожного вектора более близкий горизонт планирования, так как «кожные» дела более короткие и менее объемные. Кожникам комфортнее планировать по часам или минутам.
От обладателей орального вектора дела чаще всего не требуют быстрой, срочной реакции, но требуют качества. Именно поэтому комфортный шаг планирования человека с оральным вектором — неделя: «на неделе надо сделать вот это».
2. Имейте план, он всему голова
Не начинайте ПЕРИОД без плана.
Период без плана — это слишком большая вероятность инвестировать время не в цели, а в пустоту. Поэтому день без плана — «коту под хвост», или «прожит зря». Для кого-то лучше планировать с утра, для кого-то с вечера, а кому-то достаточно заниматься планированием в начале цикла деятельности.
Если день запланирован, и первые 2 пункта идут по плану, а дальше «как пошло», это говорит либо о плохой дисциплине (то есть, о плохом состоянии кожного вектора), либо о плохом планировании (что тоже является проявлением плохого состояния кожного вектора).
3. Чтите Мерфи
Закладывайте часть времени, ориентируясь на законы Мерфи.
Законы Мерфи описывают внешние факторы, то есть те обстоятельства, на которые мы никак не можем повлиять. Это означает, что и определить оптимальное время на преодоление этих обстоятельств мы не можем. Однако наш опыт может подсказать нам, каким образом законы Мерфи реализуются именно в нашей жизни. То есть, закладывать точное время на непредвиденные обстоятельства невозможно, но можно предположить, какой процент времени, исходя из специфики вашей деятельности и личных особенностей, может уйти на преодоление форс-мажоров. Для этого проанализируйте определенный период времени на предмет частоты возникновения непредвиденных обстоятельств и времени, затраченного на их разрешение.
Есть и другой вариант анализа. Оцените, как часто вы не укладываетесь в график по вине внешних причин, а не по собственной лени.
Это те ориентиры, с которых начинаем. А далее корректируем планы в соответствии с результатами своих наблюдений за более длительный период. Но меньше четверти от общего времени, заложенного на выполнение всей задачи, на шаг планирования рекомендуют не закладывать.
Лучше сразу понимать, что незапланированные дела, вдруг свалившиеся на нас, часто бывают не законом подлости, а результатом плохого предшествующего планирования.
Обычно посещение зубного врача — это неприятное, но необходимое дело. И многие откладавают его до момента, когда терпеть становиться уже невозможным. И от этого процедуры в зубном кабинете становятся еще более неприятными.
И еще. Нужно понимать, что для орального вектра деятельности самый большой риск — это опоздать, не успеть в срок завершить начатое дело. А для кожной — появление непредвиденных срочных задач, само появление которых вообще никак не предусмотрено в планировании, то есть, отсутствие времени на форс-мажоры.