Ранее я уже познакомилась с двумя модулями Системы электронного документооборота AvisDOCS.
Это модули «Служебные записки» и «Корреспонденция. Входящий документ».
Сегодня на очереди – «Корреспонденция. Исходящий документ».
Исходящий документ — это документ, созданный в пределах организации и отправляемый из нее в другие учреждения или частным лицам.
Отправляемые документы могут быть разных видов – это письма, договоры, отчеты и т. д. А также иметь различные способы доставки – почта России, курьерская служба, электронная почта и другие.
И так… Открываю СЭД AvisDOCS.
Начальная страница модернизирована:
Все задачи разделены на две группы:
- Задачи по совещанию. Задачи, которые были назначены мной или мне по итогам совещаний.
- Задачи. Задачи, которые назначены мной или мне по документам.
А также показываются документы, на которые необходимо обратить внимание (поле №3) в виде плиток с гиперссылками для перехода на основную страницу модуля, диаграммой и количеством документов в работе по каждому модулю. Для более подробней информации по количеству документов каждого статуса нужно нажать кнопку «Подробней» внизу каждого модуля.
Выбрала модуль «Исходящий документ», на основной странице модуля нажала кнопку «Создать»:
Открылась карточка для заполнения:
В отличие от входящего документа исходящий проходит процессы согласования и утверждения, поэтому структура карточки в закладке «Общие сведения» немного отличается от карточки входящего документа. Шаблоны карточки также не предусмотрены, поля приходится заполнять вручную, но в некоторых для удобства предусмотрен выпадающий список для выбора необходимого параметра.
Сразу можно выбрать вид документа и способ доставки. Если способом доставки является электронная почта и указан email адресата, то после этапов согласования и утверждения документ автоматически отправится по адресу назначения после выбора файла для отправки.
После заполнения всех полей нужно обязательно прикрепить файл отправляемого документа в закладке «Файлы». Без этого действия процесс дальше не запустится.
Документ можно загрузить вручную, а можно создать по шаблону, если в организации происходят регулярные отправки документов стандартной формы:
Документ загрузила и запустила следующий процесс «Согласование».
При согласовании документа процесс «Утверждение» запускается автоматически, если изначально была назначена роль «Утверждающий».
Как ранее уже отмечалось, AvisDOCS – это облачная система электронного документооборота, доступ к ней возможен в любой точке мира, где есть интернет, поэтому ознакомиться с документом, согласовать, утвердить и назначить задачи исполнителям возможно в кратчайшие сроки даже через мобильник.
Модуль «Корреспонденция. Исходящий документ» позволяет оперативно провести согласование, утверждение и отправку документа адресату.
Таким образом, работа с документацией в Системе электронного документооборота AvisDOCS, используя модуль «Корреспонденция» помогает систематизировать бизнес-процессы управления входящими и исходящими документами в организации и дает возможность отслеживать жизненный цикл документа на всех стадиях. На основании документов можно сформировать задачи и подзадачи с полным контролем исполнения в режиме реального времени.
Использование модуля «Корреспонденция» существенно облегчает задачу в регистрации и перераспределения входящей и исходящей корреспонденции.
Екатерина К.