История про автоматизацию процессов стара как мир. Современный мир, в котором все меняется с бешеной скоростью и каждый новый год приносит нам столько данных, сколько не появлялось за всю предыдущую историю человечества.
Так случилось, что в этом году мне встретилось сразу два производственных проекта, которые пришли ко мне с идеей автоматизации своих процессов. Оба проекта объединяет идея тотальной автоматизации. В этой заметке я хочу поговорить с вами о том, когда точно НЕ стоит автоматизировать процессы. Или о том, как это НЕ стоит делать.
В моей (возможно искаженной годами в IT, консалтинге и тяжелой автоматизации) картине мира есть всего два довода в пользу автоматизации:
- Точно известно, что автоматизация этого процесса даст компании новые возможности, чтобы зарабатывать больше. И потенциальная новая выручка рассчитана.
- Точно известно, что автоматизация этого процесса является страховкой от потенциальных потерь. И сумма потерь посчитана.
А еще есть идеи автоматизации, которые "делают людям голову":
- Ради роста капитализации компании
- На конференции рассказали, что вот у них так и нам также надо
- Я раньше работал в компании и у них вот так
Начнем с последних трех.
Рост капитализации
Действительно, есть очень небольшой процент компаний, кто с четкой стратегией приходит к этой задаче. И им автоматизация и аудированная отчетность действительно дают нужный результат. Но таких компаний очень мало. Если этот пункт про вас, то на всякий случай задайте себе вопрос: а не галлюцинация ли это?
В большинстве случаев это будут глюки. Если не глюки, то искренне желаю успехов на IPO!
На конференции сказали
Особенно, если эта конференция по цифровой трансформации. Модная нынче тема, которой заболевает все больше и больше компаний. Проблема в том, что цифровая трансформация, как и agile несколькими годами ранее, не панацея. У каждого лекарства есть вполне конкретные показания и противопоказания. Сами по себе конференции - крутое место для нетворкинга, установления новых связей и вот этого всего. А вот контент со сцены скорее направлен на создание шоу и привлечение внимания. Это крутой способ продать билеты/привлечь спонсоров.
Применимость конкретных подходов лучше проверять через призму реальных потребностей конкретного бизнеса с учетом его команды, его истории, с глубоким пониманием продукта, клиентов, особенностей рынка и вот этого всего.
Я раньше работал в компании и там было...
Компании эволюционируют годами. Конкретный сотрудник чаще всего работает в компании на каком-то ограниченном отрезке времени и видит результат автоматизации или ее процесс, а не всю цепочку предпосылок. А именно в предпосылках и кроется основная суть. Возможно, автоматизация какого-то процесса была следствием каких-то упущений в других процессах. Или была нормальным эволюционным ответом на последовательные изменения с применением анализа по методу бочки Либиха.
В любом случае автоматизация того или иного процесса, вырванная из контекста, не несет в себе ценности.
История из жизни
Буквально на днях я разговаривал с одной достаточно крупной компанией. Их продукт продается на 2 млрд. руб. ежегодно. Они активно росли последние несколько лет. При этом уровень автоматизации процессов крайне низкий. Эксель правит.
Если смотреть в моменте, то это очень странно. Как можно управлять таким бизнесом без автоматизации?
А если учитывать фактор исторических изменений и конкретного контекста, то все встает на свои места.
Людям же свойственно делать выводы и связывать в причинно-следственные связи те события, которые фактически таких связей не имеют. Тут я с радостью приведу пример из другого жизненного контекста - похудения. Когда люди видели мой результат в снижении веса на 40 кг, то чаще всего я слышал вопрос: считаешь КБЖУ? Спорт? Голодание?
Нам свойственно искать простые связи. Нашему мозгу так проще. Но связи сложные. С большими временными задержками и множеством неизвестных.
Как автоматизировать?
Так что при принятии решения об автоматизации куда важнее трезво ориентироваться на свои реальные потребности. Ниже дам пошаговый алгоритм действий, которые нужно выполнять до начала проекта.
- Сформировать перечень процессов, которые есть в компании/подразделении
- Имеющимися инструментами оценить, на сколько и когда увеличится выручка, если автоматизировать этот процесс.
- Имеющимися инструментами оценить, на сколько и когда сократятся издержки, если автоматизировать этот процесс.
- Также стоит оценить потенциальные последствия, если оставить этот процесс без автоматизации. Например, если Процесс1 (сам по себе не приносит много выгоды) является бутылочным горлышком для Процесса2 (который качественно влияет на выручку), то убытки от того, что Процесс1 останется без автоматизации можно будет легко измерить.
Для оценки показателей, которые вы никак не можете посчитать, можно использовать метод Ферми. Уверен, вы сможете его нагуглить и использовать в своих рассчетах.
В результате вы получите матрицу для принятия решения. Такой путь, конечно, не очень понравится большинству менеджеров, привыкших действовать быстро, по ощущениям. Но наши ощущения часто нас обманывают. Иначе холодной войны с гонкой вооружений просто не случилось бы.
Ошибки, порой фатальные, допускают многие. И подобная матрица - способ замедлить процесс принятия решения, чтобы в решении присутствовало больше работы неокортекса, чем лимбической системы. Это способ уйти от первой спонтанной реакции, которая основана на ощущениях, к более медленной, которая основана на логических рассуждениях. А также это крутой способ расставить приоритеты и сформулировать этапы процесса автоматизации.
И только после этого выбор платформы, определение бюджетов, сроков и подрядчиков. Хотя для подрядчиков куда интереснее такие клиенты, которые хотят автоматизировать все-все процессы)