Несмотря на то, что на дворе осень, работникам пришла пора планировать свои отпуска на 2020 г., а работодателям - утверждать график отпусков. Сделать это необходимо до 17 декабря 2019 года. Как работнику «забронировать» за собой удобные даты отпуска, а бухгалтеру – составить и утвердить график, узнайте в нашей статье.
Кто определяет даты выхода в отпуск: работодатель или работник?
Ответ на этот вопрос зависит от категории работника. Если коллектив организации небольшой, чаще всего вопрос о том, кто и когда идет в отпуск решается по договоренности, с учетом интересов работников. Но в крупных организациях учесть все пожелания невозможно. Поэтому, при составлении графика работодатель обязан в первую очередь учесть пожелания тех категорий работников, которые по закону имеют право на отпуск в удобное для них время. К ним относятся:
- несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
- беременные женщины или женщины, вышедшие из отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
- работники, чьи жены находятся в декрете (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- почетные доноры РФ (п. 1 ч. 1 ст. 23 закона №125-ФЗ от 20.07.2012);
- один из родителей, попечителей или опекунов ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).
- сотрудники, которых до этого отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
- сотрудники, имеющие статус пострадавшего на ЧАЭС (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1).
После того, как вышеуказанные работники «забронируют» за собой удобные для них даты, оставшиеся дни ответственное лицо работодателя (сотрудник отдела кадров или бухгалтер) распределяет между остальными работниками.
Как разработать удобный для всех график отпусков?
Чтобы избежать многочисленных спорных моментов желательно собрать сведения по каждому отделу, руководитель которого распределит дни так, чтобы не нарушать рабочий процесс и одновременно максимально учесть пожелания сотрудников. Затем полученные от руководителей отделов сведения необходимо свести в общую базу. В приоритете, как уже было сказано, находятся льготные категории работников. Всем остальным даты распределяются так, чтобы учесть праздники 2020 года. При этом праздничные дни в период отпуска не включаются (ст.120 ТК РФ), а еженедельные выходные входят (ст.115 ТК РФ).
Составить график можно:
- по типовой форме Т-7 из Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г.;
- по шаблону, утвержденному самой организацией приказом к учетной политике.
Составить документ допустимо как в бумажной, так и в электронной форме. Затем график заверяется подписью руководителя кадровой службы или главного бухгалтера, а затем – подписью руководителя организации и соответствующим приказом. Если в организации есть профсоюз, необходимо получить и его одобрение (ст. 372 ТК РФ).
После подписания графика необходимо ознакомить с ним работников под роспись. После утверждения в график отпусков допустимо вносить изменения по заявлению работников. Также закон обязывает работодателя уведомлять работника о грядущем отпуске как минимум за 2 недели до его начала (ч.3 ст.123 ТК РФ).
Чем грозит нарушение порядка составления и хранения графика отпусков?
За нарушение сроков составления графика работодателю грозит административная ответственность. Если к 17.12.2019 в организации не будет утвержденного документа, трудовая инспекция вправе наложить штраф (ст.5.27 КоАП):
- на должностное лицо 1-5 тыс. руб.;
- на ИП 1-5 тыс. руб.;
- на организацию 30-50 тыс. руб.
В аналогичном размере установлены и штрафы за нарушение сроков хранения графика. Согласно п. 8.1 Приказа Минкультуры №558 от 25.08.2010 график должен храниться в течение года после окончания срока действия. Т.е. график, утвержденный до 17.12.2019 г. и содержащий сроки до 31.12.2020 г., должен храниться до 31.12.2021.
Чтобы вы могли прочитать тексты нужных нормативных документов, получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс.
Итоги
До 17.12.2019 организациям необходимо утвердить график отпусков на 2020 г. Приоритет на выбор удобных дат отдыха имеет ряд категорий работников. Пожелания остальных учитываются по возможности, согласуя даты с руководителями отделов, чтобы не нарушать рабочий процесс. За нарушение сроков утверждения и хранения документа предусмотрен штраф.
О новостях законодательства, касающихся времени отдыха работников, узнайте в нашей рубрике «Отпуск и время отдыха».