Вы знаете людей, которые не были бы чем-то заняты?
Большинство из нас просыпаются каждое утро перед плотными графиками и списками дел длиной в милю и страдают от низкой производительности на протяжении дня и высокой усталости в конце дня.
Исходя из знаний полученных мной во время улучшения продуктивности, вот 10 лучших советов, которые помогут выполнить то, что каждый должен или хочет сделать, не теряя рассудок:
1. Записывайте задания.
Каждое задание, каждое обязательство должно быть записано. Это освобождает ваш разум от работы и потери энергии от информации, которую вы пытаетесь вспомнить.
В своей основополагающей книге о продуктивности «Как все сделать» Дэвид Аллен указывает, как незавершенные обязательства поглощают психическую энергию, каждое из которых делает вас чуть-чуть более уставшим, более отвлеченным и, следовательно, менее продуктивным.
Он подчеркивает, что первым шагом к управлению своей жизнью и временем является формирование всех обязательств, больших и малых, из вашей головы в надежную систему.
Можете скачать специальное приложение для планирования дел или можете начать с простой ручки и бумаги.
2. Планировать заранее.
Лучший способ взяться за дело - начать ночь накануне.
Прежде чем покинуть свое рабочее место или перед сном, уделите 10 минут, чтобы просмотреть обязательства на следующий день.
Какие встречи нельзя пропустить? Что вам нужно иметь при себе для этих встреч? (Убедитесь, что вы собрали эти материалы и подготовили их к работе.) Какие три-пять заданий должны быть выполнены?
Решите, что вы будете делать в первую очередь. Посмотрите на этот список дел и решите, могут ли какие-либо задачи в нем быть делегированы кому-либо еще (см. Пункт 9 ниже) или, что еще лучше, вычеркнуты из списка полностью (см. Пункт 10 ниже).
Чем больше занят ваш день, тем важнее провести этот быстрый опрос днем или вечером. Это означает, что вы не тратите время впустую утром, решая, с чего начать, или собирая материалы (ведь может быть такое, что предмета, который вам нужен, нет при себе, потому что вы не подумали раньше).
3. Сначала сделайте самые тяжёлые задачи.
У каждого из нас есть одна или несколько задач в нашем списке дел, которые мы боимся делать. Может быть, это тот неприятный телефонный звонок, который вы не хотите осуществить, или тот пост в блоге, который вы откладывали, потому что вы не знаете, с чего начать, или тот проект, который просто ошеломляет вас, потому что он настолько массивный.
Что бы это ни было, оно висит над вашей головой, отвлекая вас от чувства вины, потому что вы продолжаете откладывать всё на следующий день и на следующий. Пришло время закончить это.
Сделай это первым делом. Писатель Майкл Хаятт рассказывает о том, как убил драконов перед завтраком - нет ничего более мотивирующего, чем вычеркнуть этого монстра из вашего списка первым делом утром.
Но многие люди вместо того, чтобы сначала выполнять сложные задачи, делают легкие. Если вы действительно хотите быть продуктивным, есть задачи, которые вам не стоит выполнять утром: чтобы быть более продуктивным, не делайте этого, чтобы начать свое утро
Так что сделайте что-нибудь с этой непростой задачей - может быть, вы не сможете выполнить ее за один день, но, по крайней мере, сможете начать. Что бы это ни было, просто сделайте это.
Затем можете позволить себе вычеркнуть его из своего списка и перенестись в остаток вашего напряженного дня.
4. Старайтесь не отвлекаться.
Одним из главных факторов, влияющих на производительность, является отвлечение внимания, например на: электронные письма, телефонные звонки, людей, появляющихся у вашей двери…
Технологии, которые могут (и должны) сделать нашу жизнь проще и лучше, также могут сделать практически невозможным поддержание целенаправленного внимания, которое необходимо для эффективной и действенной работы.
Но вот в чем дело: вы можете контролировать это.
Когда у вас есть важная задача, требующая внимания и сосредоточенности, создайте пространство, чтобы сделать её лучше.
Будь то встреча с клиентом или коллегой, или важное письмо, которое нужно написать, или произведение искусства, которое вы хотите создать, запланируйте отрезок времени, чтобы сосредоточиться на этом деле, а затем отключите все отвлекающие факторы. Выключите телефон (или хотя бы выключите звонок). Выключите ваши оповещения по электронной почте. Отключите интернет (или хотя бы Facebook и Instagram). Закройте дверь своего офиса.
