9.00 утра: Вы заходите в офис, садитесь в кресло, запускаете компьютер и пытаетесь начать рабочий день. Бип-бип! Все коллеги обсуждают последний твит Трампа. Бип-бип! Вам пришло сообщение от члена семьи.
Вы берете телефон посмотреть на уведомления и отправить смс, потом проверяете пост в Фейсбуке, смотрите ролик в Youtube. Вы еще не успели осознать, а уже прошел час рабочего времени и вы не сделали еще ничего.
Недостаточная сфокусированность на задачах дорого стоит.
Самым трудным на работе бывает удержать себя от вещей и дел, которые нас отвлекают. Но сегодня это приобретает несколько иной характер.
Три основных момента которые сегодня заставляют нас отвлекаться - объем информации, скорость ее распространения и доступ к новому контенту на наших устройства в любом месте.
Во что это нам все обходится? В 1971 года психолог Герберт Саймон заметил, что богатство информации означает смерть чего-то еще, а именно, внимания.
Все это было известно десятилетия назад, но сегодня это утверждение актуально как никогда. Сегодня внимание является пугающим ресурсом в мировой экономике. Если мы сейчас не найдем решения, то дальше будет только хуже.
Самый важный навык в 21 веке
Рабочее место сегодня меняется и в ближайшем будущем будет два типа людей: те, кто позволяет, чтобы их внимание и жизнями владели другие, и те, кто горда будут называть себя "неотвлекаемыми".
Исследователи указывают, что внимание и сфокусированность являются сырьем для креативности индивидуума. И в век все ускоряющейся автоматизации, наиболее восстребованными становятся должности, требующие креативного решения возникающих вопросов и проблем, которое возможно только если глубок погрузиться в сам вопрос.
Исходя из сказанного, "неотвлекаемость" или "сфокусированность" будет являться наиболее восстребованным навыком в 21 веке. На это указывают многие эксперты, включая Адама Гранта, который утверждал, что "успех и счастье сопуствуют людям, которые могу контролировать свое внимание".
Вот несколько наиболее распространенных отвлекающих факторов , преодолев которые, вы начнете оттачивать свой самый важный навык 21-го века.
Электронная почта
Электронная почта это проклятие современного работника. Согласно исследованию, опубликованному Международным журналом по информационному менеджменту, каждому работнику, который проверил свою электронную почту, требуется в среднем 1,5 минуты, чтобы снова сконцентрироваться и вернуться к работе.
Чтобы снизить время, которое Вы тратите на проверку почты, необходимо сконцентрироваться на двух моментах.
1. Сокращайте количество получаемых писем.
А чтобы получать меньше писем, надо меньше их отправлять. Звучит очевидно, но большинство писем, которые мы получаем и отправляем, на самом деле не являются срочными. Но наш мозг воспринимает каждое послание как требующее немедленного рассмотрения. Поэтому мы тратим все больше времени на постоянную проверку наших почтовых ящиков, и также быстро пишем ответные сообщения. И это является большой ошибкой.
2. Сокращение времени на переписку.
Самый важный аспект в переписке - как важно ответить срочно на полученное письмо. Част мы забываем как срочно нужно дать ответ, поэтому проводим дополнительное время, перечитывая заново письма.
Какое тут возможно решение? Открывайте письмо только 2 раза. Прочитав письмо в первый раз и закрывая его, ответьте себе на вопрос: "В какой срок мне нужно ответить на это письмо?" И, дав себе ответ, пометьте его как "Сегодня" или "На следующей неделе". Это действие добавляет важную информацию к письму, которую вы увидите когда откроете письмо в следующий раз. Конечно же, если вы видите, что письмо требует незамедлительного ответа, то просто отвечайте :-)
Чаты
Джейсон Фрайд, сооснователь популярного чат-приложения Basecamp, признает, что групповой чат можно сравнить с совещанием, которое проходит весь день напролет, с кучей участников и без какой-либо повестки.
