Одной из наиболее важных частей организации и проведения мероприятия является разработка сценария мероприятия.
Не пожалейте на это время, он поможет и вам и вашим помощникам получить общее представление и план действий на всё время турнира.
В сценарии определяется:
- встречает ли кто-то команды, провожает их или они идут сами;
- когда начинает звучать музыка для болельщиков, которые пришли раньше и какой она будет;
- кто выведет и построит спортсменов;
- когда и будет ли звучать гимн;
- кто и в каком порядке будет выступать на открытии;
- как все будут уходить с торжественного открытия;
- через какое время начнутся сами соревнования;
- как и когда будет проходить награждение и закрытие соревнований
Теперь разберём каждый все перечисленные пункты подробнее.
Хорошим тоном будет организация встреч всех приезжающих спортсменов. Им надо показать раздевалку, непосредственно место прохождения соревнований, рассказать в какой одежде они должны присутствовать на торжественном открытии и во сколько они должны на нём быть.
Поймите и примите, что один вы с этим не справитесь. Встречающий должен постоянно быть у входа, а вам придётся в это время проверять готовность всех элементов программы, а возможно ещё и решать внезапно возникшие трудности и нестыковки.
Если вы решите определить для встреч и сопровождения участников одного человека, то стоит подготовить небольшие брошюры, в которых будет указан план размещения раздевалки, места соревнований, буфета (если есть), туалета и краткий сценарий с указание дат и времени.
Если же вы можете позволить себе задействовать несколько человек, то можно их одеть в заметную одежду с надписью, например, волонтёр или организатор и закрепить их за определённым количеством конкретных спортсменов.
На любом соревновании необходимо звуковое сопровождение. Большинство болельщиков подойдёт ещё до начала соревнований и для того, чтобы людям не было скучно в преддверии начала далеко не лишним будет поставить хорошую музыку, соответствующую тематике соревнований для создания определённого настроя.
Само торжественное открытия соревнований может проходить как до их начала, так и по прошествии какой-то их части. Спортсмены могут быть построены минут за 10 до начала открытия или, иногда красиво и в тему выглядит, выйти и построиться по объявлению ведущего. Ни один из вариантов не обязателен, просто учтите, что второй занимает минут на 5-7 больше времени, а порой это очень много.
В какое время звучит гимн на открытии? Да вообще без разницы. Бывает официально говорят: «Турнир объявляется открытым. Звучит гимн Российской Федерации.» в самом начале открытия и включают гимн. Главное, чтобы все спортсмены к этому времени уже были на своих местах. Также можно это сделать уже после всех выступлений, в конце открытия. Во время гимна все должны встать и желательно повернуться в сторону флага или выполнить равнение на флаг, ну или стоять ровно, если флага нет.
Флаг, кстати, можно поднять заранее, до открытия или сделать поднятие флага частью открытия (капитаны команды хозяина или победителя прошлого турнира или самый почётный спортсмен и т.д.) и тогда гимн будет звучать во время поднятия. Смотрите только, чтобы не получилось, как однажды было у меня: в программе торжественного открытия планировалось просто равнение на уже поднятый флаг, я проверил, что он поднят, но собственник объекта спорта привык к открытиям с поднятием флага и проявив лишнюю инициативу, опустил его буквально за несколько секунд до начала торжественной части. Как итог, футболисты слушали гимн и смотрели на опущенный флаг… Да знаю, знаю, мой «косяк» сто процентов, организатор должен предусмотреть всё, но я же его уже поднял?
Если у вас присутствуют спортсмены из других стран то правильно будет повесить и их флаги и включить их гимны тоже (только, если их не более 2-х).
По гимну обратите внимание на важный момент: если он со словами, то играть весь до конца, а если хотите куплет и припев, то должна быть только музыка без слов.
Порядок выступающих обычно следующий: сначала ведущий говорит несколько слов о турнире, а затем или гимн, или предоставляет слово участникам открытия представляя каждого. Этими лицами могут быть: вы, как организатор соревнования, местные органы власти, руководитель федерации по виду спорта, почётные спортсмены, главный судья, который может озвучить основные пункты положения. Первым всегда дают слово самому главному по иерархической лестнице.
После окончания торжественной части, надо как то, во избежание заминки, дать всем понимание того, что открытие завершено и можно разойтись. Это делает ведущий: «Участникам разойтись для подготовки к соревнованию».
При разработке сценария, вы должны предусмотреть время для разминки спортсменов перед соревнованием. Эту часть я бы отнёс к непосредственному началу турнира. Сделать это можно до торжественного открытия, но тогда оно должно быть довольно коротенькое или объявить в конце торжественного открытия, что соревнования начнутся через столько-то минут и это даст понимание спортсменам приступить к разминке.
Этап проведения соревнования вам стоит прописать в сценарии только в том случае, если вы будете проводить награждение сразу по ходу турнира. Бывает, что это удобно делать в личных видах при больших количествах участников, если они в разных весовых или возрастных категориях. Это удобно спортсменам – тем, кто соревнуется первыми, не надо ждать окончания.
После завершения турнира стоит не упасть в грязь лицом и сделать красивое завершение. Это может быть, как просто награждение, так и торжественное закрытие с участием почётных лиц. На награждении либо вызываете участников или капитанов команд и вручаете им, либо подходите к командам (если у вас только 3 призёра) и надеваете медали, вручаете грамоты и дипломы и т.д. Можно сделать подиум с местами, приглашать спортсменов становиться туда и награждать.
Если делается торжественное закрытие, то не лишним будет включение гимна и можно также опустить флаг, символизируя официальное закрытие.