Знаете, что может быть хуже, чем утром унылого понедельника открыть расписание и обнаружить, что весь день забит встречами? Увидеть, что первые три часа посвящены «сеансу мозгового штурма», на который приглашена половина компании, а твой коллега наверняка во что бы то ни стало начнет проталкивать свои идеи. Звучит знакомо?
Уж мне-то точно. Но что делать? Следует ли нам с этим смириться, или мы можем изменить что-то заранее?
Поскольку встречи отнимают много нашего времени, внимания и сил, важно делать их максимально продуктивными и эффективными. А начинается всё с построения корпоративной культуры ведения переговоров.
Проведение продуктивных встреч означает, что вы должны вести свою команду в правильном направлении, а не просто обмениваться какой-то полуактуальной информацией.
Прежде чем продолжить, давайте проясним некоторые определения.
Продуктивные встречи или эффективные встречи?
Эти термины часто используются для описания одного и того же понятия. Однако есть между ними простая разница, которую следует понимать.
Эффективными являются те встречи, которые начинаются вовремя, придерживаются повестки, демонстрируют отличный тайм-менеджмент и достигают поставленных целей. Не хватает лишь одного. Ценности. Можно проводить эффективные совещания, не создавая при этом никакой конкретной практической пользы.
И потому нужно стремиться к искусству проведения продуктивных встреч.
Продуктивные встречи приводят к ощутимому результату: что делать дальше, кто должен быть вовлечен, а также достижению общего понимания/соглашения о дальнейших шагах.
Для достижения этой цели необходимо сделать так, чтобы люди имели возможность открыто обсуждать вопрос проведения таких мероприятий, и чтобы каждый был услышан. В конечном итоге, каждая встреча должна иметь значение, и вот как этого достичь.
- Ясно сформулируйте цель и стремитесь к достижению поставленных задач
Как отмечалось во вступлении, переговоры не следует проводить лишь для того, чтобы обмениваться малосущественной информацией. Мы живем в XXI веке, и для этого есть электронная почта.
Прежде чем провести мероприятие, определите одну четкую цель предстоящей встречи. Для следования этой цели необходима повестка дня. Включите ее в текст приглашения на встречу, чтобы участники смогли легко определить, нужно ли им вообще присутствовать на встрече.
Профессиональный совет: включайте в повестку встречи не только краткие резюме обсуждаемых тем, но также задачу для каждого пункта. Последний пункт всегда должен охватывать все то, что было упущено в ходе встречи, и о чем не следует забывать.
При отправке пригласительных убедитесь в том, что вы приглашаете на встречу только тех людей, которые должны на ней присутствовать в инициативном порядке. Не приглашайте участников лишь для получения информации из первых рук. Почему? Давайте просто посчитаем.
- Обеспечьте вовлеченность и комфорт для всех участников встречи
Худшее, что может случиться, это когда кто-то крадет ваше время на встрече для решения вопросов своей повестки дня. Таким образом, на переговорах крайне важно иметь сильного организатора, координатора встречи (как правило, это тот человек, кто планирует собрание). Важно не только обсудить всё, что планировалось, но и обсудить это со всеми присутствующими. Не имеет смысла приглашать тех, чье присутствие не привносит никакого вклада.
И первый шаг к обеспечению всеобщего участия - попросить их закрыть крышки своих ноутбуков. Это заставит всех сконцентрироваться на том, что происходит в реальной жизни. Кроме того, в 71% случаев они лишь проверяют свои профили в соцсетях.
Следующий шаг - обеспечить всеобщую вовлеченность. Задавайте трудные вопросы, заставляйте людей думать. Даже если они застенчивы, это даст им почувствовать себя вовлеченными и придаст им чувство безопасности, когда они делятся своим мнением. Не позволяйте им подменять повестку и вклиниваться с комментариями на посторонние темы.
Профессиональный совет: если у вас есть человек, который доминирует на встрече, попросите его или ее записывать важные моменты на доске (или в протоколе совещания). Это займет их на некоторое время, даст им почувствовать свою важность, а другим - возможность свободно говорить.
- Составьте письменный план своих дальнейших действий и контролируйте их исполнение
Большинство людей, умеющих успешно проводить встречи, всё равно не справляются с последним пунктом - постановкой дальнейших задач и контролем за их исполнением.
Как уже было отмечено в первом пункте, у каждой встречи должна быть одна четкая цель. В конце концов, у каждой встречи должны быть определенные результаты. Которые обычно представлены в виде перечня дальнейших действий и задач, которые присутствующие должны выполнить. Установите крайние сроки для выполнения этих задач и не забудьте проверить, каждый ли ответственный человек выполнил свою часть. На встрече сообщите всем, что исполнение поставленных задач будет контролироваться.
- Соблюдайте этикет
Правда, это больше относится к эффективности переговоров, однако по-прежнему остается актуальным для проведения встреч по высшему классу. Соблюдение этикета обеспечивает определенный стандарт общения и дискуссий без повышения тона и враждебности.
Имеется определенный свод правил, который должен соблюдаться каждым человеком. Прежде всего, на встречу следует приходить вовремя (для тех, кто всегда опаздывает, постарайтесь прибыть за 5 минут до фактического начала мероприятия). Прежде чем начать совещание, не забудьте представить участников в случае, если некоторые из них незнакомы друг с другом. Создайте приветливую, благожелательную атмосферу, что положительно скажется на манере их общения и обсуждения вопросов.
Примите меры, чтобы в ходе встречи все участники чувствовали себя максимально комфортно: обеспечьте наличие воды, кофе или других напитков для сохранения бодрости и сосредоточенности на решении вопросов. Вы ведь не хотите, чтобы участники устали настолько, что перестали думать о работе и мечтали лишь о том, чтобы побыстрее закончить встречу ради глотка воды.
На продуктивных встречах достигают соглашений и определяют перспективные способы решения задач. Такие встречи бывают содержательными.
Положите конец встречам, которые тратят впустую ваше время, и обеспечьте выполнение дальнейших шагов. Координируйте плодотворное общение и убедитесь в том, что каждый присутствующий вовлечен в дискуссию.