- Многие имеют различающиеся мнения о деловых встречах. Но участие в публичных мероприятиях в компании важно для карьерного продвижения, и ваше поведение в летучках, планерках, совещаниях имеет иной раз определяющее значение.
- Если деловые встречи запланированы заранее в силу определенной причины или для решения рабочей задачи, это означает, что вы должны проявлять уважение и приходить вовремя. Вы также должны иметь представление о том, что вы будете обсуждать, и быть готовым сосредоточиться именно на этом во время встречи.
- Можно попить кофе или съесть любую предоставленную еду, но убедитесь, что вы не привлекаете внимания. И если кто-то делает замечание, которое вы считаете смешным, это не значит, что вы должны смеяться вслух.
Ах, совещание! Иногда эти профессиональные встречи оказываются необходимыми, давая боссам и сотрудникам возможность делиться информацией и исследовать варианты решения предстоящих проектов. В других случаях собрания могут показаться излишними, особенно в эпоху переписки по электронной почте и обмена мгновенными сообщениями по всему офису.
Но независимо от предполагаемой необходимости встречи, важно помнить публичный характер этих встреч и вести себя как можно более профессионально. Чтобы достичь этой цели, вы должны избегать следующие восемь (опасно простых в совершении) ошибок во время собраний персонала.
1. Прибытие или опоздание
Даже если в вашей офисной культуре обычно проявляется слабое отношение ко времени прибытия, если у вас запланирована первая встреча на утро, появление вовремя должно быть для вас главным приоритетом. Запланированные встречи требуют уважительного отношения ко всем участникам; вот почему они четко внесены в календарь заранее. Поэтому установите дополнительный будильник, загрузите себя крепким кофе с утра и зайдите в конференц-зал в назначенное время (или, желательно, за пару минут до этого).
2. Неспособность изучить повестку дня до встречи
На многих рабочих местах администраторы распространяют повестки дня до важных совещаний, что позволяет участникам получить представление о том, что они будут обсуждать. Если ваши офисные собрания попадают в эту категорию, заранее выделите некоторое время до начала собрания, просмотрите повестку дня и запишите любые вопросы или комментарии, которые могут у вас возникнуть по поводу указанных пунктов. Вы сделаете себе одолжение, и вы будете положительно восприняты в статусе профессионала своим шефом и коллегами, посещая совещание в качестве полностью информированного и заинтересованного участника.
3. Многозадачность во время встречи
Если ваши офисные нормы предусматривают использование ноутбуков и гаджетов во время совещаний, то вы, вероятно, будете не единственными, кто испытывает желание проверять и отвечать на электронные письма во время собрания (особенно, если указанное собрание длится долго). Несмотря на то, что быстрый-быстрый ответ по электронной почте не является нарушением этики в большинстве встреч, отвлечение вашего внимания на работу над другим проектом во время обсуждения может способствовать тому, что вы будете неспособны сосредоточиться на основной теме и попадёте впросак с ответом на неожиданный вопрос, адресованный лично вам.
4. Прерывание других, чтобы повысить свою значимость
Встречи могут быть сложным контекстом для обмена вашими идеями; Многие люди могут захотеть принять участие в обсуждении рассматриваемых вопросов, и для того, чтобы найти подходящее время, чтобы поделиться своими мыслями, требуется особое терпение и грация. «Терпение» здесь особенно важно, потому что вмешательство коллег может привести к отчуждению.
5. Смех, закатывание глаз, желание корчить рожи или подкалывание коллег
В подобных ситуациях вам нужно сохранять некоторое подобие «покерного лица» во время рабочих встреч; даже если Татьяна из бухгалтерии разделяет мысль, которую вы считаете глупой или неуместной, вы не можете закатить глаза или посмеяться ей в лицо. Если вы не согласны с ее оценкой ситуации и хотите предложить альтернативный вариант, не стесняйтесь делать это, но продолжайте беседу в вежливой, почтительной и уважительной форме.
6. Заметно есть и пить в течение всего собрания
В большинстве компаний попивать бутылку воды или кружку кофе во время встречи не является проблемой. Кроме того, множество компаний предоставляют закуски во время встреч, и если это так, вы, безусловно, можете взять пончик или бублик, чтобы насладиться. Но еда и питье на собрании не могут отвлекать от содержания разговора, и если вы создаёте беспорядок со своими крошками или слышно отхлёбываете из своей кружки, это может отвлечь внимание от цели собрания.
7. Задремать
Это кажется настолько очевидным, что упоминать не нужно... но это случается чаще, чем вы ожидаете. Особенно во время ранней встречи, истощенные утренней толкотней в публичном транспорте или пробках по дороге на работу участники могут задремать... что даже не слишком профессионально и может нанести значительный ущерб вашей репутации на рабочем месте. Будьте бодры и внимательны, даже когда это сложно.
8. Планирование встреч без четкой цели
Если у вас есть возможность назначать встречи для вашего отчета перед коллегами, постарайтесь избежать этой классической ловушки Майкла Скотта: планирование собраний без реальной причины. Встречи отнимают много времени, и когда они действительно необходимы, цель оправдывает средства. Но если повестка дня встречи может быть легко достигнута с помощью обмена электронной почтой, не поддавайтесь желанию забронировать конференц-зал.
Перевод с английского статьи с Fairygoodboss.com