При общении в чатах следует стараться соблюдать правила:
1. Принцип сауны. Не забывайте периодически выходить из чатов
2. Расписание. Чатам следует выделять определенное время, но не более того.
3. Чем меньше группа, тем лучше. Каждый присутствующий должен добавлять и выносить из чата значимую информацию
4. Избирательный подход. Для некоторых тем групповые чаты несомненно хороши, но вовсе не для всех. И об этом надо помнить.
Совещания
Главным итогом любого совещание должен быть достижение конценсуса относительного вынесенного решения.
Самый легкий путь, чтобы избежать избыточных совещаний и дискуссий, это соблюсти 2 правила:
1. Опубликовать повестку совещания. Нет повестки - нет совещания.
2. Взгляды на проблему должны быть вкратце зафиксированы на бумаге. Необходимо на нескольких листах привести доводы и рекомендации участников по пунктам повестки.
Также необходимо, чтобы каждый участник сосредоточился на мероприятии. Как только начинается совещание, то все участники должны выключить ноутбуки и прочие устройства.
Ваш смартфон
Смартфоны сегодня стали незаменимы. Но это волшебное устройство является сильным отвлекающим фактором. Хорошая мысль заключается в том, что зависеть от устройства не то же самое, что быть зависимым от устройства.
Ниже приведены способы, который помогут сократить количество часов, потраченных на пребывание в смартфоне.
1. Удаляйте редко используемые и практически неиспользуемые приложение на вашем смартфоне. Вы сразу поймете какие приложение Вам действительно помогают, а какие просто тратят Ваше время. Вы удаляете все приложения, которые не вписываются в вашу систему ценностей и оставляете, например, те, которые обогающают Ваши знания или способствуют Вашему здоровью.
2. Удалите Ваши любимые приложения. Например, Youtube, Facebook или Twitter. Если Вы не можете их удалить, то решите когда и где их использовать. Например, Вы можете разместить их на Вашем стационарном компьютере, чтобы реже пользоваться ими на телефоне и отвлекаться.
3. Отсортируйте Ваши приложения. Тони Стаблбайн, главный редактор популярного издания Better Humans, советует разложить Ваши приложения по трем направлениям. "Важные приложения", которые помогают Вам выполнять определенные задания (поездка на транспорте, геолокации, календарь и т.п.). "Приложения для вдохновения" побуждают Вас к выполнению тех или иных действий, которыми вы хотите заниматься, медитация, йога, упражнения, чтение книг, подкасты). И, наконец, третья группа "Однорукие бандиты", которые просто отнимают Ваше время и Вы в них теряетесь (электронная почта, твитер, фейсбук, инстаграм и др.)
4. Настройте уведомления в Ваших приложениях, чтобы снизить их количество, оставляя только самые необходимые. Например, у меня на это ушло не более 30 минут, но результат очень повлиял на мою жизнь. Просто проанализируйте какие приложения могут Вас отвлекать когда вы проводите время с семьей или находитесь на совещании.
Коллеги
С того времени как одноэтажная планировка офисов для стимуляции обмена идеями и сотрудничества стала популярной, такая форма работы в офисах часто отвлекает Ваше внимание. Когда Вас прерывают коллеги, то это ведет к увеличению ошибок и снижению производительности.
Исследование, проводившееся Университетом Калифорнии (Сан-Франциско), установило , что количество ошибок медсестрами снижалось на 88% когда они носили яркие оранжевые жилетки, которые показывали коллегами, что их сейчас желательно не беспокоить.
Вы также можете снизить отвлекающие факторы простой установкой знака "Не беспокоить" на Вашем рабочем столе, который бы говорил "Мне надо сейчас сфокусироваться, поэтому давайте поговорим потом".
Это простой способ дать Вашим коллегам понять, чтобы Вы не хотите, чтобы Вас отвлекали.
Удачной и эффективной работы!