Просто на этот час (или тридцать минут, или полдня) отключите все внешние коммуникации и предоставьте себе необходимую роскошь спокойного времени, чтобы действительно сосредоточиться на данном вопросе.
5. Делайте перерывы.
Существует предел того, как долго каждый может посвятить себя задаче.
Независимо от того, насколько вы заняты, через некоторое время закон убывающей отдачи вступает в силу, и усталость - физическая и / или психическая - начинает снижать вашу эффективность.
Сделайте график перерывов, чтобы периодически, даже в самые загруженные дни, встать, потянуться, выпить воды, пройтись по кварталу. Хотя бы пять-десять минут каждый час.
Вы вернетесь к своей работе обновленным, как умственно, так и физически, и будете готовы к еще более продуктивной работе.
6. Группируйте задачи.
Если требования вашего дня включают в себя рутинные задачи, попробуйте сгруппировать похожие задачи и запланировать определенное время в течение дня, чтобы выполнить их.
Отвечать на письма? На телефонные звонки? Вводить расходы в электронную таблицу? Вместо того, чтобы прерывать ваши другие задачи, чтобы сделать эти вещи по частям, пакетируйте их.
Два, три или пять раз в день проверяйте и отвечайте на электронные письма. Ответьте на телефонные звонки в 11:45 и 16:45 (или, если хотите избежать длительных телефонных разговоров, перенесите это на 12:15, когда люди идут на обед, и в 17:15 после того, как они заканчивают работу или просто оставь сообщение!)
Пакетируя подобные задачи, вы экономите время, которые тратите на выполнение подобных задач.
7. Ешьте Здоровый Завтрак.
Нужно ли мне это объяснять? Есть бесчисленные исследования, подтверждающие важность завтрака для поддержания нашего здоровья.
Здоровые люди более продуктивны. Независимо от того, насколько вы заняты, съешьте хороший, здоровый завтрак. Это подстегнет вас к потрясающему началу дня.
В следующем посту напишу несколько идей здорового завтрака!
8. Делайте зарядку.
Правда же, что здоровые люди более продуктивны.
Упражнения делают вас здоровее, поэтому не забывайте каждый день выполнять несколько упражнений,
Вам не нужно тратить часы в тренажерном зале, чтобы получить пользу от этого; прогуляйтесь вокруг квартала или сделайте зарядку, даже за столом.
Просто сделайте что-нибудь, чтобы ваше сердце билось и пульсировало. Это улучшит ваше общее самочувствие, а также вашу способность мыслить более четко.
9. Делегируйте
Оцените ваш список дел тщательно. Какие задачи может выполнять кто-то другой, что позволяет вам сосредоточиться на вещах, которые можете делать только вы?
Оглянитесь вокруг: кто может выполнить некоторые из этих задач? Секретарь? Коллега? Член семьи? Платный помощник?
Важным ключом к повышению производительности является выполнение только тех задач, которые можете выполнять только вы, и предоставление кому-то еще возможности внести свой вклад, выполняя другие задачи.
10. Говорите нет.
Сколько вы берёте на себя обязательств, которые вообще не нужно выполнять?
Вы берёте на себя задачи, которые на самом деле не имеют значения для вас или кого-либо еще?
Не перегружен ли ваш календарь собраниями, которые ничего не приносят организациям, которые вам не нужны?
Если ваш календарь застрял, если ваш список дел длиной в мили, потратьте десять минут или около того, чтобы внимательно посмотреть на каждое дело. Можно ли просто вычеркнуть какие-либо из этих назначений или задач, чтобы освободить время для других полезных дел?
Когда кто-то звонит или появляется у вашей двери с просьбой о вашем участии в каком-либо мероприятии, переведите дыхание и подумайте, соответствует ли это вашим собственным приоритетам (в число приоритетов, конечно, может входить законное удовлетворение вашего босса или супруга).
Если ответ «нет», просто скажите «нет». Практикуйте это заранее: «Спасибо, что пригласили меня, но нет». «Спасибо, что спросили, но нет». «Спасибо, что подумали обо мне, но нет».
Как сказал мудрый человек, «нет» - это полное предложение. Никаких объяснений не требуется. Просто нет.
Спасибо за то, что прочитали статью!