Хотя электронная почта и тексты стали стандартной формой письменной коммуникации в современном быстро меняющемся цифровом мире, все еще существует место для старомодных писем, которые рассылаются конвертами.
Физическая тяжесть письма придает общению психологический вес, которого не хватает электронной почте и текстам. Цифровая коммуникация является тонко-вещественной и эфемерной и, следовательно, поддается импульсивной и неаккуратной передаче. С другой стороны, письмо - это вещественное доказательство того, что кто-то задумался над его написанием. Они обрисовали, отредактировали и приклеились к структурированной форме бизнеса при создании послания. Чтобы отправить это письмо, его автору пришлось потратить время, чтобы получить конверт и печать. Затем они должны были убедиться, что адрес был записан правильно, чтобы обеспечить его безопасное и точное прибытие. Короче говоря, письмо в конверте показывает, что кто-то потратил время, чтобы написать его. И получателю трудно это игнорировать.
Хотите разобраться с бесконечным количеством заявлений, которые получают работодатели? Вместо того, чтобы отправлять очередное резюме онлайн, отправьте его по почте.
Хотите сообщить избранному вами представителю о своем мнении по данному вопросу? Вместо того, чтобы подписывать петицию, напишите ей/ему письмо.
Хочешь показать другу, что ты действительно думал о нем? Вместо того, чтобы посылать нудное сообщение "Что случилось?", напиши им записку.
Но что если вы никогда не писали письма? Во-первых, не расстраивайтесь. Если вы выросли в то время, когда интернет существовал, возможно, вы никогда не задумывались о его написании. Но почему бы не попробовать? К тому времени, как вы закончите с этой статьей, вы будете готовы написать свой самый первый.
Существует два типа писем: официальные и неофициальные.
Официальные письма имеют определенные форматы и протоколы, которым следует следовать, и используются при общении с компаниями, государственными служащими или лицами, которых вы не очень хорошо знаете.
Неформальные письма имеют меньше правил и используются, когда вы пишете близким родственникам и друзьям.
Официальные письма имеют больше правил относительно структуры и протокола, поэтому давайте сначала рассмотрим этот тип письма.
Как написать официальное письмо?
Официальное письмо должно быть напечатано
Хотя нет ничего красивее, чем письмо, написанное красивым почерком, написанные от руки письма слишком личные (и, возможно, неудобные) для формальных ситуаций. Поскольку официальные письма используются при обсуждении вопросов бизнеса, вы должны быть уверены, что ваши письма удобно читаются и профессиональны. Сохраните свои письма от руки для своей бабушке или лучшей девушке; печатайте письмо, если вы пишете конгрессмену или потенциальному работодателю.
Какой тип бумаги использовать?
Для большинства официальных писем используйте стандартную белую бумагу для печати. Если вы хотите добавить немного своеобразия в общение, поменяйте его на красивую кремовую цветную бумагу. Она больше напоминает ткань и восходит к аристократическому времени, когда люди писали на бумаге из дубленой кожи.
В Соединенных Штатах Америки стандартный размер бумаги составляет 8,5″ x 11″. В других странах он помечен как "А4".
Выберите правильный шрифт
Формальное письмо - это не время для того, чтобы показывать свою сумасшедшую, творческую сторону. .
Для печатных букв лучше всего подойдут шрифты с засечками. Они просто выглядят резкими и легко читаются на бумаге. Шрифты без засечек придадут Вашему письму немного воздушности и неформальности. Для официальных писем идеально подойдет Times New Roman или Джорджия.
Выберите правильную форму письма
Официальные письма пишутся, в основном, у форме бланка. Цель этой формы - облегчить чтение письма и указать читателю, где искать важную информацию.
При использовании формы блока весь текст печатается слева с полями размером в один дюйм.
Есть шаблоны, где вы делаете отступ в первой строке абзаца на дюйм. Вы также указываете свой адрес и дату, чтобы это было правильно обосновано. Мы покажем вам, что это значит здесь через некоторое время. Зазубренная форма была тем, как большинство людей писали деловые письма до появления компьютеров.
Формат блока - самый простой в форматировании и чтении. Индексированный формат добавляет немного визуального интереса и стиля старой закалки. Любое из них приемлемо для официальных писем.
Введите сегодняшнюю дату и свой адрес
Первая информация, которую вы указываете в официальном письме, - это ваше имя и адрес. Затем пропустите строку и введите дату написания письма.
Введите адрес получателя
После даты пропустите строку и введите имя и адрес получателя. Если письмо направляется в компанию, в которой работает получатель, первым следует имя получателя, затем следует название компании.